یک ویژگی اخلاقی برای محبوبیت در همه جمع‌ها!
شخصی را تصور کنید که در همه جمع‌ها، فردی دوست‌داشتنی تلقی می‌شود. شخصی که افراد، با خیال آسوده کارهای مختلف را به او محول کرده و از بابت انجام‌شدن‌شان، هیچ نگرانی خاصی ندارند. همه او را فردی قابل اعتماد و اطمینان می‌دانند و همین موضوع باعث افزایش بهره‌وری او نیز شده است.
مسئولیت‌پذیری، خصوصیت اخلاقی برجسته چنین افرادیست. افرادی که نه تنها در زندگی شخصی، بلکه در محیط کار نیز همیشه محبوب هستند. هر کارفرما و مدیری دوست دارد با افراد مسئولیت‌پذیر کار کند. به‌همین دلیل می‌توان گفت، مسئولیت‌پذیری، یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های شخصیتی در محیط‌های کاری است.
در این مطلب از سایت بالونت، ابتدا با مفهوم مسئولیت‌پذیری شغلی آشنا شده و سپس نکاتی ارزشمند را در رابطه با بهبود این خصوصیت اخلاقی ارائه می‌کنیم.
مسئولیت‌پذیری شغلی یا کاری چیست؟
مسئولیت‌پذیری کاری (Work Responsibility) یک خصوصیت اخلاقی و تعهدی درونی است که کارکنان در قبال انجام‌دادن صحیح وظایف خود در محیط کار دارند. یک کارمند مسئولیت‌پذیر، تا حد توان خود به خط مشی و رویه‌های سازمانی پایبند بوده و وظایف خود را طبق این چارچوب‌ها به‌سرانجام می‌رساند.
عموما بیشتر کارکنان مسئولیت‌پذیر، یک نیروی ارزشمند و قابل اعتماد در سازمان‌ها تلقی می‌شوند که مورد علاقه مدیران خود و سایر همکاران‌شان هستند. این علاقه دلایل مختلفی دارد که از مهم‌ترین آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
• ارائه کار با بالاترین کیفیت ممکن در مدت زمان تعیین‌شده
• پذیرش همه جانبه مسئولیت کارهای محول‌شده
• عدم نیاز به پیگیری‌های مستمر
• پذیرش اشتباهات و اجتناب از بهانه‌آوری
• تمرکز بالا در کار و دوری از مسائل حاشیه‌ای
• بهره‌وری بالا و تاثیر بر سایر کارکنان
و…
موارد بالا یک فرد مسئولیت‌پذیر را از سایر کارکنان جدا میکند و باعث می‌شود این افراد عموما در سازمان‌های خود، پیشرفت‌های شغلی را خیلی سریع‌تر از دیگران تجربه کنند.
مسئولیت‌پذیری کاری نیز مانند تمامی خصوصیات اخلاقی و ویژگی‌های فردی، به تقویت و بهبود نیاز دارد. برای این کار در ادامه، نکات و روش‌هایی ارائه شده است که با بکار بردن آنها، می‌توان تغییرات چشم‌گیری در میزان مسئولیت‌پذیری شغلی خود مشاهده کرد.
روش‌های افزایش مسئولیت‌پذیری شغلی
برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارها
اگر قرار است کاری به سرانجام برسد، باید برای آن برنامه‌ریزی شود. بدون برنامه‌ریزی حتی اگر بتوان کاری را تمام کرد، نتیجه ارائه شده، چندان قابل قبول نخواهد بود.
افراد مسئولیت‌پذیر، بعد از پذیرش مسئولیت انجام دادن یک کار، در اولین مرحله برای آن برنامه‌ریزی می‌کنند. این افراد توانایی بالایی در تشخیص «اولویت» کارها نیز دارند. یعنی آن‌که بعد از پذیرش یک کار جدید، می‌دانند این کار از نظر اهمیت در چه جایگاهی قرار داشته و باید پیش یا پس از چه کارهای دیگری انجام شود.
برای تقویت مهارت برنامه‌ریزی، باید ابتدا برای اهداف کوتاه‌مدت خود (چه شخصی و چه کاری)، برنامه‌هایی «قابل اجرا» تدوین کرد. برنامه‌هایی سبک و دارای کارهای محدود که احتمال عمل کردن به آنها بسیار بالاست. به‌مرور زمان می‌توان کارهای بیشتری به این برنامه‌ها اضافه کرده و خود را به چالش کشید.
اهمیت به یادگیری در حوزه‌های مربوط به تخصص
از دیگر ویژگی‌های افراد مسئولیت‌پذیر در سازمان‌ها، انجام با کیفیت کارهاست. این کیفیت نه آنقدر کم است که مورد پذیرش قرار نگیرد و نه آنقدر زیاد است که باعث کمال‌گرایی شود. لازمه انجام‌دادن کارها با کیفیت بالا، داشتن تخصص و مهارت کافی در آن زمینه است.
برای کسب مهارت و متخصص‌شدن در یک حوزه، یادگیری و آموزش مستمر، از مهم‌ترین اصول هستند. افرادی که به دنبال تقویت ویژگی مسئولیت‌پذیری در خود هستند، باید قسمتی از زمان خود را همیشه به یادگیری و آموزش مهارت‌های تخصصی در حوزه کاری خود اختصاص دهند.
یادگیری و متخصص شدن در یک حوزه، مزایای مختلفی به‌همراه دارد. از جمله:
• افزایش اعتماد به نفس در پذیرش مسئولیت‌های جدید
• بهبود توانایی «تخمین زمان» مورد نیاز برای انجام کارها
• توانایی تشخیص سریع بهترین راه‌حل برای انجام یک کار
• امکان تشخیص به‌موقع اشتباهات و جایگزین‌کردن راهکارهای بهینه‌تر
• صرفه‌جویی در زمان و منابع مختلف برای انجام یک کار
و…
هماهنگی با مدیران در طول انجام کارها
یک ویژگی بسیار خوب در افراد مسئولیت‌پذیر، ارائه بازخورد و گزارشات منظم به مدیران است. این موضوع از جهات مختلف دارای اهمیت است که برخی از آنها عبارتند از:
• جلوگیری از دوباره‌کاری‌های احتمالی و طولانی‌شدن پروسه انجام کارها
• آگاهی مدیران از وضعیت کار سپرده‌شده و ایجاد اطمینان خاطر در آنها
• ارائه راهکارهای پیشنهادی بهینه‌تر توسط مدیران
• کمک به تصمیم‌گیری در شرایط اضطراری
و…
زمانی که یک فرد به مدیر بخش خود مراجعه کرده و در مورد کاری گزارش می‌دهد، آن مدیر یک دید کلی از وضعیت فعلی کار بدست می‌آورد. اگر کار در مسیر درستی قرار نگرفته باشد، مدیر مربوطه سریعا این مسئله را گزارش داده و کارکنان می‌توانند آن مسیر را اصلاح نمایند. این موضوع به‌ظاهر ساده، می‌تواند از پیامدهای آسیب‌زای فردی و سازمانی در آینده، جلوگیری کند.
تقویت هوش هیجانی و مهارت حل مسئله
حتی متخصص‌ترین افراد در حوزه‌های مختلف نیز در زمان برنامه‌ریزی برای کارها، فقط می‌توانند بخشی از احتمالات را پیش‌بینی کرده و آنها را در نظر بگیرند. معمولا هنگام انجام یک کار، بروز اتفاقات مختلف، شرایط کاملا جدیدی را رقم می‌زند.
در چنین مواردی، افراد مسئولیت‌پذیری که هوش هیجانی بالایی داشته و از مهارت حل مسئله کافی برخوردارند، می‌توانند ضمن حفظ خونسردی خود، بهترین تصمیم ممکن را اتخاذ کنند.
انتقادپذیری و درس گرفتن از اشتباهات گذشته
انتقادپذیری یکی از برجسته‌ترین ملزومات برای تقویت مسئولیت‌پذیری شغلی است. شخصی که می‌خواهد مسئولیت‌پذیر باشد، باید انتقادهای سازنده مختلف را بررسی کرده و از آنها درس بگیرد. ضمن آن‌که تکرار اشتباهات قبلی، وجهه خوبی برای کارکنان به‌ویژه در مقابل مدیران نخواهد داشت.
انتقادات در یک محیط کاری، هم می‌تواند از جانب مدیران باشد و هم از جانب سایر همکاران. فردی که بتواند به‌خوبی نکات آموزشی موجود در دل هر انتقاد را شناسایی کرده و برای رفع آنها اقدام کند، یک فرد مسئولیت‌پذیر است. چراکه از این موارد برای بهبود عملکرد خود استفاده خواهد کرد.
تقویت مهارت مدیریت زمان و وقت‌شناسی
خوش‌قولی خصوصیت پسندیده دیگری است که معمولا در کنار مسئولیت‌پذیری دیده می‌شود. این همراهی همیشگی باعث ایجاد این باور غلط شده است که خوش‌قولی همان مسئولیت‌پذیری است. در حالی که می‌توان خوش‌قولی را صرفا یکی از ویژگی‌های افراد مسئولیت‌پذیر دانست.
زمانی‌که کار جدیدی به کارکنان یک شرکت محول می‌شود، این کار از نظر تعیین زمان تحویل، دو حالت دارد:
• یا مدیر مربوطه، شخص را برای تحویل کار در زمانی مشخص، ملزم کرده و برای آن یک تاریخ سررسید (Deadline) در نظر می‌گیرد؛
• یا این‌که خود شخص باید یک زمان برای تحویل آن کار پیشنهاد دهد.
در حالت اول، شخص باید توانایی بالایی در «مدیرت زمان» داشته باشد تا بتواند از زمان خود، استفاده کافی را ببرد. زمان ما در یک شبانه روز بین موارد مختلفی مانند خواب، کار، استراحت، ورزش و… تقسیم می‌شود. افراد موفق در مدیریت زمان، از زمان خود به بهترین شکل استفاده می‌کنند به‌شکلی که انگار بیشتر از دیگران زمان در اختیار دارند!
بیشتر افراد موفق در مدیریت زمان، ضمن داشتن یک برنامه‌ریزی مشخص برای انجام کارها، از روش‌های مدیریت زمان مختلفی استفاده می‌کنند. یکی از این روش‌ها، تکنیک محبوب پومودورو است که نه تنها روشی برای مدیریت زمان، بلکه روشی برای افزایش تمرکز نیز به‌شمار می‌آید.
بیشتر بخوانید: تکنیک پومودورو چیست و چگونه از آن استفاده نماییم؟
در حالت دوم، موضوع کمی تفاوت دارد. در این حالت نه تنها فرد باید از نظر مدیریت زمان در سطح قابل قبولی باشد، بلکه باید بتواند مدت زمان مورد نیاز برای تحویل کار را نیز «تخمین» بزند. مثال زیر به روشن‌شدن این موضوع کمک میکند.
تخمین زمان نادرست
یکی از کارکنان سازمان که از نظر تخصص هنوز به بلوغ کامل نرسیده است، برای انجام یک کار، از مدیر خود یک ماه فرصت می‌خواهد. این فرد در زندگی شخصی خود، ذاتا فردی خوش‌قول بوده و توانایی بالایی در مدیریت زمان دارد. اما همین فرد در کمال تعجب و پس از گذشت یک ماه، تنها نیمی از کار محول‌شده را به اتمام رسانده است!
علت این موضوع، «روبرو شدن با موانعی پیش‌بینی نشده» و «عدم استفاده از بهینه‌ترین راه‌حل ممکن» است. مواردی که از تخصص پایین او در حوزه کاری‌اش نشات می‌گیرند. همانطور که در قسمت «اهمیت یادگیری» گفته شد، کسب مهارت و متخصص شدن در یک حوزه، توانایی تخمین زمان را بهبود می‌بخشد.
افراد مسئولیت‌پذیر ضمن داشتن تخصص کافی در حوزه کاری خود، توانایی مدیریت و تخمین زمان، از راهکارهای دیگری نیز برای خوش‌قولی و زمان‌شناسی استفاده می‌کنند. یکی از این راهکارها، در نظر گرفتن یک زمان اضافه‌تر برای انجام کارهاست.
یعنی مثلا اگر برای انجام کاری به یک ماه زمان نیاز است، این افراد با در نظر گرفتن موانع احتمالی در مسیر انجام کار، مدت زمان بیشتری را (مثلا ۵ هفته) پیشنهاد می‌کنند. اگر بتوانند کار مربوطه را زودتر از موعد انجام دهند که چه بهتر ولی اگر نتوانند نیز، بدقول نشده‌اند.
تقویت روحیه فداکاری در کمک به سایر همکاران
در کسب‌وکارهای مختلف، کمتر پیش می‌آید که یک کار، فقط به یک شخص واگذار شود. اگر هم چنین اتفاقی افتاده باشد، قطعا کار محول‌شده، قسمتی از یک کار بزرگ‌تر بوده است.
این موضوع نشان‌دهنده اهمیت کار تیمی و همچنین تاثیر افراد بر کارهای یکدیگر است. موضوعی که به دیگر خصوصیت افراد مسئولیت‌پذیر، یعنی کمک به سایر همکاران اشاره میکند.
از آنجایی که افراد مسئولیت‌پذیر به‌خوبی می‌دانند، کار ناتمام سایر همکاران‌شان ممکن است بر نتیجه کار آنها نیز تاثیر منفی بگذارد، همیشه حاضرند بخشی از زمان خود را به‌کمک به دیگران اختصاص دهند. البته این به‌معنای کار خارج از حوزه اختیار یا انجام وظایف دیگران نیست، بلکه این افراد صرفا در موارد حساس وارد عمل شده و گره کار را برای همکاران‌شان باز می‌کنند.
حفظ تعادل در این زمینه، موضوعی کاملا حیاتی است. چراکه کمک به سایر همکاران با تمام ویژگی‌های مثبتش، می‌تواند زمینه‌ساز سوء استفاده‌های مختلف از جانب مدیران یا سایر همکاران باشد. این خود شخص است که باید بتواند ضمن حفظ تعادل در این زمینه، هدف اصلی خود که همان «به انجام‌رساندن کار نهایی در مدت زمان تعیین‌شده» است را دنبال کند.
مسئولیت‌پذیری؛ شرط لازم ولی ناکافی!
با نکات ارائه شده در این مطلب، می‌توان تا حدود زیادی ویژگی مسئولیت‌پذیری شغلی را در خود بهبود بخشید. اما نباید از این مسئله مهم نیز غافل شد که مسئولیت‌پذیری تنها یکی از خصوصیات اخلاقی برجسته برای موفقیت در محیط‌های کاری است.
سایر ویژگی‌ها و خصوصیات اخلاقی مانند صداقت، روحیه کار تیمی، انعطاف‌پذیری در کار با افراد با تیپ‌های شخصیتی مختلف، توانایی خودمدیریتی و… نیز تاثیرات قابل توجهی در مسائل مختلف محیط کار، به‌خصوص بهره‌وری خواهند داشت.
