راه میان‌بری وجود ندارد!
تمرکز روش هارادا بر «خوداتکایی» است. برخلاف تصور، در این روش، خوداتکایی هیچ تعریف پیچیده‌ای نداشته و صرفا به‌معنای توانایی شخص برای متخصص‌شدن در زمینهای مشخص است. امکان دستیابی به هیج نوع موفقیتی ـ خواه شخصی باشد یا کاری ـ تا زمانی که شخص برای رسیدن به آن تلاش نکند، وجود ندارد.
افراد باید در مهارت‌هایی که در کار خود نیاز دارند، مسلط شوند؛ خواه آن مهارت، واردکردن صحیح اطلاعات در سیستم باشد یا کار بر روی ماشین‌آلات پیچیده صنعتی. زمانی‌که تسلط کافی بر مهارت‌های مورد نیاز ایجاد شود، افراد می‌توانند آن مهارت‌ها را به «اجرا» در آورده و در عمل نیز بکار بگیرند.
برای درک بهتر مطالب پیش رو، پیشنهاد می‌کنیم ابتدا مقاله هارادا چیست را مطالعه نمایید.
چطور از روش هارادا برای دستیابی به اهداف استفاده کنیم؟
برای استفاده از این روش کارآمد، باید از ۵ فرم ساده استفاده کرد. اطلاعات درج شده در این فرمها و ارزیابی آنها در بازه‌های زمانی مشخص، زمینه‌ساز دستیابی به اهداف شخصی خواهد بود. اهدافی که عموما در راستای «مهارت‌های شغلی»، در نظر گرفته شده و در نهایت به بهبود عملکرد شغلی و افزایش بهره‌وری منجر می‌شوند.
پیش از آشنایی با فرم‌های اطلاعاتی روش هارادا، باید به این نکته توجه گردد که تکمیل این فرمها فقط توسط خود فرد صورت میگیرد. البته یک مربی حرفه‌ای هاردا نیز می‌تواند، فرد را برای تکمیل این فرمها راهنمایی نماید.
فرم شماره یک: ارزیابی خوداتکایی
یک فرم ساده است که ویژگی «خوداتکایی» افراد را به‌کمک ۳۳ صفت مختلف ارزیابی میکند. هر فرد می‌تواند برای هر صفت، به خود نمره‌ای بین ۱ تا ۱۰ بدهد. برای این فرم و نتیجه حاصل شده از آن، هیچ پاداشی وجود ندارد و صرفا راهی برای شناسایی نقاط قوت و ضعف افراد در زمینه خوداتکایی است.
با ارزیابی خود بر اساس این صفات، افراد به‌خوبی قادر خواهند بود انرژی و زمان خود را در جای مناسب و برای تقویت صفاتی که بیشتر در آنها ضعف دارند، استفاده نمایند.
۳۳ صفت مهم برای ارزیابی خوداتکایی در فرم شماره یک را میتوانید در تصویر زیر مشاهده نمایید.
فرم شماره دو: اهداف بلندمدت
فرم اهداف بلندمدت در قلب روش هارادا قرار دارد. پس از ارزیابی مهارت‌های خود با ۳۳ صفت قسمت قبل، هر شخص درمی‌یابد که در چه صفاتی نیاز به پیشرفت دارد. گام بعدی، تحلیل اهداف و مقاصد بلندمدت هرشخص باکمک فرم «اهداف بلندمدت» است که مراحل آن را در شکل زیر مشاهده می‌نمایید.
فرم اهداف بلندمدت برای «مستندسازی» این اهداف به کار گرفته می‌شود چراکه بدون مستندسازی، داشتن «تعهد» مشکل است. با تحلیل مسیر منتهی شده به هر یک از اهداف نیز شخص می‌تواند نکات بسیار مهمی را شناسایی کند که این نکات، در مسیر پیشرفت به او کمک قابل توجهی خواهند کرد.
برای پر کردن فرم شماره دو، هرکس باید در ابتدا هدفی را تعیین کرده و سپس مقصود از آن هدف را با جنبه‌های محسوس و نامحسوس آن، در نظر بگیرد. این مقصود باید ترکیبی از قابلیت‌های روانی، سطح مهارت، سبک زندگی و سلامتی باشد.
مثلا اگر هدف فردی، فتح قله اورست در پایان سال است، اگر او سبک زندگی، مهارت و سلامت مورد نیاز برای پشتیبانی آن را نداشته باشد، نمی‌تواند در چنین چارچوب زمانی کوتاهی، به آن دست یابد.
منظور از فعالیت‌های روتین در این فرم، فعالیت‌هایی است که به هرکس در راستای دستیابی به «اهداف نهایی» خود کمک می‌کنند؛ نه صرفا فعالیت‌هایی که فرد پیش از این نیز به عنوان بخشی از روتین روزانه خود انجام می‌داده است.
یک نمونه فرم تعیین اهداف بلندمدت خام را در تصویر زیر مشاهده می‌نمایید:
چگونه اهداف بلندمدت را تعیین کنیم؟
با همه این تفاسیر، مطمئنا چالش اصلی برای این‌کار، تعیین اهداف بلندمدت است. برای انتخاب اهداف بلندمدت، ۵ مرحله ساده زیر را میتوان دنبال کرد:
۱- شناسایی مهارتی که به دنبال حرفه‌ای‌شدن در آن هستیم.
۲- تعیین حداقل ۱۰ «جایگزین» برای هدف فعلی به‌کمک خانواده، دوستان و همکاران
۳- تحلیل مزایا و معایب هر جایگزین و تعیین هدف نهایی به‌همراه چارچوب زمانی مورد نیاز آن
یک چارچوب زمانی بسته به هدف تعیین‌شده، ممکن است حتی چندین سال زمان نیاز داشته باشد. اما انتخاب «روز نهایی» برای دستیابی به هدف نیز مهم است، چرا که میتوان میزان پیشرفت خود را بر اساس آن اندازه‌گیری نمود.
۴- تقسیم هدف اصلی به اهدافی کوچک‌تر با بازه‌های زمانی کوتاه‌تر
نکته مهم در این مرحله، تعیین «تاریخ‌های سررسید افزایشی» است. این موضوع کاملا بدیهی است که نتوان به همه اهداف کوتاه‌مدت، در بازه زمانی تعیین‌شده دست یافت. در چنین شرایطی، تاریخ‌های سررسید افزایشی، با ارائه یک بازه زمانی دیگر، باعث می‌شوند انگیزه فرد برای دستیابی به هدف اصلی، کاهش پیدا نکند.
۵- شکست اهداف کوتاه‌مدت، به اهداف کوچک‌تر
اهداف کوتاه‌مدت نیز می‌توانند به اهداف یا کارهای (Task) کوچک‌تری تقسیم شوند. انجام هر تسک، یک عامل انگیزاننده در پیمودن ادامه مسیر خواهد بود. بهترین حالت برای تقسیم‌بندی اهداف، شکستن هر هدف، به ۸ هدف یا تسک کوچک‌تر است. دلیل این موضوع را در فرم شماره سه و در ادامه بررسی خواهیم کرد.
فرم شماره سه: جدول پنجره‌باز ۶۴ خانه‌ای
این فرم به‌عنوان مکمل فرم شماره دو و برای ایجاد ۶۴ تسک و روتین‌های کوچک‌تر استفاده می‌شود. در روش پیشنهادی تاکاشی هارادا و نورمن بودک، هدف نهایی به ۸ زیر هدف تقسیم خواهد شد. هر زیر هدف نیز باید ۸ تسک و روتین داشته باشد که در جدول یا همان فرم شماره سه، ثبت می‌شوند.
جدول اصلی دارای ۸۱ خانه است که «هدف نهایی» در مرکز آن قرار میگیرد. سپس هر هدف کوچک‌تر به‌همراه تسک‌های مربوطه‌اش، سایر خانه‌های این جدول را پر می‌کنند.
در نتیجه میتوان گفت برای رسیدن به هدف نهایی، نیاز است ۶۴ مرحله یا تسک انجام شوند. به همین دلیل نام این فرم، جدول پنجره‌باز ۶۴ خانه‌ای در نظر گرفته شده است.
برای درک بهتر ساختار این فرم، میتوانید یک نمونه جدول ۶۴ خانه‌ای را در تصویر زیر مشاهده نمایید.
فرم شماره چهار: برگه ارزیابی روزانه
این برگه یک چک لیست (Check List) روزانه است که به تقویت عادت‌های اشخاص کمک میکند و بر اساس ۶۴ تسک مرحله قبلی ایجاد شده است. یک چک‌لیست روزانه نباید شامل بیش از ۱۰ تسک باشد.
انجام بیشتر از ۱۰ کار یا روتین در روز، ممکن است خود تبدیل به چالشی بزرگ گردد. هدف از برگه ارزیابی روزانه، تسهیل دستیابی به هدف نهایی است، نه آن‌که دستیابی به آن را از همان ابتدا متوقف کند!
در صورت انجام دادن هر کار در روز، میتوان در خانه مربوط به آن یک علامت برای انجام شدن آن قرار داد. در این‌صورت، هنگام ارزیابی کارهای انجام‌شده، به راحتی و با یک نگاه میتوان فهمید، در چه روزهایی، چه کارهایی انجام شده‌اند.
تصویر زیر، یک نمونه برگه ارزیابی روزانه یا همان فرم شماره چهار را مشخص میکند.
فرم شماره پنج: دفتر یادداشت روزانه
همانطور که گفته شد، ارزیابی و تحلیل کارهای انجام‌شده در راستای دستیابی به هدف نهایی، یکی از مهمترین موضوعات در هارادا است. فرم شماره پنج که در واقع می‌تواند یک دفتر یادداشت نیز باشد، برای همین موضوع در نظر گرفته شده است.
دفتر یادداشت روزانه، برای ارزیابی و ثبت کارهای انجام‌شده (روتین‌های تعیین شده در مراحل قبل) مورد استفاده قرار میگیرد. در پایان روز، هر فرد می‌تواند با مراجعه به برگه ارزیابی روزانه خود، میزان عملکرد خود را در آن روز ارزیابی و ثبت نماید. در این فرم دقیقا مشخص می‌شود که فرد در هر ساعت از روز، مشغول انجام چه کاری بوده است.
سه فرم جدول ۶۴ خانه‌ای، برگه ارزیابی روزانه و دفتر یادداشت روزانه؛ از یکدیگر جدا نبوده و کاملا به‌هم وابسته‌اند. این وابستگی را میتوانید از طریق تصویر زیر نیز مشاهده نمایید.
یک مثال از روش هارادا برای دستیابی به اهداف
تا اینجا با روش هارادا و نحوه استفاده از آن برای دستیابی به اهداف شخصی و کاری آشنا شده‌ایم. برای درک بهتر و بیشتر این روش، یک مثال را در ادامه بررسی خواهیم کرد.
علی یک برنامه‌نویس است که برای مشتریان شرکت خود، برنامه‌های متفاوتی توسعه می‌دهد. مأموریت شرکت او ارائه بهترین برنامه‌ها با بالاترین کیفیت کدنویسی است.
به علی این بازخورد داده شده است که کیفیت کدهایش به حد کافی بالا نیست. به عبارتی بیش از ۵ ایراد در هر ۱۰۰۰ خط کدهای او وجود دارد. بهره‌وری علی نیز در سطحی که باید باشد، قرار ندارد.
علی پس از تکمیل فرم شماره یک (۳۳ صفت خوداتکایی)، متوجه شده است که باید چهار صفت دانش، توانایی، نظم و استقلال را در خود تقوت نماید. او با در نظر گرفتن این صفات، یک هدف بلند مدت ایجاد کرده است:
تبدیل‌شدن به سریع‌ترین و دقیق‌ترین کدنویس در شرکت
علی درباره این موضوع با مدیر تیم خود صحبت کرده و او نیز با پذیرفتن مناسب‌بودن این هدف برای علی، به او تضمین می‌دهد که در این مسیر در کنار علی خواهد بود.
در مرحله بعد علی برگه اهداف بلندمدت خود را تکمیل میکند.
بر اساس برگه اهداف بلندمدت خود، علی یک جدول ۶۴ خانه‌ای ایجاد کرده است که ۹ خانه اول آن در شکل زیر قابل مشاهده است.
به‌دنبال آن، علی برگه ارزیابی روزانه خود را به شکل زیر طراحی میکند. او همچنین از عدد «۱» برای نشان دادن کارهای انجام شده در آن تاریخ مشخص، استفاده کرده است.
در نهایت، علی کارهای روزانه خود را ارزیابی کرده و آنها را در دفتر یادداشت روزانه خود که در تصویر زیر ارائه شده است، ثبت می‌نماید. برای هر روز، اون این کار را انجام داده و وقایع را با ساعت انجام آنها، ثبت میکند.
با دنبال‌کردن این روتین‌ها، علی به سمت هدف خود حرکت میکند. همانطور که در برگه ارزیابی نیز نشان داده شده است، او در طول مسیر بارها از هدف اصلی خود منحرف شده و تسک‌های روزانه خود را به‌شکل کامل به اتمام نرسانده است.
مثلا علی چند شب تا دیروقت بیدار مانده که باعث دیر بیدارشدنش در روز بعد شده است. این موضوع به نوبه خود بر دقت و بهره‌وری علی تأثیر منفی گذاشته است. با این وجود، به کمک روش هارادا و با استمرار در انجام کارهای روزانه، علی در نهایت به هدف اصلی خود دست پیدا خواهد کرد.
ساده اما کارآمد!
همانطور که از این مطلب نیز قابل برداشت است، روش هارادا روش پیچیده‌ای نیست و فقط به فداکاری، تلاش مستمر و زمان نیاز دارد. این روش افراد را به تقویت نقاط قوت، رفع نقاط ضعف و استمرار در انجام کارهای کوچک روزانه تشویق میکند.
دستیابی به اهداف تنها یکی از نتایج استفاده از روش هارادا است. از دیگر دستاوردهای این روش برای افراد، شناسایی نقاط قوت و ضعف، بهبود فردی و افزایش اعتماد به نفس برای رسیدن به اهداف شخصی و کاری است.
