بهرهوری چیست و چرا باید به آن توجه کرد؟
بهرهوری یا راندمان به زبان ساده، بدست‌آوردن بهترین نتایج با صرف کمترین منابع، انرژی و زمان است. از چندین دهه پیش، موضوع افزایش بهرهوری از سطح مدیریت کارهای شخصی تا سطوح کلان مدیریت کشوری مطرح شده است.
تاکنون هزاران پژوهش و روش برای افزایش بهرهوری در کسب‌وکارها و مجموعه‌ها انجام شده یا پیشنهاد شده است. جالب است بدانید این بحث در دو برهه زمانی در مجموعه‌ها بسیار مطرح می‌شود.
اول زمانی‌که مجموعه‌ها با بحران و کمبود منابع روبرو هستند؛ زیرا میتواند کمک کند تا بحران را راحت‌‌تر پشت‌سر بگذارند. دوم زمانی‌که مجموعه‌ها در دوران رونق خود بسر می‌برند. زیرا از اتلاف منابع جلوگیری کرده و هزینه فرصت‌های ایجاد شده را می‌توان برای توسعه زیرساخت‌ها و رشد سرمایه‌گذاری کرد.
مثلا فرض کنید در یک خط تولید با اعمال تغییراتی، سرعت و کیفیت تولید ۵ درصد بیشتر می‌شود. این موضوع در نهایت کمک می‌کند حاشیه سود مجموعه افزایش پیدا کند.
حال اگر کارخانه در بحران باشد، این افزایش حاشیه سود، به پوشش برخی هزینه‌ها کمک می‌کند و اگر کارخانه در رونق باشد، از این حاشیه سود بیشتر می‌توان برای توسعه بازار کمک گرفت.
بهرهوری ابعاد مختلفی دارد و ما برای بیان کاربردی‌تر موضوع، آن را در سه بخش زیر دسته‌بندی می‌کنیم:
۱. سطح رهبری و کلان مجموعه‌ها
۲. سطوح مدیریتی و اجرایی
۳. سطوح منابع انسانی
در این مقاله می‌خواهیم به‌طور ویژه درباره دسته اول صحبت کنیم.
بیشتر بخوانید: سیستم‌سازی در کسبوکار چیست؟
از رهبری صحبت می‌کنیم؛ نه مدیریت!
مدیریت (Management) سمت؛ و رهبری (Leadership) ویژگی است. هدایت و حرکت‌دادن هر مجموعه به یک یا چند «مدیر» کارآمد نیاز دارد. اما سمت‌وسوی حرکت مجموعه، چشم‌انداز و اهداف آن را «رهبری» تعیین می‌کند.
در مجموعه‌ها، گاهی ریشه برخی ناکارآمدی‌ها و پایین‌بودن بهرهوری و راندمان، در نگاه و شیوه‌های رهبری نهفته است. به‌همین دلیل رشد در سطح رهبری یک مجموعه، ممکن است به‌شکل معجزه‌آسایی روی افزایش بهرهوری سازمانی تاثیر مثبت بگذارد. در ادامه می‌خواهیم ببینیم رهبری چگونه بر بهرهوری تاثیر می‌گذارد.
شخصیت رهبری و تاثیرگذاری آن بر دیگران
جان مکسول (John Maxwell) از مدرسان مشهور مباحث مدیریت و رهبری است و در یکی از کتاب‌های خود از پنج سطح رهبری صحبت می‌کند. در پایین‌ترین سطح رهبری، دیگران بهدلیل جایگاهی که رهبر در آن قرار گرفته، از او پیروی می‌کنند. هر چه بالاتر می‌رویم، این جایگاه است که از شخصیت رهبری تاثیر می‌گیرد.
به‌عبارتی دیگر فردی که در بالاترین سطح رهبری قرار می‌گیرد، افراد، شیفته شخصیت کاریزماتیک او شده و بالاترین اعتماد و اطمینان را نسبت به تصمیماتش دارند.
انگیزه و انرژی افراد در نتیجه همکاری با آن رهبر به‌شدت بالاتر می‌رود و کارکنان از خود سهم بیشتری برای پیشرفت مجموعه می‌گذارند. در حقیقت کارکنان اطمینان دارند بهدلیل همکاری با آن رهبر از نظر شخصی هم رشد می‌کنند و منافع سازمان را همسو با منافع شخصی می‌بینند.
خب چه از این بهتر؟! در چنین محیطی فضا برای رشد و شکوفایی مهیاست و بازدهی کارکنان بهدلیل افزایش وفاداری‌شان بالاتر می‌رود. داستان رویارویی نادرشاه با یکی از سربازانش میتواند این موضوع را به‌خوبی نشان دهد.
نادرشاه در یکی از نبردهایش سربازی را دید که جانانه شمشیر می‌زند. از او پرسید اهل کجایی؟ پاسخ داد اهل اصفهانم. نادر پرسید در زمان حمله افغان‌ها به اصفهان تو کجا بودی؟! او گفت من آن زمان بودم؛ اما کسی چون تو نبود. و این تاثیر قدرت رهبری را بر افراد نشان می‌دهد.
برای درک بهتر این موضوع پیشنهاد می‌کنیم، حتما عبارت «پنج سطح رهبری جان مکسول» را جستجو و در مورد آن مطالعه نمایید.
آیا اهداف‌تان شفاف و اولویت‌های‌شان مشخص است؟
هیچ چیز به‌اندازه هدف‌گذاری صحیح و شفاف‌بودن اهداف برای همه کارکنان مجموعه‌ها اهمیت ندارد. هدف‌ها را چه کسی تعریف می‌کند؟ رهبر مجموعه! از طرفی دیگر اولویت‌بندی اهداف نیز اهمیت دارد. همین دو موضوع به‌ظاهر ساده، میتواند از هدررفت بسیاری از منابع سازمانی جلوگیری کند.
فرض کنید یکی از دپارتمان‌های شرکت‌تان، بهدلیل عدم شفافیت در اهداف و ندانستن اولویت‌های آن‌ها، هفته‌ها و ماه‌ها روی پروژه‌هایی کار می‌کند که همسو با رشد شرکت نیست. تقریبان مشخص است که ابعاد خسارت این ناهماهنگی چقدر خواهد بود.
آیا استراتژی‌های مناسبی تدوین کرده‌اید؟
در بحث استراتژی هم ما با مقوله مشابهی شبیه اهداف روبرو هستیم. قطعا در مجموعه‌های چند ده‌نفره، برنامه‌ریزی فعالیت‌ها و کارها، برعهده مدیران ارشد و میانی است. اما تدوین استراتژی‌های مناسب برعهده تیم رهبری مجموعه است.
این تیم رهبری است که با اشراف اطلاعاتی که از ظرفیت‌های داخلی مجموعه و فرصت‌ها و تهدیدهای بیرونی دارد، میتواند مناسب‌ترین استراتژی‌ها را طراحی و ابلاغ کند. استراتژی‌ها، روش رسیدن به اهداف را نشان می‌دهند. گاهی یک استراتژی اشتباه، میتواند منابع یک شرکت را در مسیر نادرستی هدر دهد.
آیا چرخه تغییر – ثبات – تغییر درست کار می‌کند؟
ما در هر مجموعه باید چرخه‌ها و تناوب‌هایی برای ایجاد تغییرات (پارادایم) و به‌دنبال آن ثبات (توسعه پایدار) ایجاد کنیم. در برخی کسب‌وکارها، رهبران به‌طور مداوم در حال اعمال تغییرات به‌صورت افراطی هستند و در برخی مجموعه‌های دیگر، رهبران از آن سمت بوم افتاده و نمی‌خواهند یکنواختی موجود را برهم بزنند.
در هر دو حالت ما شاهد اتلاف منابع و کاهش بهرهوری هستیم؛ اما در هر حالت این کاهش بهرهوری به‌شکلی خود را نشان می‌دهد. این کاهش بهرهوری تا حدی میتواند قابل قبول باشد، اما از آن فراتر میتواند مجموعه را با مشکلات متعددی روبرو کند.
از این رو رهبری یا تیم رهبری یک مجموعه باید محیطی را برای بازگوکردن ایده‌ها و پشتیبانی از نوآوری‌ها فراهم کند. در عین حال لازم است بعد از هر تغییر، شرایط را برای توسعه پایدار و ثبات نیز مهیا کنند.
در اینجا ما از تغییرات بزرگ در سطح اهداف، اولویت‌ها، استراتژی‌ها و سیاست‌ها کاری صحبت می‌کنیم؛ نه تغییرات جزئی در حد تغییر چیدمان دکوراسیون اتاق کارمندان.
آیا موانع بهرهوری را می‌شناسید؟
موانع بهرهوری در سطح کلان، در هر مجموعه‌ای میتواند متفاوت باشد. مثلا در یک کارخانه، وجود چند خط تولید قدیمی میتواند یک مانع بزرگ برای بهرهوری باشد. قطعا تصمیم‌گیری برای تجهیز کارخانه به یک خط تولید مدرن، برعهده تیم رهبری است.
یا گاهی پیش می‌آید حضور یک مدیر ارشد و تفکرات او، مانع مهمی در بهرهوری است. حتی پیش آمده شیوه تفکر و عملکرد بنیان‌گذار و رهبر یک مجموعه، خود مانعی برای کاهش بهرهوری سازمانی است.
از این رو پیشنهاد می‌شود در سطوح رهبری، گلوگاه‌هایی را بیابید که مانع از آن می‌شود تا چرخ‌دنده‌های اصلی کسبوکار و مجموعه‌تان به‌درستی کار کنند.
آیا از فرصت‌ها و تهدیدهای خارجی سازمان آگاهید؟
بخش قابل توجهی از عوامل موثر بر بهرهوری سازمان‌ها در درون آن‌هاست. اما بالاخره نمی‌توان از عوامل خارجی همچون شرایط اقتصاد کلان کشور، وضعیت صنفی، مسائل سیاسی، بحران‌های اجتماعی و مواردی شبیه به این‌ها نیز غافل شد.
اینجا وظیفه رهبری است تا با تحلیل درستی از شرایط خارجی سازمان، بتواند کشتی کسب‌وکارش را از میان امواج به‌سلامت عبور دهد و بخش قابل توجهی از تاثیرات خارجی را بر بهرهوری مجموعه‌اش خنثی کند.
جعبه‌ابزار کاری بالونت؛ در خدمت افزایش بهرهوری سازمانی
بالونت، نرم‌افزاری است که توانسته بسیاری از ابزارهای موردنیاز برای مدیریت ارتباطات سازمانی و فرآیندهای آن را در قالب فناوری پیام‌رسان، یکپارچه کند. هم‌اکنون ده‌ها تیم، سازمان و مجموعه از چند نفر تا هزاران نفر از نسخه‌های سازمانی بالونت برای افزایش بهرهوری مجموعه‌شان کمک می‌گیرند.
چرا شما به‌عنوان رهبر و مدیر مجموعه‌تان شانس استفاده از امکانات کم‌نظیر بالونت را نداشته باشید؟ شاید گره کار افزایش بهره‌وری‌تان در گروی بکارگیری بالونت باشد. پس پیشنهاد می‌کنیم برای آشنایی بیشتر از طریق لینک‌های زیر بالونت را دانلود و از خدمات مختلف آن استفاده نمایید:
