اهمیت فرمهای اطلاعاتی
جمعآوری و دسته‌بندی اطلاعات، یکی از ضروری‌ترین مواردی است که در بیشتر کسب‌وکارها، ادارات، شرکت‌ها و سازمان‌ها؛ به کمک «فرمهای اطلاعاتی» انجام می‌شود. یک فرم اطلاعاتی، در برگیرنده تعدادی فیلد (Field) است که مجموعهای از اطلاعات را برای یک «هدف مشخص»، جمعآوری میکند.
از آنجایی که نحوه طراحی فرم، به صورت مستقیم در میزان و نوع اطلاعات دریافتی از آن، تاثیرگذار است به همین دلیل باید در طراحی فرمهای اطلاعاتی، نهایت دقت را به کار برد. در این مطلب از وبلاگ سایت بالونت، اصول طراحی فرمهای اطلاعاتی مورد بررسی قرار گرفته است که در ادامه بیشتر با آنها آشنا خواهیم شد.
اصول طراحی فرمهای اطلاعاتی
تعیین اهداف ایجاد فرم
پیش از طراحی فرم، باید هدف ایجاد آن مشخص شده باشد. در غیر این صورت نمی‌توان در مورد فیلدها، سوالات، دسته‌بندی‌ها و سایر مفاهیم مرتبط با آن فرم، تصمیم‌گیری کرد. به طور مثال ممکن است هدف از ایجاد یک فرم، جمعآوری مجموعهای از اطلاعات برای یک تحقیق یا پروژه دانشگاهی باشد.
انتخاب عنوانی شفاف و گویا برای فرم
اصلی‌ترین افرادی که با پر کردن فرمهای مختلف، اطلاعات خود را در اختیار یک کسبوکار قرار می‌دهند، کارکنان، مشتریان و مخاطبین آن کسبوکار هستند. زمانی که یک فرم، عنوانی شفاف و گویا داشته باشد، این افراد به راحتی می‌توانند درباره تکمیل آن فرم تصمیم‌گیری نمایند. و یا اگر به اطلاعات بیشتری نیاز دارند، ابتدا آن اطلاعات را کسب کرده و سپس برای تکمیل فرم اقدام نمایند.
استفاده از فرم‌سازهای آنلاین
فرمهای کاغذی هنوز هم در بیشتر ادارات، شرکت‌ها و سازمان‌ها؛ به شکل قابل توجهی مورد استفاده قرار می‌گیرند. اما در سال‌های اخیر و با توسعه ابزارهای فرمساز آنلاین، بسیاری از این فرم‌ها، وارد دنیای دیجیتال شده‌اند. یک ابزار فرم ساز با ارایه مجموعهای از امکانات و قابلیت‌ها، فرآیند طراحی فرم و جمعآوری اطلاعات به کمک آن را، سادهتر میکند. یکی از این ابزارها، «فرمساز آنلاین بالونت» است.
فرمساز آنلاین بالونت، در دل این پیام‌رسان و در کنار سایر سرویس‌های آن قرار گرفته است. به کمک سرویس «فرم» بالونت میتوان انواع فرمهای اداری، تحصیلی، تعیین سطح و… را طراحی و ایجاد نمود. ضمن آنکه فرآیند تکمیل فرم‌ها توسط مخاطبین و کاربران نیز، در همین بستر امکان‌پذیر است.
برخی از قابلیتهای فرمساز آنلاین بالونت عبارتند از:
• قابلیت استفاده از فیلدهای اطلاعاتی متنوع
• امکان نمایش شرطی فیلدها
• نسخه برداری از فرمهای ایجاد شده
• تهیه خروجی از فرمهای تکمیل شده
• گزارش‌گیری با قابلیتهای متنوع
• تعریف فیلدهای الزامی (ستاره‌دار)
و…
برای آشنایی بیشتر با این سرویس می‌توانید مقاله فرم ساز آنلاین را مطالعه نمایید. ضمن آن که از طریق لینک‌های زیر، امکان نصب و استفاده رایگان از پیام‌رسان بالونت فراهم شده است:
تعیین نوع فیلدها، متناسب با سوالات
یکی از مهم‌ترین نکاتی که باید در هنگام طراحی و ایجاد فرمهای اطلاعاتی استاندارد به آن توجه گردد، استفاده درست از فیلدهای موجود است. به طور مثال اگر در فرمی یک فیلد «شماره تلفن» وجود دارد، بهتر است جنس آن فیلد، از نوع عدد باشد. در این صورت فردی که در حال تکمیل فرم مورد نظر است، فقط می‌تواند از کاراکترهای عددی برای تکمیل این فیلد استفاده نماید.
استفاده از فیلدهای متنوع، باعث جذابیت بیشتر فرم شده و افراد بیشتری را برای تکمیل آن ترغیب میکند. اگرچه این موضوع برای تمامی فرم‌ها صدق نمی‌کند، اما در بیشتر موارد میتوان از فیلدهای متنوع استفاده کرده و فرمهای مختلفی ایجاد نمود.
دسته‌بندی و تفکیک فیلدها
در فرمهای اطلاعاتی که به شکل استاندارد طراحی شده‌اند، معمولا بخشی از فیلدها که در یک حیطه موضوعی هستند، در دسته‌بندی‌های یکسان قرار می‌گیرند. مثلا در بیشتر فرمهای استخدام، معمولا دسته‌بندی‌هایی مانند اطلاعات شخصی، سوابق تحصیلی، سوابق کاری، اطلاعات تماس و… وجود دارند که در هر دسته‌بندی، فیلدهای مرتبط با آن قرار گرفته است.
دسته‌بندی فیلدها به طراحان فرم کمک میکند، تا هنگام بررسی فرمهای تکمیل شده، اطلاعات جمعآوری شده را به تفکیک مشاهده و بررسی نمایند. در سرویس فرمساز بالونت نیز میتوان از طریق فیلد «سرتیتر»، دسته‌بندی‌های مورد نیاز خود را در داخل فرم ایجاد نمود.
رعایت ترتیب چیدمان فیلدها
چیدمان صحیح، یکی دیگر از اصولی است که در طراحی فرمهای استاندارد اهمیت دارد. اگرچه برای این موضوع قوانین مشخصی تعیین نشده است، ولی میتوان با الگوبرداری از نمونه فرمهای استاندارد دیگر، چیدمان بهتری را برای طراحی انواع فرم‌ها در نظر گرفت. به طور مثال معمولا فیلد «توضیحات بیشتر»، در انتهای فرم‌ها قرار می‌گیرد و استفاده از این فیلد در ابتدای یک فرم اطلاعاتی، رایج نیست.
در فرم ساز آنلاین بالونت، میتوان با خیال آسوده تمامی فیلدهای مورد نیاز را طراحی کرده و سپس چیدمان مورد نظر خود را بر روی آن فرم اعمال نمود.
بیشتر بخوانید: چگونه فرم آنلاین بسازیم؟
استفاده درست و بجا از فیلدهای الزامی
طراح فرم باید در استفاده از فیلدهای ستاره‌دار که تکمیل آنها الزامی است، محتاط باشد. استفاده بیش از حد از این فیلدها، باعث کلافگی افرادی خواهد شد که در حال تکمیل کردن فرم مورد نظر هستند. با وجود آنکه در اکثر ابزارهای فرمساز آنلاین از جمله بالونت، محدودیتی در استفاده از فیلدهای اجباری وجود ندارد، اما بهتر است طراح فرم فقط در موارد ضروری از این قابلیت استفاده نماید.
دقت در طراحی فیلدها
علاوه بر تمامی موارد گفته شده، طراحی خود فیلدها در فرم نیز، اهمیت بسیار زیادی دارد. قبل از اقدام برای طراحی یک فرم، ابتدا باید فیلدهای مورد نیاز آن شناسایی و با توجه به نوع فیلد؛ سوال، گزینه‌ها، توضیحات و سایر موارد مرتبط با هر فیلد مشخص گردد.
به طور مثال اگر یک فیلد چند گزینه‌ای ستاره‌دار در فرم وجود دارد، باید حتما یکی از گزینه‌های آن فیلد، مسیری برای عبور کاربر ایجاد کند. در غیر این صورت، کاربر مجبور به انتخاب یکی از گزینه‌ها خواهد بود که در حقیقت باعث دریافت اطلاعات غلط از سمت او خواهد شد.
به حداقل رساندن فیلدها
یکی دیگر از مواردی که می‌تواند باعث کلافگی مخاطبین و کاربران گردد، تعداد زیاد فیلدها در یک فرم است. معمولا کسانی که قصد پر کردن یک فرم را دارند، ابتدا با حوصله بیشتری به سوالات پاسخ داده و هرچه به انتهای فرم نزدیک می‌شوند، دقت کمتری به خرج می‌دهند.
یک نمونه اشتباه رایج در زمینه طراحی فرم، استفاده همزمان از فیلدهای «تاریخ تولد» و «سن» است. در حالت استاندارد میتوان فقط از فیلد «تاریخ تولد» استفاده کرده و «سن» مخاطب را از روی این تاریخ محاسبه کرد. با حذف و به حداقل رساندن فیلدهای یک فرم، درصد دریافت اطلاعات دقیق‌تر افزایش و اشتباهات کاربران در تکمیل فرم به شکل چشم‌گیری کاهش می‌یابد.
از طراحی استاندارد تا دریافت اطلاعات دقیق
در این مطلب با مجموعه اصول طراحی فرمهای اطلاعاتی استاندارد بیشتر آشنا شدیم. همانطور که گفته شد، مرحله طراحی یک فرم به آن دلیل حائر اهمیت است که به صورت مستقیم بر روی کیفیت و دقت اطلاعات جمعآوری شده تاثیرگذار خواهد بود. در حقیقت با صرف زمان بیشتری برای طراحی یک فرم استاندارد، زمان کمتری برای رفع اشتباهات ناشی از دریافت اطلاعات نادرست، اختصاص خواهیم داد.
