پیام‌رسان سازمانی چیست و چه کاربردهایی دارد؟

enterprise-instant-messenger
زمان مطالعه: ۴ دقیقه

انتقال سریع اطلاعات، یک نیاز مهم سازمانی

زمانی که از تبادل اطلاعات صحبت می‌شود، علاوه بر امنیت، سرعت نیز به عنوان یک پارامتر مهم مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. امروزه «ارتباطات سریع» به همان میزان اهمیت دارد که «ارتباطات سالم و صحیح» مهم است. تبادل اطلاعات چه جنبه شخصی داشته باشد و چه کاربرد حرفه‌ای، در تمام شئون زندگی ما اثر گذار است. در این میان پیام‌رسان‌ها توانسته‌اند خود را به عنوان ابزاری قدرتمند و پرطرفدار برای ارتباطات و انتقال اطلاعات معرفی کنند. در کنار پیام‌رسان‌های عمومی، نسل جدیدی از پیام‌رسان‌ها معروف به پیام‌رسان سازمانی در سازمان‌ها، ادارات و شرکت‌ها ایجاد شده‌ است. با رشد سریع این نوع از پیام‌رسان‌ها، هر روز به تعداد کاربران آن‌ها اضافه می‌شود. در این مقاله قصد داریم شناخت بیشتری نسبت به پیام‌رسان‌های سازمانی پیدا کنیم.

پیام‌رسان سازمانی چیست؟

به بیان ساده پیام‌رسان سازمانی را می‌توان بستری برای تعاملات در یک سازمان، شرکت و یا یک مجموعه دانست. تبادل اطلاعات، نظرات، اسناد و … بین کارمندان، کارفرمایان و مدیران یک نیاز اساسی در هر سازمان به حساب می‌آید. در هر دوره‌ای از زمان، این تبادل اطلاعات و انجام وظایف به روش و شیوه خاصی صورت گرفته است. در حال حاضر ایده بهره‌گیری از پیام‌رسان‌های سازمانی – به عنوان ساده‌ترین و سریع‌ترین روش ممکن – برای این ارتباطات مطرح شده است. سرعت و چابکی در کنار دسترس‌پذیری بالا که توسط یک پیام‌رسان درون سازمانی به وجود می‌آید، می‌تواند به یک سازمان در تصمیم‌گیری‌های سریع‌تر و به‌ موقع یاری رساند.
«پیام‌رسان سازمانی» مفهومی برگرفته از دو عبارت Business Messenger و Enterprise Instant Messnger است. واژه “Instant” به معنای فوری و بدون وقفه، اشاره به «انتقال سریع اطلاعات» دارد. این ویژگی مهم بسیاری از سازمان‌ها را به استفاده از پیام‌رسان‌های سازمانی تشویق می‌کند.

استفاده از پیام‌رسان‌های درون سازمانی در محیط کار
استفاده از پیام‌رسان‌های سازمانی در محیط کار

 

کاربردها و مزایای پیام‌رسان‌های سازمانی

دستاوردهای یک مسنجر سازمانی برای هر مجموعه متفاوت است. این دستاوردها متناسب با امکانات هر پیام‌رسان و نیازهای یک سازمان می‌تواند کم یا گسترده باشد. برخی از این دستاوردها عبارتند از:
· افزایش سرعت ارتباطات درون و برون سازمانی
·  چابکی در سازمان
· پویایی و نشاط
· کاهش هزینه‌ها
· تمرکز فعالیت‌ها در یک بستر یکپارچه و عدم نیاز به استفاده از چندین نرم‌افزار
· دسترسی به اطلاعات در همه زمان‌ها و مکان‌ها
· کاهش جلسات حضوری
· افزایش سرعت تصمیم‌گیری در سازمان

چرا استفاده از پیام‌رسان درون سازمانی برای سازمان‌ها اهمیت دارد؟

سوال مهمی که برای استفاده از پیام‌رسان‌های سازمانی وجود دارد، این است که آیا پیام‌رسان‌های عمومی و مرسوم، می‌توانند جایگزین پیام‌رسان‌های درون سازمانی باشند؟ اگر عملکرد آنها یکسان است، چرا باید از چنین پیام‌رسان‌هایی استفاده شود؟
در پاسخ به این سوال ۴ مزیت اصلی پیام‌رسان‌های سازمانی را می‌توان بیان کرد:
· پیام‌رسان‌های سازمانی می‌توانند الگوی “سلسله مراتبی” داشته و سطح دسترسی‌های مشخصی را برای افراد داخل و خارج از سازمان تعریف کنند. چنین قابلیتی یکی از اصلی‌ترین نیازها در سازمان‌ها، شرکت‌ها و ادارات مختلف محسوب می‌شود. این در حالی است که مسنجرهایی همچون تلگرام (Telegram) یا واتساپ (WhatsApp) فاقد چنین قابلیتی هستند.
· در پیام‌رسان‌های سازمانی، امنیت و حریم خصوصی دارای اهمیت بالایی است. مخصوصا در سازمان‌هایی که دستورالعمل‌ها و ملاحظات امنیتی ویژه‌ای بر آنها حکم‌فرماست. بیشتر این سازمان‌ها مایل هستند تا برنامه بر روی سرورهای داخلی خود میزبانی شود. این درخواست برای پیام‌رسان‌های عمومی غیر قابل اجراست و فقط پیام‌رسان‌های سازمانی می‌توانند پاسخگوی این نیاز باشند.
· حال و هوای پیام‌رسان‌های سازمانی، عموما رسمی است. این فضا باعث می‌شود تا کاربران بر روی کار و فعالیت خود متمرکز شوند. استفاده از پیام‌رسان‌های عمومی ممکن است فرد استفاده کننده را به فعالیت‌هایی غیر از وظایف شغلی‌اش سوق داده و راندمان کاری او را به شدت کاهش دهد.
· در برخی از پیام‌رسان‌های سازمانی امکان تعریف هویت سازمانی وجود دارد. این امکان کمک می‌کند تا یک سازمان بتواند بستری اختصاصی و با نام و هویت خود داشته باشد. بالونت که یک شبکه اجتماعی و پیام‌رسان سازمانی بومی است که از چنین قابلیتی پشتیبانی می‌کند.

پیام‌رسان درون سازمانی بالونت
پیام‌رسان درون سازمانی بالونت

 

بالونت، پیام‌رسان سازمانی با امکانات متنوع

بالونت اولین پیام‌رسان داخلی است که با ارائه امکانات متنوع در کنار قابلیت‌های پیام‌رسان‌های عمومی، توانسته است نمونه کاملی از یک مسنجر سازمانی باشد. بالونت با پوشش الزامات پیام‌رسان‌های سازمانی، تمام تلاش خود را به کار گرفته است تا بتواند به عنوان یک بستر امن و سریع، گام بلندی در جهت حرکت به سمت سازمان‌های نسل دوم (Enterprise 2.0) بردارد.

بالونت صرفا یک پیام‌رسان سازمانی نیست!

آیا بالونت صرفا یک پیام‌رسان درون سازمانی است؟ آیا می‌تواند کاربرد عمومی داشته و یا در یک تیم کوچک مورد استفاده قرار بگیرد؟
اپلیکیشن بالونت یک پیام‌رسان یا شبکه اجتماعی است که هم می‌تواند کاربرد سازمانی داشته و هم برای کارکردهای فردی و یا غیر سازمانی مورد استفاده قرار بگیرد. امکانات و قابلیت‌های کلیدی این برنامه برای هر فرد و تیمی قابل استفاده است.
فرقی نمی‌کند که شما از بالونت استفاده شخصی دارید، استارتاپ یا تیم خود را با آن مدیریت می‌کنید، برای فعالیت‌های آموزشی در آن عضو شده‌اید یا به عنوان یک مدیر قصد دارید تعاملات سازمانی خود را به بر روی بستر بالونت انجام دهید؛ در هر حالت بالونت به شکلی توسعه یافته است که هر فردی متناسب با نیاز‌های خود بتواند از ابزارها و قابلیت‌های برنامه استفاده کند.
برای دریافت و استفاده از پیام‌رسان درون سازمانی بالونت می‌توانید از لینک‌های زیر استفاده نمایید:

بهترین جایگزین واتساپ بیزینس برای کسب‌وکارها چیست؟

بهترین جایگزین واتساپ بیزینس برای کسب‌وکارها
زمان مطالعه: ۵ دقیقه

واتساپ، پرچمدار پیام‌رسان‌ها

واتساپ (whatsApp) را می‌توان یکی از قدیمی‌ترین و اثرگذارترین اپلیکیشن‌هایی دانست که در مسیر رشد و ترویج استفاده از پیام‌رسان‌ها، نقش بسیار پررنگی ایفا کرده است. واتساپ که خیلی زود و پس از درخشش غیر قابل پیش‌بینی‌اش توسط شرکت فیسبوک خریداری شد؛ فقط برای سرویس‌های گفت‌وگو (Chat) مورد استفاده قرار می‌گرفت. اما استقبال روزافزون مردم جهان، باعث شد که این پیام‌رسان دامنه امکانات خود را گسترش دهد و حتی فکر جایگزین واتساپ، به ذهن کسی خطور کند!

واتساپ و ورود به حوزه کسب‌وکارها

در اوایل فعالیت واتساپ، بیشتر کاربران آن را عموم مردم دنیا و البته با رویکرد ارتباطات شخصی تشکیل می‌دادند. اما پس از مدتی این اپلیکیشن محبوب تصمیم گرفت امکانات جدیدی را در اختیار مخاطبین خود قرار دهد. مخاطبینی که پیش از این از واتساپ استفاده می‌کردند، اما اکنون استفاده عمومی آنها به استفاده‌ای تخصصی تبدیل شده بود. این رویکرد جدید در نسخه تجاری واتساپ (WhatsApp Business ) صورت گرفت.

بهترین جایگزین واتساپ بیزینس
نسخه تجاری واتساپ

نسخه تجاری واتساپ

با معرفی نسخه بیزینسی واتساپ، مخاطبینی که به دنبال ارتباط بهتر با مشتریان خود در فضای آنلاین بودند، به نسخه جدید روی آوردند. با وجود آنکه همزمان در دنیا مفهوم دیگری به نام «پیام‌رسان سازمانی» شکل گرفته بود، واتساپ با بررسی نیازهای کاربران خود، امکانات مختلفی را به نسخه بیزینسی‌اش اضافه کرد. برخی از این امکانات عبارتند از:

امکان گروه‌بندی مخاطبین (برچسب‌گذاری/Label)

به کمک این ویژگی می‌توان مخاطبین خود را در گروه‌های جداگانه دسته‌بندی کرد. به طور مثال اگر کسب‌وکاری دارای چند سطح خدمات برای مشتریان خود باشد، می‌تواند از این ویژگی واتساپ استفاده کرده و مشتریان خود (مخاطبین واتساپ) را در گروه‌های جداگانه قرار دهد.

ارسال خودکار پیام‌های طراحی شده

یکی دیگر از ویژگی‌های نسخه تجاری واتساپ، امکان ارسال خودکار پیام‌های از قبل طراحی شده است. (مانند پیام خوشامدگویی) با استفاده از این قابلیت، اگر کاربر جدیدی به پروفایل یک کسب‌وکار سر بزند، یک پیام که از قبل آماده شده است، برای او ارسال می‌شود. این ویژگی برای کاربرانی که چند روزی از آخرین فعالیت آنها گذشته باشد نیز کاربرد دارد.

بیشتر بخوانید: وب اپلیکیشن پیش رونده (PWA) چیست؟

پروفایل حرفه‌ای‌تر با اطلاعات تکمیلی

در پروفایل نسخه معمولی واتساپ، اطلاعات محدودی را می‌توان نمایش داد. اطلاعاتی مانند: عکس پروفایل، نام کاربری و یک متن کوتاه (Status) در حالی که در نسخه بیزینسی واتساپ، یک پروفایل حرفه‌ای در اختیار کاربر قرار می‌گیرد. در این پروفایل می‌توان اطلاعات بیشتری از کسب‌وکار را به نمایش گذاشت. از جمله: لوکیشن، آدرس سایت، ایمیل، ساعات کاری و …

امکان پاسخ سریع

این ویژگی که در صفحه‌های بیزنیسی اینستاگرام نیز وجود دارد، برای افزایش سرعت در پاسخگویی به مشتریان و کاربران بسیار مفید است. به طور مثال از پاسخ سریع می‌توان برای ارسال آسان لیست محصولات، تعرفه‌ها، خدمات و ویژگی‌های محصولات استفاده کرد. با تعیین یک کلید واژه و به محض ارسال آن توسط کاربر، اطلاعات مورد نیاز برای او نمایش داده خواهد شد.

امکان پاسخ سریع در نسخه تجاری واتساپ
امکان پاسخ سریع در نسخه تجاری واتساپ

ارائه گزارش و آمار

در این نسخه از واتساپ، منوی آمار (Statistics) نیز در اختیار صاحبین کسب‌وکارها قرار می‌گیرد. اگر چه در این منو آمارهای زیادی ارائه نشده و دامنه کاربرد آنها نیز وسیع نیست؛ اما می‌توان از آن برای رصد پیام‌‌های ارسال شده، دریافت شده و خوانده شده استفاده کرد.

آیا کسب‌وکارها فقط به چنین امکاناتی نیاز دارند؟

با تمام ویژگی‌های مثبتی که برای نسخه بیزینسی واتساپ گفته شد، به نظر می‌رسد این نسخه راهکارهای مناسب و جامعی برای تمامی نیاز‌های یک کسب‌وکار ارایه نمی‌کند. یک کسب‌وکار حتی در اندازه کوچک، هم برای «ارایه خدمات به مشتریان» و هم برای «نیازهای درون تیمی خود»، به امکانات بیشتری نیاز دارد.
این در حالی است که نسخه بیزینسی واتساپ بیشتر برای ارتباطات محدود، پشتیبانی و یا معرفی آسان کسب‌وکار و محصولات کاربرد دارد. پس یک ابزار دیگر می‌تواند به عنوان جایگزین واتساپ بیزینس، نیازهای تخصصی بیشتری را از کاربران خود رفع نماید.

بالونت و رفع نیاز کسب‌وکارها

دو اپلیکیشن واتساپ بیزینس و بالونت می‌توانند در خدمت رفع نیازهای سازمانی و کسب‌وکارها قرار بگیرند. اما بالونت به دلیل گستردگی امکانات و تنوع سرویس‌ها، دامنه وسیع‌تری از این نیازها را پوشش می‌دهد. واتساپ با ارایه امکانات در یک چارچوب محدود، نمی‌تواند به عنوان یک بستر قدرتمند برای پاسخ‌دهی به نیازهای سازمان‌ها معرفی شود. در بسیاری از موارد نیز خلاقیت کاربران است که باعث شده فضای ارتباطی واتساپ (و البته سایر پیام‌رسان‌ها) کارکردهای متفاوتی پیدا کند. (مانند آموزش مجازی در دوران کرونا)
این در حالی است که پیام‌رسان بالونت با رویکرد تخصصی خود، امکانات متنوعی را برای کسب‌وکارها فراهم کرده است. امکاناتی که هم دارای طراحی اصولی و تطبیق‌پذیر با بسیاری از نیازهاست؛ و هم روی یک بستر پیام‌رسانی پیاده شده است. «یکپارچگی امکانات» و «بستر پیام‌رسانی» دو مولفه‌ای است که به ایجاد یک فضای چابک (Agile) در تیم‌ها، کسب‌وکارها و سازمان‌ها کمک می‌کند.

ویژگی‌های بالونت به عنوان جایگزین واتساپ بیزینس
ویژگی‌های بالونت به عنوان جایگزین واتساپ بیزینس

سرویس‌های تخصصی و جامع برای کسب‌وکارها

بالونت سرویس‌های کاربردی و متعددی را به کسب‌وکارها، تیم‌ها و سازمان‌ها ارائه می‌کند. این سرویس‌ها کاملا رایگان بوده و هیچ محدودیتی در استفاده از آنها وجود ندارد. سرویس‌هایی مانند مدیریت پروژه، ساخت فرم، ساخت و برگزاری آزمون، بستر آموزشی آنلاین، ابزار ساخت نظرسنجی آنلاین، مدیریت جلسات، سرویس‌های ارتباطی مانند گروه و کانال، حسابداری شخصی، کیف پول، تماس صوتی و تصویری و … از جمله امکانات شبکه‌ اجتماعی سازمانی بالونت هستند.

نسخه سازمانی با امکاناتی وسیع‌تر

نسخه سازمانی بالونت، علاوه بر تمامی سرویس‌هایی که در نسخه رایگان وجود دارد، امکانات گسترده دیگری را در اختیار صاحبان کسب‌وکارها قرار می‌دهد. ایجاد هویت سازمانی، ویترین اختصاصی، تعریف گردش کار و اتصال به برنامه‌های بیرونی؛ بخش دیگری از امکانات نسخه سازمانی بالونت هستند.

بیشتر بخوانید: نسخه سازمانی بالونت چیست و چه امکاناتی دارد؟

تعرفه اینترنت نیم‌بها

استفاده مستمر از برنامه و انتقال فایل‌ (به خصوص فایل‌های حجیم) می‌تواند میزان مصرف اینترنت و هزینه‌های مربوط به آن را افزایش دهد. در مصارف سازمانی و تجاری، کاهش هزینه‌ها اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند. به دلیل قرارگیری سرورهای بالونت در داخل کشور، پهنای باند مصرفی بالونت برای کاربران آن به صورت «نیم‌بها» محاسبه می‌شود.

پشتیبانی از تقویم و تاریخ شمسی

تمامی سرویس‌های بالونت از تقویم شمسی پشتیبانی می‌کنند. عدم پشتیبانی اپلیکیشن‌های خارجی (از جمله نسخه تجاری واتساپ) از تقویم شمسی موجب بروز مشکلاتی برای کسب‌وکارها می‌شود. از جمله این مشکلات تبدیل تاریخ میلادی به شمسی است.
عدم پشتیبانی از تقویم فارسی، نه تنها برای کسب‌وکارهای مختلف اهمیت دارد، بلکه باعث می‌شود کاربران این برنامه، واتساپ بیزینس را به عنوان یک ابزار دورکاری ایده‌آل تلقی نکنند. بالونت به صورت پیش‌فرض از تقویم شمسی استفاده می‌کند؛ اما این قابلیت را دارد که تقویم آن به میلادی تغییر یابد.

مشکلات جدید واتساپ و نارضایتی کاربران

شرکت فیسبوک به عنوان مالک واتساپ، سعی در تغییر سیاست‌های امنیتی این پیام‌رسان دارد. این تغییرات برای بسیاری از کاربران سوال‌برانگیز بوده و باعث نارضایتی آنها شده است. این نارضایتی منجر به مهاجرت بسیاری از کاربران به مقصد دیگری شده است. از طرفی سایر پیام‌رسان‌ها نیز، اندک قابلیت‌های موجود در نسخه تجاری واتساپ را در اختیار ندارند. در این بین «بالونت» می‌تواند میزبان کاربرانی باشد که به امکاناتی فراتر از امکانات رایج پیام‌رسان‌ها نیاز دارند.
اگر دارای کسب‌وکاری هستید که به دنبال راهکارهای چابک است، می‌توانید روی بالونت، به عنوان جایگزین واتساپ بیزینس، حساب ویژه‌ای باز کنید! نسخه همیشه رایگان بالونت را می‌توانید از طریق لینک‌های زیر دانلود و استفاده نمایید:

آشنایی با انواع سطح دسترسی و انتقال مالکیت در بالونت

access-level-and-ownership--transfer
زمان مطالعه: ۶ دقیقه

اهمیت سطوح دسترسی در برنامه‌های مختلف

سطوح دسترسی و مشخص کردن اختیارات کاربران، یکی از مهم‌ترین اصولی است که باید در یک برنامه به آن توجه کرد. تفاوتی ندارد که از یک پیام‌رسان استفاده می‌کنید یا یک برنامه مدیریت پروژه. مدیران برنامه باید بتوانند سطوح دسترسی مشخصی را برای کاربران خود در نظر بگیرند. سطوح دسترسی هم در حفظ امنیت اطلاعات اهمیت داشته و هم می‌توانند سلسله ‌مراتب انجام کارها در برنامه‌ را ایجاد کنند.

انواع سطوح دسترسی در برنامه بالونت

از آنجایی که بالونت، سرویس‌ها و امکانات مختلفی را در بستر یک پیام‌رسان و شبکه اجتماعی ارائه می‌کند، سطوح دسترسی در آن از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. این سطوح دسترسی نه تنها پیچیدگی خاصی ندارد بلکه به مدیران سرویس‌ها کمک می‌کند تا به راحتی بتوانند، فرآیندهای مورد نظر خود را مدیریت کنند. در ادامه با سطوح دسترسی پیام‌رسان سازمانی بالونت بیشتر آشنا خواهیم شد.

access-levels-in-balonet
نشانه‌های انواع دسترسی‌ها در بالونت

سطح دسترسی مالک

مالک، دارای بالاترین سطح دسترسی در پیام‌رسان بالونت است. مالک یک سرویس (پروژه، فرم، گروه، نظرسنجی و …)، تمامی دسترسی‌های آن سرویس را در اختیار دارد. این دسترسی‌ها در هر سرویس متفاوت است.(مثلا در پروژه امکان ساخت لیست، برچسب و … و نظرسنجی امکان طراحی سئوال و دیدن نتایج) علاوه بر این فقط مالک یک سرویس است که می‌تواند آن را حذف کرده و یا مالکیت را به شخص دیگری انتقال دهد. انتقال مالکیت در برخی از سرویس‌ها از جمله سرویس شبکه اهمیت بسیار بالایی دارد. (توضیح بیشتر در مقاله «آشنایی با مفهوم شبکه در بالونت» مطالعه کنید.)
در بالونت، مالکیت یک سرویس می‌تواند در اختیار شخص دیگری قرار گیرد. همانند قابلیت انتقال مالکیت (Ownership Transfer) در تلگرام که به تازگی به امکانات این پیام‌رسان اضافه شده است.
هر یک از سرویس‌های بالونت فقط می‌توانند یک مالک داشته باشند. به عبارت دیگر امکان اینکه ۲ کاربر به صورت همزمان مالک یک سرویس باشند وجود ندارد.

بیشتر بخوانید: وب اپلیکیشن پیش رونده (PWA) چیست؟

سطح دسترسی مدیر (ادمین)

پس از مالک، مدیر یا ادمین یک سرویس، بیشترین دسترسی‌ها را در اختیار دارد. به غیر از دو دسترسی مهم، تمامی دسترسی‌های مالک در اختیار ادمین نیز قرار می‌گیرد:
• مدیر نمی‌تواند یک سرویس را حذف کند. (امکان حذف فقط در اختیار مالک است.)
• مدیر نمی‌تواند مالکیت یک سرویس را به شخص دیگری انتقال دهد. (انتقال مالکیت فقط توسط مالک فعلی امکان‌پذیر است.)
علاوه بر این در برخی از سرویس‌ها مالک می‌تواند، برخی از دسترسی‌های مدیر را محدود کند.
بر خلاف دسترسی مالک، محدودیتی برای تعداد مدیران در یک سرویس وجود ندارد.

سطح دسترسی کاربر عادی

دسترسی کاربر عادی، رایج‌ترین و پراستفاده‌ترین دسترسی بالونت است. بیشتر کاربران برنامه دارای این نوع دسترسی هستند. تعریف کاربر عادی و دسترسی‌های او در سرویس‌های مختلف بالونت یکسان نیست. کاربر عادی بر اساس تنظیماتی که توسط مالک یا ادمین صورت می‌گیرد، دسترسی‌های مختلفی پیدا می‌کند. کاربر عادی در یک سرویس می‌تواند پیام ارسال کند اما در سرویس دیگری فقط می‌تواند یک فرم را تکمیل و ارسال نماید. این تفاوت ناشی از تفاوت کاربرد سرویس‌هاست. در برخی از سرویس‌ها نظیر پروژه نیز ادمین می‌تواند برخی دسترسی‌های کاربر عادی را قطع کرده و او را محدود‌تر کند.
به عنوان مثال یکی از تنظیماتی که در اختیار مالک یا مدیران گروه قرار دارد، جلوگیری موقت از «ارسال پیام» و «ارسال فایل» توسط کاربران عادی در گروه است. کاربران عادی به صورت پیش‌فرض این امکان را دارند که در گروه پیام و فایل ارسال نمایند. اما با استفاده از این تنظیمات می‌توان محدودیت ارسال را برای آنها به صورت موقت ایجاد کرد.

سطح دسترسی کاربر مهمان

بر خلاف دسترسی‌های بیان‌شده، دسترسی «مهمان» برای یک کاربر می‌تواند محدودیت‌های زیادی به همراه داشته باشد. کاربر مهمان در هر سرویس، فقط می‌تواند اطلاعات آن سرویس را مشاهده کند اما قابلیت مشارکت در آن سرویس را نخواهد داشت. مثلا یک کاربر مهمان در گروه فقط می‌تواند پیام‌های سایر کاربران را ببیند؛ اما نمی‌تواند پیامی ارسال کند. این در صورتی است که کاربر عادی می‌تواند هم پیام‌های ارسالی را خوانده و هم پیام جدید ارسال کند.

چطور دسترسی‌های کاربران را تعیین کنیم؟

تعیین دسترسی‌ها توسط مالک یا ادمین امکان‌پذیر است. به این صورت که مالک می‌تواند دسترسی تمام کاربران را تعیین کند. اما ادمین فقط امکان تغییر دسترسی سایر ادمین‌ها، کاربران عادی و مهمان را خواهد داشت. تغییر دسترسی در کلاینت‌های برنامه، از یک الگوی یکسان پیروی می‌کند.

تعیین سطح دسترسی در کلاینت اندروید

در دستگاه‌های اندرویدی باید کاربر مورد نظر را در لیست اعضا پیدا کرده و انگشت را روی نام او نگه داشت. (Long Tap) با این روش تمامی سطح دسترسی‌ها نمایش داده شده و می‌توان یکی از آنها را انتخاب کرد.

تعیین سطح دسترسی در کلاینت‌های وب/دسکتاپ

در صورت استفاده از نسخه‌های وب یا دسکتاپ بالونت، کافی است فرد مورد نظر را از لیست اعضا پیدا کرد. در مقابل نام او یک آیکون سه نقطه وجود دارد. با کلیک روی این آیکون می‌توان سطح دسترسی مورد نظر را برای آن فرد، تعیین کرد.

ownership-transfer
امکان انتقال مالکیت در پیام‌رسان بالونت

انتقال مالکیت

 همانطور که در ابتدای مطلب بیان شد، این امکان وجود دارد که مالکیت یک سرویس (گروه، کانال، فرم و …) به دیگری انتقال یابد. مالکیت تمامی سرویس‌های بالونت (به غیر از شبکه) را می‌توان به یکی از دو گزینه زیر انتقال داد:
۱- کاربری دیگر
۲- یک شبکه

انتقال مالکیت یک سرویس به کاربر

برای انتقال مالکیت یک سرویس به فرد دیگری، فقط یک شرط وجود دارد. آن  شرط عضو بودن فرد مورد نظر در همان سرویس است. به همین دلیل زمانی که بخواهیم مالکیت یک سرویس را به فرد دیگری انتقال دهیم، در قسمت انتقال مالکیت، فقط مخاطبینی نمایش داده می‌شوند که عضو آن سرویس باشند.
نکته: برای انتقال مالکیت یک سرویس به شخصی دیگر، الزامی به مدیر بودن آن شخص نیست.

انتقال مالکیت یک سرویس به شبکه

یکی از کاربردهای انتقال مالکیت، قرار دادن یک سرویس به عنوان زیر مجموعه یک شبکه است. به طور مثال اگر شخصی یک سرویس را قبلا ایجاد کرده و حالا قصد انتقال آن به یک شبکه را دارد، باید از طریقه «انتقال مالکیت» این‌کار را انجام دهد. برای این کار دو شرط مهم وجود دارد:

• خودِ شخص، «مالک» آن سرویسی باشد که قصد انتقالش به شبکه را دارد.
• مالک سرویس باید در شبکه مورد نظر «عضو» باشد.
زمانی که این شرایط فراهم باشد، مالک یک سرویس می‌تواند آن را به شبکه مورد نظر انتقال دهد.
نکته بسیار مهم: پس از انتقال یک سرویس به یک شبکه، مالکیت سرویس در اختیار مالک شبکه قرار خواهد گرفت. پس از انتقال، دسترسی شخصی که پیش از آن مالک سرویس بوده است، به مدیر تبدیل می‌شود.

انتقال مالکیت شبکه

«انتقال مالکیت شبکه» و انتقال مالکیت سایر سرویس‌های بالونت، دارای یک تفاوت است. و آن تفاوت گزینه‌هایی است که می‌توان هنگام انتخاب مالکیت انتخاب کرد. مالکیت سرویس شبکه را می‌توان به دو گزینه متفاوت انتقال داد:
    ۱- کاربری دیگر
    ۲- یک سازمان

انتقال شبکه به شخصی دیگر

برای انتقال مالکیت شبکه به شخص دیگر لازم است تا شخصی که قرار است مالک جدید شبکه شود، از قبل عضو شبکه مورد نظر باشد.
بعد از این انتقال، دسترسی مالک قبلی شبکه به مدیر تغییر خواهد کرد.

انتقال مالکیت شبکه به یک سازمان

یکی از کاربردهای تغییر مالکیت شبکه، قرار دادن آن در زیر مجموعه‌های یک سازمان است. همانند انتقال به یک شبکه، شرط عضو بودن مالک در سازمان مورد نظر نیز الزامی است. به عبارت دیگر شخصی که قصد دارد شبکه را به سازمانی دیگر منتقل کند، باید عضو آن سازمان نیز باشد.
پس از این انتقال، مدیریت سطوح دسترسی در این شبکه، در اختیار مدیران سازمان خواهد بود. (مدیران یک سازمان با مدیران و ادمین‌های سرویس‌های بالونت تفاوت دارند. این مدیران، مدیریت کنسول در نسخه‌های سازمانی را در اختیار دارند.)

 

سوالات پر تکرار

در انتهای این مطلب سوالات پر تکرار در مورد مفاهیم سطوح دسترسی و انتقال مالکیت را مورد بررسی قرار می‌دهیم. اگر شما نیز سوال دیگری دارید، می‌توانید آن را در بخش نظرات مطرح کرده و یا از طریق دستیار شخصی بالونت (بالومی) در برنامه، با ما در میان بگذارید.

• یک «کاربر مهمان» در شبکه، کدام‌یک از سرویس‌ها را می‌تواند مشاهده کند؟
در این حالت، شخص می‌تواند مانند «کاربر عادی» فقط سرویس‌هایی را مشاهده کند که یا از نوع «داخلی» یا «عمومی» باشند.

• بعد از انتقال مالکیت شبکه به شخص دیگر، مالکیت سرویس‌های زیر مجموعه شبکه در اختیار چه کسی قرار می‌گیرد؟
مالکیت تمام سرویس‌های زیر مجموعه شبکه، در اختیار مالک جدید قرار خواهد گرفت.

• آیا پس از انتقال مالکیت یک سرویس از زیر مجموعه‌های یک شبکه به شخصی دیگر، سرویس مورد از شبکه خارج می‌شود؟
بله، با این انتقال مالکیت، سرویس مورد نظر از شبکه خارج شده و مالکیت آن در اختیار شخص جدید قرار خواهد گرفت.

• پس از نسخه‌برداری از سرویس‌های فرم یا پروژه، مالکیت سرویس جدید در اختیار چه کسی قرار دارد؟
بعد از نسخه‌برداری از سرویس‌های فرم یا پروژه، مالک شخصی است که نسخه‌برداری را انجام داده است.

هارادا چیست؟ آشنایی با بهترین روش مدیریتی جهان

whats-harada-method
زمان مطالعه: ۵ دقیقه

اهمیت بیشتر به افراد، یک نیاز اساسی

اگر با دقت بیشتری به روش‌های مدیریتی در سازمان‌ها، شرکت‌ها و تیم‌ها توجه کنیم، ویژگی مشترکی در بیشتر آن‌ها دیده می‌شود. این ویژگی تمرکز بر روی فعالیت‌ها به جای تمرکز بر منابع انسانی است. بیشترین تلاش مدیران این مجموعه‌ها، بهینه‌سازی فرآیندهای کاری است. این در حالی است که متاسفانه منابع انسانی در دامنه دید و تمرکز آنها قرار نمی‌گیرد. عدم توجه کافی به منابع انسانی مشکل بزرگی است که در کوتاه‌مدت یا بلندمدت می‌تواند زمینه‌ساز مشکلات بسیاری شود. روش هارادا با پُررنگ کردن نقش کارمندان و کارکنان، سعی می‌کند آنها را با تخصص، اعتماد به نفس و انگیزه بیشتری به سمت تحقق اهداف شخصی و سازمانی سوق دهد.

 معلم دلسوز ژاپنی و کشف یک روش مدیریتی کارآمد

شاید زمانی که «تاکاشی هارادا» (Takashi Harada) دانش‌آموزان مدرسه خود را برای شرکت در مسابقات ورزشی آماده می‌کرد، هرگز به ابداع یک روش مدیریتی جدید فکر نکرده بود. او یک مربی ورزشی در یکی از ضعیف‌ترین مدارس راهنمایی در محله‌های فقیرنشین ازاکا بود. کودکان و دانش‌آموزان متعلق به این محله‌ها معمولا اعتماد به نفس کمی داشتند و امید آنها برای آینده بسیار کمرنگ بود.
این وضعیت نه‌ تنها برای تاکاشی هارادا قابل قبول نبود، بلکه او با تمام وجود می‌خواست برای تغییر این وضعیت تلاش کند. هارادا برای دستیابی به این هدف، نظرات تمام مربیان و رهبران موفق در ژاپن و بعد از آن در سراسر دنیا را مطالعه کرد. از دل این مطالعات و تحقیقات بود که روش هارادا متولد شد. در سال‌های بعد و به کمک شخص دیگری به نام نورمن بودک (Norman Bodek)، روش هارادا ساختار مشخصی به خود گرفت.

takashi-harada-norman-bodek
تاکاشی هارادا در کنار نورمن بودک

روش هارادا چیست؟

روش هارادا، راهی برای پیشرفت شخصی، دستیابی به اهداف و آرزوهای حرفه‌ای یا شخصی است. هارادا نه تنها یک روش، بلکه فلسفه‌ای دلگرم‌کننده نیز هست. فلسفه‌ای که با دو ویژگی ارتباط با دیگران و ارتباط با محیط، به ایجاد جهانی بهتر و با معناتر کمک می‌کند.
اصلی‌ترین هدفی که در روش هارادا دنبال می‌شود، دستیابی به «خوداتکایی» است. خوداتکایی در این روش به معنای توانایی شخص برای متخصص شدن در حرفه‌ای مشخص است. به طوری که به یک مُهره منحصربه‌فرد و غیرقابل جایگزین تبدیل شود. روش هارادا به عنوان بهترین سیستم مدیریتی جهان شناخته شده و هر روزه به تعداد استفاده‌کنندگان آن اضافه می‌شود.  این روش در بیشتر نقاط دنیا مورد ارزیابی قرار گرفته و امتحان خود را پس داده است.

 روش هارادا برای چه کسانی مفید است؟

علی‌رغم اینکه تاکاشی هارادا و نورمن بودک استفاده از روش هارادا را برای گروه خاصی توصیه نمی‌کنند، اما می‌توان مخاطبان اصلی این روش را گروه‌های زیر در نظر گرفت:

  • افراد دارای هدف یا آرزوی شخصی یا علاقمند به رشد فردی
  • مدیران تیم‌ها و سازمان‌ها
  • مربیان
  • کارمندان

تولید ناب و استفاده از مزایای هارادا

تولید ناب (Lean Production)، با معرفی ۸ مورد به عنوان موارد اضافی یا زائد و پیشنهاد برای حذف آنها، تلاش می‌کند دستیابی به سود و رضایت بیشتر مشتریان را افزایش دهد. این ۸ مورد عبارتند از:
۱-جابجایی: حذف حرکات غیرضروری اشخاص، تجهیزات، محصولات و …
۲-موجودی انبار: عدم ذخیره بیش از میزان مورد نیاز قطعات، اسناد و مواد
۳-حرکت: حذف حرکت‌های اضافی توسط کسانی که بر روی موضوع مشخصی کار می‌کنند.
۴-وقفه: جلوگیری از ایجاد وقفه بین دستورالعمل‌ها، اطلاعات، تجهیزات و قطعات در یک خط تولید
۵-بیش تولید: جلوگیری از ساختن چیزی فراتر از میزان مورد نیاز در یک بازه زمانی
۶-بیش پردازش: جلوگیری از کار بیش از حد مورد نیاز بر روی موضوع مشخصی
۷-کمبودها: کاهش ضایعاتی که به سبب دوباره‌کاری، دور ریزها و مستندسازی غلط ایجاد می‌شوند.
۸-مهارت‌ها و استعدادها: عدم نیاز به آموزش مهارت و دانش غیر ضروری برای انجام کارهای محول شده

با دقت در موارد بالا، مشخص می‌شود که ۷ مورد اول بیشتر به روند تولید اشاره داشته و تنها مورد هشتم مربوط به منابع انسانی است. بهره‌مندی ازمنابع انسانی متخصص با توانایی‌های بالا به مدیریت مشکلات و چالش‌ها کمک خواهد داد. اینجاست که روش هارادا به کمک روش ناب آمده و آن را تکمیل می‌کند. به همین دلیل است که معمولا روش هارادا را به عنوان «بُعد انسانی تولید ناب» نیز می‌شناسند.
این نمونه از ترکیب دو تفکر، نمونه‌ای از جنبه‌های کاربردی روش هارادا است. گستردگی مفهوم هارادا به گونه‌‌ای است که هم می‌تواند در کنار سایر بینش‌ها و روش‌ها مورد استفاده قرار بگیرد و هم به صورت مستقل کاربرد داشته باشد.

self-reliance
اهمیت خوداتکایی در روش هارادا

«خوداتکایی» جوهره روش هارادا

همانطور که گفته شد، اساس روش هارادا، دستیابی به خوداتکایی است. اطمینان و توانایی اشخاص در توسعه مهارت‌هایشان به کمک خوداتکایی به حدی خواهد رسید که تقریبا این اشخاص را، غیرقابل جایگزین می‌کند. اعتماد به نفس ایجاد شده این افراد را قادر می‌سازد که از مهارت‌های‌شان هم در راستای پیشرفت خود و هم سازمان‌شان بهره ببرند. مدیران و رهبران نیز می‌توانند به چنین کارکنانی برای تصمیم‌گیری‌های صحیح و آگاهانه اعتماد کنند.
 

مراحل رسیدن به خوداتکایی در روش هارادا

روش هارادا اساسا روشی بسیار ساده است و فقط به اراده قوی و پشتکار نیاز دارد. این روش ۳ مرحله مهم را در رسیدن به خوداتکایی ضروری می‌داند:
۱- انتخاب یک هدف
۲- انتخاب بازه زمانی مورد نیاز برای رسیدن به هدف
۳- برنامه‌ریزی برای رسیدن به هدف

harada-steps
مراحل مهم در روش هارادا

برای رسیدن به هدف، چند دستورالعمل ویژه نیز وجود دارد که به نوعی برای هر ۳ مرحله ضروری است:
• هر شخص باید اهدافی را تعیین کند که با دورنمای شخصی و کاری‌اش هم‌راستا باشد. به نوعی می‌توان این مرحله را سخت‌ترین مرحله در روش هارادا عنوان کرد. چرا که تعیین یک هدف به معنای تلاش بسیار زیاد برای دستیابی به آن خواهد بود. اگر این هدف اشتباه انتخاب شده باشد، جبران هزینه‌های زمانی و انرژی از دست رفته، کار دشواری خواهد بود.
• بازه زمانی تعیین شده برای رسیدن به هدف، باید حساب‌شده و متناسب با آن در نظر گرفته شود. اگر این بازه زمانی بسیار کوتاه یا بسیار بلند باشد، خود به تنهایی یکی از عوامل شکست و عدم دستیابی به هدف تعیین شده خواهد بود.
• هر فعالیتی که برای دستیابی به هدف تعیین شده انجام می‌شود، باید به صورت دقیق مورد ارزیابی قرار بگیرد. بدون بازبینی و ارزیابی، هیچ‌کس نمی‌تواند میزان پیشرفت خود در رسیدن به اهداف‌اش  را رصد کند. به عنوان مثال اگر هدف ساخت ۱۰ قطعه در ۲ ساعت باشد، یک شخص می‌تواند پس از یک ساعت انجام کار، بررسی کند که آیا نیمی از قطعات تولید شده‌اند یا خیر.

حرکت به سمت هدف با تعلیمات یک مربی

نکته دیگری که در روش هارادا باید به آن توجه شود، کمک گرفتن از یک مربی مسلط به مفاهیم هارادا است. این مربی می‌تواند هنگام تعیین اهداف، زمانبندی، ارزیابی نتایج و پیشرفت‌ها در کنار فرد باشد. این مربی همچنین کمک می‌کند در اواسط مسیر که ممکن است فرد کمی انگیزه خود را برای تلاش کردن از دست بدهد، دوباره او را به مسیر صحیح بازگرداند.

 روش هارادا به تنهایی کافی نیست!

با وجود آنکه روش هارادا مسیری مشخص و با جزئیات دقیق را برای دستیابی به اهداف تعیین می‌کند، اما این روش به تنهایی برای رسیدن به اهداف کافی نیست. در واقع روش هارادا نه‌ تنها هیچ میان‌بری برای دستیابی به اهداف ارائه نمی‌کند، بلکه همچنان اراده و تلاش را دو مولفه اصلی در این مسیر می‌داند. به همین دلیل، افرادی که از روش هارادا برای رسیدن به خوداتکایی و اهداف‌شان کمک می‌گیرند -مانند تمامی روش‌های دیگر- در میانه راه ممکن است کمی از مسیر منحرف شده و دوباره به تلاش‌شان ادامه دهند.

در ادامه می‌توانید دستیابی به اهداف به کمک روش هارادا را مطالعه نمایید.

کار عمیق چیست؟ کیمیاگری در عصرجدید!

deep-working
زمان مطالعه: ۵ دقیقه

کار عمیق، راهکاری برای دستیابی به تمرکز

بمباران اطلاعاتی یکی از چالش‌های مهم جوامع مختلف در دهه‌های اخیر است. کافی است برای چند دقیقه یکی از شبکه‌های اجتماعی خود را باز کرده و یا تلویزیون را روشن کنیم. در همین مدت زمان کوتاه، ما در معرض ده‌ها یا صد‌ها نکته اطلاعاتی مختلف قرار می‌گیریم. اما سوال اصلی اینجاست که آیا ما به تمامی این اطلاعات نیاز داریم؟!
مطمئنا پاسخ بیشتر افراد به این سوال منفی است. اما نکته عجیب این است که عده‌ای از این افراد در مقابل دریافت اطلاعات ناخواسته هیچ عکس‌العملی نشان نمی‌دهند! از طرفی برخی دیگر معتقدند که در مواجهه با این هجمه اطلاعاتی، نمی‌توان مقاومت کرده و یا میزان آن را مدیریت نمود. با هر نگاهی که به این موضوع داشته باشیم، «هدر رفت زمان» و «کاهش تمرکز» بهای سنگینی است که ما برای انجام کارهای مهم‌تر پرداخت می‌کنیم. در سال‌های اخیر مفهومی با عنوان «کار عمیق» (Deep Work) مطرح شده است که به ما کمک می‌کند تا بتوانیم از پرداخت این هزینه‌های سنگین جلوگیری کنیم. در ادامه با این مفهوم کاربردی و ارزشمند بیشتر آشنا می‌شویم.

کار عمیق چیست؟

اصلاح کار عمیق برای اولین بار توسط «کال نیوپورت» (Cal Newport) و در کتابی با همین عنوان مطرح شد. در اوایل انتشار این کتاب، انتقاداتی زیادی به آن وارد ‌شد؛ اما خیلی زود منتقدین آن تحت تاثیر مفاهیم عمیق این ایده قرار گرفتند و به علاقه‌مندان و طرفدارانش تبدیل شدند. اصلی‌ترین تعریف از کار عمیق توسط خود کال نیوپورت بیان می‌شود:
«انجام فعالیت‌های حرفه‌ای در حالتی متمرکز و عاری از هرگونه حواس‌پرتی، به‌گونه‌ای که از ظرفیت‌های شناختی فرد در بیشترین شکل ممکن استفاده شود. این فعالیت‌ها باید به ایجاد ارزش جدید و تقویت مهارت‌ها منجر شوند و تکرار آن‌ها توسط افراد دیگر کار سختی باشد.»
همانگونه که در این تعریف مشخص است، کال نیوپورت هر کاری با تمرکز بالا را صرفا کار عمیق نمی‌داند. او معتقد است کاری را می‌توان عمیق تلقی کرد که برای “هدفی مشخص” انجام شود، “ارزش” ایجاد کند و در راه ایجاد این ارزش، حتما “مهارت‌های فردی و تخصصی” تقویت شود.

how-to-deep-work
کار عمیق

به چه کارهایی می‌توان عمیق گفت؟

شاید در نگاه اول؛ فعالیت‌های روزانه بسیاری از افراد به ارزشی مشخص ختم شده و همیشه باعث تقویت شدن مهارت‌های مختلف‌شان شود. اما آیا می‌توان این کارها را کار عمیق تلقی کرد؟ در پاسخ به این سوال باید ویژگی دیگری را برای عمیق بودن کارها بیان کرد. ویژگی‌ای که در تعریف قبلی به وضوح بیان نشده ولی در آن نهفته است.
کار عمیق باید در “مدت زمان کوتاه‌تری” نسبت به زمان عادی آن انجام شود.
این نکته کلیدی است که تفاوت‌ اصلی بین کارهای معمولی و کار عمیق را مشخص می‌کند. اگر مدت زمان انجام کاری، یک هفته باشد و تقریبا همه افراد هم بتوانند آن کار را در این بازه انجام دهند، مطمئنا برچسب عمیق بودن را دریافت نمی‌کند. حالا اگر فرض کنیم شخصی همان کار را در طول سه روز انجام می‌دهد. آیا می‌توانیم آن را به عنوان یک کار عمیق قلمداد کنیم؟! این موضوع همان چیزی است که در تعریف کال نیوپورت به صورت پنهانی بیان شده است.

چگونه می‌توان از مفهوم «کار عمیق» استفاده کرد؟

 

کال نیوپرت معتقد است میزان اراده هر فرد پایین و محدود است. از نظر او اگر بخواهیم همیشه از قدرت اراده برای انجام کار عمیق استفاده کنیم، خیلی زود این نیرو به پایان خواهد رسید. به همین دلیل باید کار عمیق را به یک روتین روزانه و همیشگی تبدیل کنیم. با تمرین و تکرار برخی از عادات صحیح، می‌توان این فرآیند را سریع‌تر و ساده‌تر کرد. برای اینکار می‌توان از اصول زیر کمک گرفت:

dont-use-social-media
تاثیر استفاده از شبکه‌های اجتماعی در کار عمیق

به حداقل رساندن استفاده از شبکه‌های اجتماعی

بیشتر پیام‌رسان‌ها و شبکه‌های اجتماعی با شعار نزدیک کردن مردم و ارتباطات بهتر شکل گرفته‌اند. ولی در حال حاضر چیزی به جز سرگرم کردن و اتلاف وقت در آن‌ها دیده نمی‌شود. این در حالی است که الگوریتم‌های این برنامه‌ها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که با شناسایی و هدف قرار دادن علایق شخص افراد، آنها را به این اطلاعات تقریبا بی‌ارزش وابسته می‌کنند. کال نیوپورت یکی از عوامل موفقیت در رسیدن به کار عمیق را فاصله گرفتن از چنین شبکه‌های اجتماعی و پیام‌رسان‌ها می‌داند.

پیدا کردن شرایط ایده‌آل برای تمرکز بیشتر

تمرکز بالا یکی از عوامل کلیدی انجام کار عمیق است. تمرکز بالا معمولا به عواملی مانند مکان، زمان و حالت‌های روحی و جسمی فرد بستگی دارد. شرایط ایده‌ال تمرکز برای افراد مختلف، به شکل‌های متنوعی ایجاد می‌شوند. معمولا  یک الگوی مشخص برای ایجاد تمرکز در همه افراد وجود ندارد. با این حال هر فردی می‌تواند با انجام آزمون و خطاهای مختلف، مناسب‌ترین شرایط برای بالاتر رفتن تمرکز خود را پیدا کند. زمانی که به بالاترین سطح از تمرکز دست پیدا کنیم، راه رسیدن به کار عمیق بسیار هموار می‌شود.

تعریف کردن اهداف با مدت زمان مشخص

هنگام برنامه‌ریزی برای یک کار مشخص، همواره باید مدت زمان انجام آن را نیز مشخص کرد. زمانبندی در برنامه‌ریزی‌ یک اصل ثابت است اما برای انجام کار عمیق باید مدت زمان را به حداقل رساند. شاید در ابتدا، مشخص کردن زمان، کمی دشوار به نظر برسد اما با تکرار می‌توان به تخمین‌های دقیقی برای به انجام رساندن کارهای مختلف در زمانی کوتاه دست پیدا کرد.
در کتاب کار عمیق مثال جالبی برای استفاده از این تکنیک بیان شده است. جی کی رولینگ، نویسنده معروف و خالق آثار هری‌پاتر در اقدامی عجیب اما قابل تامل در یک هتل گران قیمت اتاقی رزرو می‌کند تا در آن مشغول نوشتن آخرین سری از کتاب‌های هری‌پاتر بشود. هزینه بالای این اتاق باعث شد تا جی کی رولینگ خود را مجبور کند تا هرچه سریع‌تر نوشتن کتاب را به پایان برساند. این محدودیت باعث شد که او به صورت عمیق بر روی نوشتن کتاب متمرکز شود تا بتواند با هزینه کمتری، داستان را به پایان برساند.

تعیین معیارهای قابل اندازه‌گیری

برای تشخیص میزان موفقیت در کار عمیق، همواره معیارهای قابل اندازی‌گیری نیاز است. این معیارها کمک می‌کنند تا در بازه‌های زمانی مختلف ‌بتوان میزان تسلط بر کار عمیق را تخمین زد. به طور مثال یک استاد دانشگاه می‌تواند معیار خود را تعداد مقاله‌های معتبر علمی ارائه شده در یک سال قرار دهد. کال نیوپرت مثال خوبی برای این نمونه است. او با استفاده از ایده کار عمیق توانست میزان مقالات منتشر شده خود در یک سال را نسبت به سال‌های قبل از آن، بیش از ۴ برابر افزایش دهد.

rest-for-deep-working
تاثیر استراحت کردن در کار عمیق

استراحت به موقع و کافی

کار عمیق، فرآیندی طاقت‌فرسا و خسته کننده است. هنگام انجام کار عمیق، مغز بالاترین بازدهی خود را دارد. این عملکرد باعث خستگی مغز خواهد شد. از سوی دیگر این خستگی ذهنی، خستگی جسم را نیز با خود به همراه می‌آورد. برای دستیابی مجدد به بالاترین میزان بازدهی در انجام کار عمیق، استراحت کافی و به موقع بسیار ضروری است. البته استراحت کردن صرفا به معنای خوابیدن نیست. هر کاری که باعث شود ذهن برای مدتی از کار عمیق فاصله بگیرد، به نوعی استراحت کردن محسوب می‌شود.

اهمیت دادن به سایر کارها در زمان مشخص

با تمام ویژگی‌های مثبت و کاربردهایی که مفهوم کار عمیق ارائه می‌کند، زندگی انسان نمی‌تواند به صورت شبانه‌روزی بر مبنای آن جلو رود. به همین خاطر باید برای کارهای دیگر نیز برنامه دقیق تنظیم کرده و برای رسیدگی به آنها زمان کافی در نظر گرفت. با استفاده از این برنامه‌ها در مدت زمانی مشخص، اطرافیان نیز از زمان‌های فراغت فرد مطلع شده و به او در رسیدن به تمرکز بالاتر کمک خواهند کرد. اختصاص زمان کافی به سایر کارها نیز نوعی استراحت محسوب می‌شود.

استمرار، شرط لازم و کافی برای موفقیت

از آنجایی که قدرت اراده انسان محدود است، ممکن است انجام کار عمیق پس از مدتی طاقت‌فرسا و سخت شود. با تبدیل کار عمیق به یکی از عادت‌های روزانه می‌توان از قدرت ناخودآگاه ذهن استفاده کرد و بدون اراده کارهای خود را به صورت عمیق انجام داد.
به زودی مطلب دیگری در مورد روش‌های انجام کار عمیق در بلاگ سایت بالونت ارائه خواهیم کرد که به کمک یکی از آنها می‌توانید دستاورد بهتری از کار عمیق داشته باشید.