انتقال سریع اطلاعات، یک نیاز مهم سازمانی
زمانی که از تبادل اطلاعات صحبت می‌شود، علاوه بر امنیت، سرعت نیز به عنوان یک پارامتر مهم مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. امروزه «ارتباطات سریع» به همان میزان اهمیت دارد که «ارتباطات سالم و صحیح» مهم است. تبادل اطلاعات چه جنبه شخصی داشته باشد و چه کاربرد حرفه‌ای، در تمام شئون زندگی ما اثر گذار است. در این میان پیام‌رسان‌ها توانسته‌اند خود را به عنوان ابزاری قدرتمند و پرطرفدار برای ارتباطات و انتقال اطلاعات معرفی کنند. در کنار پیام‌رسان‌های عمومی، نسل جدیدی از پیام‌رسان‌ها معروف به پیام‌رسان سازمانی در سازمان‌ها، ادارات و شرکت‌ها ایجاد شده است. با رشد سریع این نوع از پیام‌رسان‌ها، هر روز به تعداد کاربران آنها اضافه می‌شود. در این مقاله قصد داریم شناخت بیشتری نسبت به پیام‌رسان‌های سازمانی پیدا کنیم.
پیام‌رسان سازمانی چیست؟
به بیان ساده پیام‌رسان سازمانی را می‌توان بستری برای تعاملات در یک سازمان، شرکت و یا یک مجموعه دانست. تبادل اطلاعات، نظرات، اسناد و … بین کارمندان، کارفرمایان و مدیران یک نیاز اساسی در هر سازمان به حساب می‌آید. در هر دوره‌ای از زمان، این تبادل اطلاعات و انجام وظایف به روش و شیوه خاصی صورت گرفته است. در حال حاضر ایده بهره‌گیری از پیام‌رسان‌های سازمانی – به عنوان ساده‌ترین و سریع‌ترین روش ممکن – برای این ارتباطات مطرح شده است. سرعت و چابکی در کنار دسترس‌پذیری بالا که توسط یک پیام‌رسان درون سازمانی به وجود می‌آید، می‌تواند به یک سازمان در تصمیم‌گیری‌های سریع‌تر و به موقع یاری رساند.
«پیام‌رسان سازمانی» مفهومی برگرفته از دو عبارت Business Messenger و Enterprise Instant Messnger است. واژه “Instant” به معنای فوری و بدون وقفه، اشاره به «انتقال سریع اطلاعات» دارد. این ویژگی مهم بسیاری از سازمان‌ها را به استفاده از پیام‌رسان‌های سازمانی تشویق می‌کند.
کاربردها و مزایای پیام‌رسان‌های سازمانی
دستاوردهای یک مسنجر سازمانی برای هر مجموعه متفاوت است. این دستاوردها متناسب با امکانات هر پیام‌رسان و نیازهای یک سازمان می‌تواند کم یا گسترده باشد. برخی از این دستاوردها عبارتند از:
· افزایش سرعت ارتباطات درون و برون سازمانی
· چابکی در سازمان
· پویایی و نشاط
· کاهش هزینه‌ها
· تمرکز فعالیت‌ها در یک بستر یکپارچه و عدم نیاز به استفاده از چندین نرم‌افزار
· دسترسی به اطلاعات در همه زمان‌ها و مکان‌ها
· کاهش جلسات حضوری
· افزایش سرعت تصمیم‌گیری در سازمان
چرا استفاده از پیام‌رسان درون سازمانی برای سازمان‌ها اهمیت دارد؟
سوال مهمی که برای استفاده از پیام‌رسان‌های سازمانی وجود دارد، این است که آیا پیام‌رسان‌های عمومی و مرسوم، می‌توانند جایگزین پیام‌رسان‌های درون سازمانی باشند؟ اگر عملکرد آنها یکسان است، چرا باید از چنین پیام‌رسان‌هایی استفاده شود؟
در پاسخ به این سوال ۴ مزیت اصلی پیام‌رسان‌های سازمانی را می‌توان بیان کرد:
· پیام‌رسان‌های سازمانی می‌توانند الگوی “سلسله مراتبی” داشته و سطح دسترسی‌های مشخصی را برای افراد داخل و خارج از سازمان تعریف کنند. چنین قابلیتی یکی از اصلی‌ترین نیازها در سازمان‌ها، شرکت‌ها و ادارات مختلف محسوب می‌شود. این در حالی است که مسنجرهایی همچون تلگرام (Telegram) یا واتساپ (WhatsApp) فاقد چنین قابلیتی هستند.
· در پیام‌رسان‌های سازمانی، امنیت و حریم خصوصی دارای اهمیت بالایی است. مخصوصا در سازمان‌هایی که دستورالعمل‌ها و ملاحظات امنیتی ویژه‌ای بر آنها حکم‌فرماست. بیشتر این سازمان‌ها مایل هستند تا برنامه بر روی سرورهای داخلی خود میزبانی شود. این درخواست برای پیام‌رسان‌های عمومی غیر قابل اجراست و فقط پیام‌رسان‌های سازمانی می‌توانند پاسخگوی این نیاز باشند.
· حال و هوای پیام‌رسان‌های سازمانی، عموما رسمی است. این فضا باعث می‌شود تا کاربران بر روی کار و فعالیت خود متمرکز شوند. استفاده از پیام‌رسان‌های عمومی ممکن است فرد استفاده کننده را به فعالیت‌هایی غیر از وظایف شغلی‌اش سوق داده و راندمان کاری او را به شدت کاهش دهد.
· در برخی از پیام‌رسان‌های سازمانی امکان تعریف هویت سازمانی وجود دارد. این امکان کمک می‌کند تا یک سازمان بتواند بستری اختصاصی و با نام و هویت خود داشته باشد. بالونت که یک شبکه اجتماعی و پیام‌رسان سازمانی بومی است که از چنین قابلیتی پشتیبانی می‌کند.
بالونت، پیام‌رسان سازمانی با امکانات متنوع
بالونت اولین پیام‌رسان داخلی است که با ارائه امکانات متنوع در کنار قابلیت‌های پیام‌رسان‌های عمومی، توانسته است نمونه کاملی از یک مسنجر سازمانی باشد. بالونت با پوشش الزامات پیام‌رسان‌های سازمانی، تمام تلاش خود را به کار گرفته است تا بتواند به عنوان یک بستر امن و سریع، گام بلندی در جهت حرکت به سمت سازمان‌های نسل دوم (Enterprise 2.0) بردارد.
بالونت صرفا یک پیام‌رسان سازمانی نیست!
آیا بالونت صرفا یک پیام‌رسان درون سازمانی است؟ آیا می‌تواند کاربرد عمومی داشته و یا در یک تیم کوچک مورد استفاده قرار بگیرد؟
اپلیکیشن بالونت یک پیام‌رسان یا شبکه اجتماعی است که هم می‌تواند کاربرد سازمانی داشته و هم برای کارکردهای فردی و یا غیر سازمانی مورد استفاده قرار بگیرد. امکانات و قابلیت‌های کلیدی این برنامه برای هر فرد و تیمی قابل استفاده است.
فرقی نمی‌کند که شما از بالونت استفاده شخصی دارید، استارتاپ یا تیم خود را با آن مدیریت می‌کنید، برای فعالیت‌های آموزشی در آن عضو شده‌اید یا به عنوان یک مدیر قصد دارید تعاملات سازمانی خود را به بر روی بستر بالونت انجام دهید؛ در هر حالت بالونت به شکلی توسعه یافته است که هر فردی متناسب با نیازهای خود بتواند از ابزارها و قابلیت‌های برنامه استفاده کند.
برای دریافت و استفاده از پیام‌رسان درون سازمانی بالونت می‌توانید از لینک‌های زیر استفاده نمایید:
