خروجی مشخص؛ کلید اثربخشی در جلسات
«جلسه» مفهومی آشنا برای بیشتر افرادیست که در ادارات، شرکت‌ها و سازمان‌ها فعالیت می‌کنند. هدف از برگزاری جلسات، گردهمایی برای تصمیم‌گیری، بررسی، ارایه راه‌حل و اتفاق نظر در مورد موضوعی مشخص است. برای آن که بتوان به یک جلسه، برچسب اثربخشی چسباند، باید آن جلسه با یک «خروجی مشخص» همراه باشد. در غیر این صورت، جلسه مذکور دستاوردی به غیر از اتلاف وقت و هزینه در بر نخواهد داشت.
خوشبختانه مدیریت جلسه، دارای اصولی ساده و قابل اجراست. اگرچه در بیشتر سازمانهای دنیا، روال برگزاری جلسات از مسیر صحیح خود خارج شده است، اما میتوان با بهره‌گیری مجدد از این اصول ساده و برخی از نکات کاربردی، دوباره در مسیر صحیح مدیریت جلسات قرار گرفت.
در این مطلب از وبلاگ سایت بالونت، نکات مهم و کاربردی که به اثربخش شدن جلسات کمک می‌کنند، ارایه شده‌اند. با بهره‌گیری از این نکات و با پیروی از اصول مدیریت جلسه اثربخش، همواره جلسات پربارتری در سازمان‌ها برگزار خواهند شد.
مهم‌ترین اصول مدیریت و برگزاری جلسات کاری
۱- بررسی لزوم برگزاری جلسه
یکی از مهم‌ترین اصول برگزاری جلسات کاری که باید به آن توجه داشت، بررسی لزوم برگزاری جلسه مورد نظر است. در بیشتر ادارات، شرکت‌ها و سازمان‌ها؛ با ایجاد یک مسئله، سریعا همه به دنبال برگزاری یک جلسه برای حل آن هستند. این در حالی است که بیشتر این جلسات کاملا غیرضروری بوده و میتوان از راه‌های دیگری برای حل مسائل به وجود آماده استفاده کرد.
این نکته بسیار مهم و ضروری است که:
برگزاری جلسه، همیشه باید آخرین راه حل ممکن باشد.
این جمله نه تنها منکر اهمیت برگزاری جلسات اثربخش نیست، بلکه در تلاش است تمرکز اصلی بر روی جلساتی حفظ شود که برگزاری آنها، خروجی و نتایج مطلوبی در بر خواهد داشت. بنابر این باید پیش از برنامهریزی برای برگزاری یک جلسه، چندین بار اهمیت آن جلسه مورد بررسی قرار بگیرد. با جلوگیری از برگزاری جلسات غیر ضروری، از طرفی هم در هزینه‌های مالی و زمانی صرفه‌جویی شده است، و هم تمرکز افراد بر روی فعالیتهای فعلی‌شان افزایش می‌یابد.
۲- استفاده از ابزار مدیریت جلسه آنلاین
در عصری که برای بیشتر نیازهای روزمره، یک راه‌حل دیجیتالی ارایه شده است، چرا مدیریت جلسات از این دنیای کارآمد بی‌بهره باشد؟ مدت‌هاست که ابزارهای مدیریت جلسه آنلاین به شکل اپلیکیشن‌های موبایل، نرم‌افزارهای کامپیوتری و بر بستر وب، مورد استفاده قرار می‌گیرند. یکی از این ابزارهای آنلاین که مدیریت جلسات را کار ساده‌تری می‌کند، «سرویس مدیریت جلسه» یا همان «مخزن جلسه» بالونت است.
مخزن جلسه با ارایه قابلیت‌ها و امکانات مختلف، به دنبال ساده‌سازی فرآیند مدیریت جلسات است که در نهایت به اثربخشی بیشتر آنها نیز کمک می‌کند. از این سرویس میتوان برای ایجاد و مدیریت انواع جلسات حضوری و آنلاین استفاده کرد و در کنار آن از مزایای زیر نیز بهره‌مند شد:
• تعیین دستور جلسه و صورتجلسه
• تعیین اعضا جلسه
• اطلاع‌رسانی به اعضا جلسه از طریق تقویم و میزکار برنامه
• تعیین مدت زمان جلسه
• مشخص کردن زمان و مکان برگزاری جلسه
• ذخیر و تفکیک فایل‌ها و مستندات منتشر شده در جلسه
و…
برای آن که بیشتر با این ابزار و امکانات مختلف آن آشنا شوید، می‌توانید مقاله ابزار مدیریت جلسه آنلاین را مطالعه نمایید. ضمن اینکه از طریق لینک‌های زیر، امکان نصب و استفاده رایگان از پیام‌رسان بالونت را خواهید داشت:
۳- تعیین موضوع، اهداف و دستور جلسه
تعیین موضوع جلسه، تا حدی اهمیت دارد که پیش از برگزاری جلسه می‌تواند اثربخش بودن یا نبودن آن را مشخص کند!
بدیهی است زمانی که لزوم برگزاری یک جلسه مورد بررسی قرار می‌گیرد، موضوع آن نیز مشخص خواهد شد. نکته‌ای که به اثربخشی بیشتر جلسات در این مورد کمک می‌کند، شفافیت موضوع است. موضوع یک جلسه باید به قدری شفاف و واضح باشد که اعضا با دیدن آن، به سادگی بتوانند هدف از برگزاری آن جلسه را درک نمایند. در این رابطه، دستور جلسه نیز نقش بسیار مهمی را ایفا می‌کند.
همانطور که می‌دانید، دستور جلسه شامل موضوعاتی است که در جلسه مورد نظر، تمامی بحث‌ها حول آن شکل می‌گیرند. در دستور جلسه مواردی که قرار است در آن جلسه پیرامون آنها بحث و گفت‌وگو صورت بگیرد، به صورت تیتروار ذکر می‌گردند. این موارد پیش از جلسه و توسط متصدی آن، تهیه و دسته‌بندی میشوند. در کنار موضوع، دستور جلسه نیز می‌تواند هدف اصلی از برگزاری جلسه مذکور را با شفافیت بیشتری به اعضا منتقل کند.
یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های سرویس «مخزن جلسه» بالونت، امکان ایجاد دستور جلسات است. در این ابزار، پس از ایجاد یک جلسه، میتوان برای آن به تعداد دلخواه دستور جلسه ایجاد کرده و مدت زمان مورد نیاز برای بحث در مورد هر دستور جلسه را تعیین نمود.
۴- کاهش تعداد افراد شرکتکننده در جلسه
با شنیدن نام جلسه، معمولا یک میز بزرگ با تعداد زیادی از افراد در ذهن بیشتر ما تصویرسازی می‌شود. در واقعیت نیز بیشتر جلسات در سازمانهای مختلف، از همین تصویر پیروی می‌کنند. جلساتی طولانی با تعدادی زیای از کارکنان سازمان که حتی بودن یا نبودن‌شان، هیچ تاثیری بر خروجی جلسه نخواهد گذاشت. اما جلسات اثربخش، معمولا با تعداد افراد کمتری برگزار شده و از این مسئله استقبال می‌کنند.
کاهش تعداد افراد شرکتکننده از چند زاویه مختلف می‌تواند به اثربخشی جلسات کمک کند. از جمله:
ساده کردن مدیریت جلسه برای مدیر آن
مطمئنا هر چه تعداد افراد شرکتکننده در یک جلسه کمتر باشد، مدیریت آن از هر لحاظ کار ساده‌تری خواهد بود. به خصوص آن که تعداد اعضا بیشتر در یک جلسه، معمولا جلسه را با وقفه‌ها و حواس‌پرتی‌های بیشتری همراه می‌کند.
سهولت بیشتر در تصمیم‌گیری و جمع‌بندی
هر عضو حاضر در جلسه، نمایان‌گر یک طرز تفکر، سلیقه و نگرش است. همانطور که اشاره شد، جلسات اثربخش دارای خروجی‌های مشخص هستند. خروجی‌هایی که بر اساس تصمیم جمع و با اتفاق نظر آنها ایجاد میشوند. مطمئنا بیشتر شدن اعضا یک جلسه، فرآیند تصمیم‌گیری و توافق کردن بر سر موضوعات مطرح شده را، کار دشوارتری خواهد کرد. چرا که در چنین جلساتی، دبیر جلسه باید سلایق و طرز تفکرهای بیشتری را با یکدیگر هماهنگ کرده و یک رای واحد در نظر بگیرد.
۵- ایجاد آمادگی برای جلسه
یکی از بزرگترین اشتباهاتی که به اثربخشی جلسات لطمه می‌زند، ورود بدون آمادگی اعضا به جلسه است. به همین دلیل بخش قابل توجهی از زمان جلسه، برای آماده شدن افراد و قرار گرفتن آنها در مسیر بحث هدر خواهد رفت.
برای جلوگیری از بروز چنین مشکلاتی کافیست پیش از جلسه، موضوع و دستور جلسات آن در اختیار اعضا مربوطه قرار بگیرد. به کمک سرویس مدیریت جلسه بالونت، این کار به سادگی انجام می‌پذیرد. اعضا پس از ایجاد یک جلسه از آن مطلع شده و می‌توانند جزئیات آن را مشاهده نمایند.
اعضا جلسه موظف‌اند پیش از شروع جلسه:
• موضوع و دستور جلسات را با دقت بالا مورد بررسی قرار دهند.
• برای هر دستور جلسه، پیشنهادات خود را آماده کرده و مواردی که قرار است در مورد آن صحبت کنند را یادداشت نمایند.
• در صورت وجود نقاط ابهام و سردرگمی درباره یک موضوع، پیش از برگزاری جلسه با دبیر آن ارتباط برقرار کرده و ابهامات مربوطه را برطرف نمایند.
۶- کاهش مدت زمان جلسات
تعیین میزان زمان مورد نیاز برای یک جلسه، از بزرگترین چالش‌های مدیریت و برگزاری جلسات کاری اثربخش است. معمولا افراد باتجربه نیز نمی‌توانند با دقت بالا، مدت زمان مورد نیاز برای به نتیجه رسیدن یک جلسه را تخمین بزنند. با این حال نکته‌ای که باید به آن توجه گردد، کمینه کردن مدت زمان جلسات است.
با گذشت ۳۰ دقیقه از یک جلسه کاری، معمولا ذهن بیشتر افراد کم‌کم از موضوع جلسه فاصله گرفته و درگیر مسائل دیگری می‌شود. حتی اگر در آن ۳۰ دقیقه بحث به خوبی پیش رفته و همه افراد به خوبی با موضوع درگیر شده باشند. به همین خاطر ادامه دادن به چنین جلساتی و اصرار بیش از حد به نتیجه رساندن آنها، معمولا کار بیهوده‌ای است. به طور کلی با کوتاه کردن جلسات:
• افراد تمرکز بیشتری برای بحث کردن خواهند داشت.
• در وقت و هزینه‌ها صرفه‌جویی خواهد شد.
• سریع‌تر میتوان به اتفاق‌نظر و جمع‌بندی رسید.
• ماهیت کسل‌کننده جلسات از بین خواهد رفت.
• به مرور زمان، سرعت تصمیم‌گیری افراد بیشتر خواهد شد.
برای کوتاه کردن جلسات، باید به موارد دیگری نیز پایبند بود. یکی از این موارد، وقت‌شناسی و شروع جلسات در زمان مشخص شده است. ۱۰ دقیقه تاخیر توسط یکی از اعضا، می‌تواند اثربخشی یک جلسه را به طور کامل از بین ببرد. بنابراین برای کوتاه کردن جلسات، باید مطمئن شد که همه اعضا به خوبی وقت‌شناس بوده و به نظم جلسات پایبند هستند.
به کمک سرویس مخزن جلسه بالونت، میتوان زمان شروع و خاتمه، مدت زمان و مکان برگزاری جلسات را مشخص کرده و به اطلاع اعضا آن رساند. همانطور که گفته شد در این سرویس، امکان بخش‌بندی زمان جلسه به تفکیک هر دستور جلسه نیز، وجود دارد.
۷- پیگیری به کمک تدوین صورتجلسه و مصوبات
در پایان، اگر قرار است رعایت موارد پیشین نتیجه‌ای در بر داشته باشد، نباید از تدوین صورتجلسه و مصوبات غافل شد.
تمام بحث‌ها، تصمیم‌گیری‌ها و جمع‌بندی‌ها؛ در قالب مصوبات و اقدامات قابل پیگیری در صورتجلسه ذکر می‌گردند. در جلسات اثربخش، حتما قسمتی از زمان جلسه، به نگارش صورتجلسه اختصاص می‌یابد. در واقع نکته مهم این است که صورتجلسه، در پایان جلسه به دست اعضا برسد و در این مورد هیچ وقفه‌ای ایجاد نشود. این موضوع مزایای زیر را به همراه دارد:
• ساده‌سازی فرآیند پیگیری مصوبات تعیین شده
• ثبت تمامی اقداماتی که باید انجام شوند، برای جلوگیری از فراموش شدن آنها
• ایجاد شفافیت در وظایف محول شده و جلوگیری از ایجاد اختلاف بین اعضا
به این ترتیب مسئول پیگیری جلسه، در پایان، یک سند تدوین شده با عنوان صورتجلسه در اختیار خواهد داشت که می‌تواند با استناد به آن، وظایف و کارهای محول شده را پیگیری نماید.
سرویس مدیریت جلسه بالونت در این مورد نیز به کمک دبیر جلسه خواهد آمد. به کمک این سرویس میتوان صورتجلسه مورد نیاز را تدوین کرده و مصوبات را ثبت نمود. ضمن آن که با استفاده از سرویس دیگر برنامه یعنی «ابزار مدیریت پروژه آنلاین»، هر مصوبه را میتوان به شکل یک کار (Task) در پروژه‌های کاری خود ایجاد کرده و به اعضا مرتبط به آنها محول (Assign) نمود.
با خیال آسوده، جلسات حضوری و آنلاین را برگزاری و مدیریت نمایید
در این مطلب، ۷ نکته مهم و کاربردی برای مدیریت و برگزاری هرچه بهتر جلسات کاری ارائه شد. از این ۷ نکته میتوان هم برای مدیریت جلسات حضوری و هم برای مدیریت جلسات آنلاین استفاده نمود. اگرچه موارد دیگری می‌توانند به این لیست اضافه شده و آن را تکمیل کنند، اما به نظر می‌رسد استفاده از همین نکات، اثربخشی جلسات حضوری و آنلاین را به شکل قابل توجهی افزایش دهد.
