برنامهریزی: بیست؛ اجرا: صفر!
اگر بخواهیم منصفانه به زندگی شخصی خود نگاه کنیم، با برنامه‌ریزی‌های کوچک و بزرگ مختلفی روبه‌رو می‌شویم. از دفترچه یادداشت کارهای روزانه گرفته تا ابزارها و اپلیکیشن‌های مدیریت کارها؛ همه از برنامه‌ریزی‌های مختلفی که هرگز به نتیجه مشخصی ختم نشده‌اند، پُر شده است.
همه ما تاحدی به اهمیت برنامهریزی واقفیم که کتاب‌های مختلفی را در مورد آن مطالعه کرده‌ایم. کتاب‌هایی که هر کدام روشی را برای برنامهریزی پیشنهاد می‌دهند و نویسنده آن معتقد است با این روش حتما می‌توان به برنامهریزی خود پایبنده بوده و به اهداف خود جامع عمل پوشاند.
بیشتر بخوانید: دستیابی به اهداف به‌کمک روش هارادا!
پیروی از این کتاب‌ها و روش‌های مطرح شده در آنها نیز فقط تا مدت کوتاهی دوام می‌آورد و بعد از آن، دوباره به پله اول باز می‌گردیم. شاید بهتر است یک بار برای همیشه از خودمان بپرسیم: مشکل از چیست؟ ما به‌خوبی برنامهها را اجرا نکرده‌ایم یا مشکل از برنامه‌ریزی‌های انجام شده است؟
برای پاسخ به این سوال، باید به این نکته اشاره کرد که، موفقیت در اجرای یک برنامه به عوامل مختلفی بستگی دارد. اما «نحوه اجرا» و «کیفیت برنامه»، هر دو از مهم‌ترین عوامل در آن هستند. در ادامه این مطلب از وبلاگ سایت بالونت، با نکاتی آشنا خواهیم شد که کیفیت برنامه‌ریزی‌ها را بالاتر برده و باعث سهولت در اجرای آنها می‌شوند.
نکات مهم برای افزایش کیفیت برنامهریزی
تعیین شفاف هدف
هر فرد زمانی به برنامهریزی نیاز دارد که یک «هدف» مشخص داشته باشد. این هدف می‌تواند هر چیزی باشد. مانند:
• آماده‌شدن برای ازدواج تا دو سال آینده
• خرید لپ‌تاپ جدید با امکانات بیشتر
• یادگیری ۲ مهارت جدید در حوزه کاری
• یادگیری یک زبان جدید
• شرکت‌کردن در کنکور و ورود به دانشگاه
• کم‌کردن ۵ کیلوگرم وزن تا ۳ ماه آینده
و…
همه موارد گفته شده در بالا، از جنس «هدف» هستند. اهدافی که برای دستیابی به آنها، باید برای «مدتی مشخص» تعدادی «کار مشخص» را انجام داد. مثلا فردی که به‌دنبال لاغر شدن است، باید هر روز ورزش کند، به رژیم غذایی خود پایبند باشد و…
اما «دقیق» بودن اهداف، بحث دیگری است که بر کیفیت برنامه‌ریزی‌ها تاثیر چشم‌گیری دارد. مثلا اگر شخصی بگوید: «من می‌خوام یک زبان جدید یاد بگیرم.» هدف مبهمی برای خود در نظر گرفته است. او باید با سوالات زیر، هدف خود را کاملا شفاف و گویا کند:
• چه زبانی؟
• در چه مدت؟
• از چه ابزارهایی کمک بگیرم؟
• چگونه برنامهریزی روزانه کنم؟
و…
هرچه فرد به سوالات بیشتری پاسخ دهد، هدف شفاف‌تری برای خود ترسیم کرده است. در نتیجه بهتر می‌تواند برای دستیابی به آن هدف، برنامهریزی کند.
واضح بودن یک هدف، اگرچه مهم‌ترین ویژگی آن است، اما یک هدف خوب ویژگی‌های دیگری نیز دارد. به‌صورت کلی یک هدف باید SMART باشد! این SMART بودن یعنی:
S (Specific): کاملا شفاف و واضح باشد؛
M (Measurable): بتوان آن هدف را اندازه‌گیری کرد؛
A (Attainable-Acceptable): با توجه به شرایط، قابل دسترس باشد؛
R (Relevant-Realistic): با رسالت و اهداف عالی ما در تضاد نباشد؛
T (Time-bound-Timely): در یک بازه زمانی بتوان آن را به سرانجام رساند.
برنامهریزی سبک و متناسب
قبل از برنامهریزی برای دستیابی به هر هدف، یادآوری این نکته کاملا ضرویست که «سنگ بزرگ، نشانه نزدن است!».
هنگام برنامهریزی، هرگز نباید «عینک واقع‌بینی» از چشم‌تان برداشته شود. در غیر این‌صورت با حجمی از کارهای تلنبار شده روبه‌رو خواهید شد که خیلی زود شما را از رسیدن به هدف نهایی‌تان ناامید می‌کنند.
«تناسب داشتن» یکی از مهم‌ترین عوامل در افزایش کیفیت برنامهریزی است. این تناسب باید برای موارد مختلفی مانند مدت زمان روزانه شخص، قدرت جسمی و انرژی، شرایط روحی، ابزارها و… در نظر گرفته شود.
همه دوست دارند در طول روز ۱۲ ساعت مهارت‌های جدید یاد بگیرند، درس بخوانند، کار کنند و یا روی پروژه‌های شخصی خود متمرکز شوند؛ اما آیا چنین موضوعی در عمل شدنی است؟ مطمئنا برای همه افراد نه. هر کدام از ما ویژگی‌های جسمی، ذهنی، خانوادگی و… متفاوتی داریم که باید متناسب با آنها برنامهریزی کرد.
شاید بهترین راه‌حل، استفاده از برنامه‌ریزی‌های سبک، در ابتدای کار باشد. برنامه‌ای که با گام‌های کوچک‌تر شروع شده و به‌مرور سخت می‌شود. مثلا فردی که به دنبالِ لاغر شدن است، اگر از همان روز اول در برنامه خود ۱ ساعت دویدن در نظر بگیرد، حتی یک روز هم به آن برنامه پایبند نخواهد بود!
در حالی‌که همین فرد اگر با روزی ۱۰ دقیقه شروع کرده و هر هفته ۱۰ دقیقه دیگر به مدت زمان دویدن خود اضافه کند، به‌مرور زمان در مسیر موفقیت قرار گرفته و به هدف اصلی خود دست پیدا خواهد کرد.
انعطاف‌پذیری برنامه
اگر می‌خواهید به‌طور قطع به یک هدف دست پیدا نکنید، برای آن یک برنامه سخت‌گیرانه و غیر منعطف داشته باشید!
برنامه‌های غیر منعطف، از اصلی‌ترین عوامل عدم موفقیت در اجرای برنامهها هستند. برنامه‌هایی که با ساختاری خشک و سخت‌گیرانه، بیشتر فرد را برای دستیابی به اهدافش ناامید می‌کنند. مثلا برنامه‌هایی که در آن، حتما باید یک کار در زمانی مشخص انجام شود و اگر فرد حتی چند دقیقه تاخیر کند، از آن عقب افتاده و عملا آن کار را انجام نخواهد داد!
این برداشتی کاملا اشتباه است که یک برنامهریزی، باید با بالاترین نظم ممکن اجرا شود. هر کاری در ساعتی مشخص شروع شده و سر وقت به پایان برسد. نظم در هر کاری از جمله اجرای برنامه بسیار مفید است، اما نباید آن را ابزاری برای دشوار کردن برنامه یا بهانه‌ای برای اجرای نکردن آنها دانست.
از مواردی که به انعطاف‌پذیری بیشتر برنامهها کمک می‌کنند، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
• تعیین بازه زمانی برای اجرای یک کار، نه تعیین دقیق روز و ساعت!
• اختصاص‌دادن زمان‌هایی برای جبران کارهای انجام نشده در موعد مقرر
• در نظر گرفتن جایگزین برای کارها
• تغییر ترتیب و اولویت کارها در شرایط ضروری
و…
این موضوع کاملا طبیعی است که یک برنامه، به‌صورت کامل اجرا نشود. از طرفی تقریبا بعید است کسی بتواند، به یک برنامه به‌صورت مستمر و با بالاترین نظم ممکن، برای مدتی طولانی پایبند باشد! با دانستن این موارد، باید از شماتت خود دست کشیده و بر روی هدف اصلی تمرکز کرد.
برنامهریزی با تمام مزایایی که دارد، صرفا یک ابزار برای رسیدن به هدف است و نباید آن را بهانه‌ای برای ناامید شدن دانست. با هر بار عدم موفقیت در یک برنامه، می‌توان دوباره به آن بازگشت و یا حتی برنامه دیگری تدوین نمود.
اولویتبندی کارها
یکی دیگر از نکاتی که برای افزایش کیفیت انواع برنامه‌ریزی‌ها می‌توان به آن توجه کرد، اولویتبندی کارهاست. اما تعیین همین اولویت‌ها، خود یک چالش دیگر در این زمینه است. چطور می‌توان این اولویت‌ها را به خوبی تشخیص داد و آیا تشخیص اشتباه، پیامدهای غیر قابل جبرانی به دنبال دارد؟
برای اولویتبندی کارها، می‌توان از روش‌های مختلفی استفاده نمود. یکی از محبوب‌ترین روش‌های تعیین اولویت کارها، استفاده از ماتریس آیزنهاور (Eisenhower) است. این ماتریس را میتوانید در شکل زیر مشاهده کنید:
این ماتریس کمک میکند، کارهای مهم و فوری، جایگاه مهم‌تری در برنامهریزی شخص داشته باشند. پس از آن می‌توان به وظایف مهم و غیر فوری اهمیت داد. در ادامه نیز سایر کارها قرار گرفته و به‌ترتیب انجام می‌شوند. از دیگر کاربردهای این ماتریس ، شناسایی و حذف فوری کارهای غیر ضروری است.
اما اولویتبندی کارها، چه کمکی به کیفیت برنامهریزی میکند؟
اولویتبندی از چند نظر می‌تواند به بهبود یک برنامهریزی کمک کند. برخی از این موارد عبارتند از:
کمک به کاهش زمان دستیابی به اهداف (به‌دلیل حذف کارهای غیر ضروری و اهمیت دادن به کارهای مهم‌تر)
افزایش تمرکز در اجرای برنامهریزی (به‌دلیل حذف کارهای غیر ضروری)
استفاده حداکثری از برنامه ( به‌دلیل آن‌که در صورت تکمیل نشدن برنامه، حداقل مهم‌ترین کارهای آن انجام شده‌اند.)
و…
ارزیابی مستمر برنامه
همیشه نباید انگشت اتهام، به سمت خود ما باشد! در برنامهریزی نیز گاهی خود برنامه متهم اصلی است!
یک برنامهریزی، باید در زمان اجرا، بارها و بارها ارزیابی شود. در اینجا ارزیابی خود برنامهریزی مهم است؛ نه ارزیابی کارهای اجرا شده در آن! این خود برنامهریزی است که باید نسبت به کیفیت خودش پاسخگو باشد.
یک برنامه خوب حتما در طول اجرا بارها و بارها دستخوش تغییر خواهد شد. این تغییرات کاملا غیر قابل اجتناب هستند. ممکن است یک برنامه پس از یک ماه اجرا، کیفیت خود را از دست داده و نیازمند بروزرسانی باشد. یا ممکن است یک برنامه در شرایط قبل مفید بوده ولی در حال حاضر کاملا مضر باشد!
همه این موارد اهمیت ارزیابی خودِ برنامه را یادآور می‌شوند. هر برنامه باید در بازه‌های زمانی مشخص (هفتگی، ماهانه، فصلی، سالانه و…) مورد تحلیل و بررسی قرار بگیرد. طول این بازه نیز، به نوع برنامه و هدفی که برای آن تعیین شده است بستگی دارد.
کمک‌گرفتن از دیگران
در اغلب اهداف، راهی که ما قصد پیموندن آن را داریم، پیش از ما کسانی با موفقیت گذرانده‌اند. این افراد نیز از برنامه‌های مشخصی برای این کار استفاده نموده‌اند. پس استفاده کردن از این برنامهها و کمک گرفتن از این افراد، کاملا منطقی و عقلانی به‌نظر می‌رسد.
این افراد با چالش‌های موجود در این مسیر دست و پنجه نرم کرده و مطمئنا تجارب ارزشمندی در اختیار دارند. استفاده از این تجربیات به افزایش کیفیت برنامهریزی دیگران نیز کمک میکند. مثلا کسی که رتبه برتر کنکور شده است، می‌تواند به داوطلبین کنکور در زمینه برنامهریزی و معرفی منابع آزمون، راهنمایی دهد.
استفاده از تجارب چنین افرادی، برای کسانی مناسب است که در ابتدای راه نمی‌توانند برای خود یک برنامهریزی متناسب و باکیفیت، تدوین کنند. به‌هرحال برنامهریزی کردن نیز یک تخصص است و باید با چم و خم آن آشنا بود.
اما نباید از این نکته مهم نیز غافل شد که همه مثل هم نیستند و راه موفقیت برای همه، به یک شکل طی نخواهد شد. به‌همین خاطر حتی اگر از تجربیات دیگران برای برنامهریزی استفاده می‌کنیم، باید آن برنامه را تا حد امکان برای خودمان شخصی‌سازی کنیم. با این کار احتمال رسیدن به موفقیت به‌کمک چنین برنامه‌ای، بسیار بالاتر خواهد رفت.
استفاده از ابزارهای جانبی برنامهریزی
برای دستیابی به موفقیت در هر زمینه‌ای، نقش ابزارهای غیر قابل انکار است. حتی برخی از ابزارها می‌توانند به کمک برنامهریزی تدوین شده آمده و کیفیت آن را به شکل قابل توجهی بهبود بخشند. البته نباید از این ابزارها، انتظار معجزه داشت، چرا که چنین ابزارهایی صرفا می‌توانند به ساختاربندی برنامه کرده و برای ارزیابی عملکرد از آنها کمک گرفت.
یکی از بهترین ابزارها برای برنامهریزی، استفاده از دفترهای بولت ژورنال (Bullet Journal) است. دفترهایی که می‌توان به‌کمک آنها اهداف خود را مشخص کرده و برای هر هدف، برنامهریزی کرد. این دفترها معمولا ساختار مشخصی ندارند و حتی ممکن است به حدی ساده باشند که خود فرد مجبور شود بیشتر قسمت‌های مورد نیاز خود را در آنها، طراحی کند. اما به هر حال، بولت ژورنال به ثبت کتبی برنامه کمک کرده و فرآیند اجرای برنامهها را تاحدودی بهبود می‌بخشد.
از دیگر ابزارهای مفید برای برنامهریزی، پلتفرم‌ها و اپلیکیشن‌های مدیریت کار (Task Manager) یا نرم‌افزارهای مدیریت پروژه هستند. این ابزارها بر خلاف بولت ژورنال‌ها، ماهیت دیجیتالی دارند و می‌توان با هر وسیله هوشمندی از آنها استفاده نمود.
سرویس مدیریت پروژه بالونت
اگرچه پیام‌رسان بالونت صرفا یک اپلیکیشن برنامهریزی نیست اما به سرویس‌های مختلفی از جمله فرم‌ساز، نظرسنجی‌ساز، تالار گفتگو، دفتر مالی و… مجهز شده است. یکی از مهم‌ترین و پرطرفدارترین سرویس‌های بالونت «پروژه» است. سرویسی که می‌توان از آن برای برنامهریزی استفاده نمود.
سرویس پروژه بالونت، یک ابزار مدیریت پروژه و کار است که از مدل محبوب کانبان استفاده میکند. کار با این ابزار بسیار ساده بوده و به‌راحتی می‌توان پس از تدوین یک برنامه، پروسه اجرا و ارزیابی آن را به کمک سرویس پروژه بالونت انجام داد.
برخی از ویژگی‌های این سرویس عبارتند از:
• کاملا رایگان با تعرفه اینترنت مصرفی نیم‌بها
• امکان استفاده اشتراکی از سرویس به‌همراه سایر دوستان
• محیط گرافیکی ساده و جذاب
• قابلیت تهیه خروجی از پروژه‌های در حال اجرا
و…
از طریق مطلب «نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین بالونت» میتوانید با این سرویس بیشتر آشنا شده و قابلیت‌های مختلف آن را مشاهده نمایید.
برنامهریزی به‌تنهایی جادو نمی‌کند!
در این مطلب با نکاتی برای افزایش کیفیت برنامه‌ریزی‌های شخصی بیشتر آشنا شدیم. نکاتی که تنها یکی حلقه‌های زنجیر دستیابی به اهداف هستند! برای رسیدن به اهداف و دستیابی به موفقیت‌های بیشتر به کمک برنامهریزی، این نکات بسیار مفید هستند، اما نباید فراموش کرد که مسیر پر پیچ و خم موفقیت، به موارد دیگری از جمله تلاش، پشتکار، صبر و امید نیز نیاز دارد.
