افزایش بهرهوری؛ از زوایای مختلف
بحث افزایش بهرهوری کارکنان را می‌توانیم از دو جهت بررسی کنیم. نخست عوامل انسانی و دوم عوامل محیطی. هرچند آن‌چه در این مقاله می‌خواهید، چکیده‌ای از روشهای افزایش بهرهوری کارکنان است.
بیشتر بخوانید: نقش رهبری در افزایش بهرهوری
بیشتر بخوانید: افزایش بهرهوری سازمانی
تاثیر عوامل انسانی بر افزایش بهرهوری کارکنان
پایه و اساس عوامل انسانی تاثیرگذاری بر افزایش بهرهوری کارکنان، دو چیز است. «آموزش» و «انگیزه». هرگاه این دو مورد مغفول بمانند، تقریبا بهرهوری به پایینترین سطح خود می‌رسد. پس با ما همراه شوید تا این دو موضوع مهم را بررسی کنیم.
برای آموزش کارکنان، برنامه ویژه‌ای تدارک دهید
در هر کسبوکار و سازمانی باید شرایطی فراهم شود که همه کارکنان خود را به یادگیری و بروزرسانی متعهد بدانند. در چنین شرایطی است که همگان به آموزش روی خوش نشان داده و با آغوش باز پذیرای چیزهای جدید هستند.
در اهمیت آموزش کارکنان همین نکته کفایت میکند که بگوییم، کسی‌که یاد نگیرد، قطعا کار با کیفیتی ارائه نمی‌کند. شبیه به یک فرد نابلد در آشپزی که ساعت‌ها در آشپزخانه مشغول کار می‌شود، مقدار زیادی مواد غذایی را هدر می‌دهد و در نهایت غذای بی‌کیفیتی می‌پزد.
حال برای بررسی دقیق‌تر می‌توانیم آموزش کارکنان را در سه حوزه مختلف (فارغ از روش اجرا) پیگیری کنیم:
الف) آموزش‌های تخصصی (مهارتهای سخت): مهارت‌هایی که به‌طور مستقیم به حیطه وظایف و نقش کارکنان ارتباط دارند. مثلا یک حسابدار لازم است با جدیدترین تغییرات در قوانین و آیین‌نامه‌های مالیاتی آشنا شود تا بتواند اسناد مالی را مطابق با آنها تنظیم کند، یک برنامه‌نویس باید جدیدترین تغییرات زبان‌های برنامه‌نویسی مورد استفاده خود را بشناسد و…
ب) آموزش‌های ویژه: هر کسبوکار و سازمان، متناسب با حوزه فعالیت و بازاری که در آن حضور دارد، لازم است آموزش‌های ویژه‌ای برای کارکنان خود تدارک ببیند. مثلا شرکتی که در حوزه فرش فعالیت میکند، باید سعی کند برای آشنایی تمام کارکنانش (تخصصی و غیرتخصصی) با شرایط بازار فرش، برنامه‌های آموزشی تدارک دهد. این آموزش‌ها به بهبود بینش کارکنان بسیار کمک میکند.
پ) آموزش‌های عمومی (مهارتهای نرم): مهارت‌هایی که عموما افراد برای فعالیت در محیط‌های حرفه‌ای کسبوکار لازم است فراگرفته و به آنها اهمیت دهند. مانند مهارتهای ارتباطی، مذاکره، حل مساله و غیره. معمولا سطح آموزش‌های عمومی متناسب با جایگاه افراد می‌تواند متغیر باشد. مثلا افراد تیم فروش لازم است مذاکره را در سطح متفاوت‌تری نسبت به افراد تیم فنی بیاموزند.
برای آموزش کارکنان از روش مناسب استفاده کنید
روشهای مختلفی برای آموزش کارکنان وجود دارد. از آموزش‌های مستقیم و سازمانی مانند برگزاری کارگاه و سمینار گرفته تا آموزش‌های تجربی و خودآموز. مثل زمانی‌که فردی را در موقعیت خاصی قرار می‌دهید تا با تجربه‌کردن، جستجو و مطالعه؛ آن‌چه را باید، فرا بگیرد.
حال کدام روش بهتر است؟ به موضوع آموزش بستگی دارد. ولی در همه این روش‌ها یک وجه مشترک وجود دارد. این‌که کارکنان هر چه می‌آموزند را با فاصله زمانی کوتاهی تجربه کنند. زیرا تقریبا ۷۰ درصد یادگیری به‌واسطه تجربه اتفاق می‌افتد.
مثلا هر چقدر شما درباره تکنیک‌های فروش و مذاکره برای تیم فروش آموزش و جلسه بگذارید؛ تا زمانی‌که آنها در مواجه مستقیم با مشتری قرار نگیرند، این آموزش‌ها در آنها نهادینه نخواهد شد.
معمولا در ابتدای هر مسیر آموزشی، شاهد یک افت محسوس در عملکرد افراد هستیم. اما اجازه دهید مرحله تطبیق‌پذیری به‌درستی طی شود؛ سپس با پیگیری‌ها، به‌مرور شاهد نتایج مثبت آموزش‌ها خواهید بود.
اجازه ندهید انگیزه کارکنان رو به افول برود
حفظ انگیزه مثل حمام و نظافت روزانه است. هرکس برای آن‌که بتواند در شرایط مختلف کاری، فعالیتی با بازده قابل قبول داشته باشد، باید از سطح خوبی از انگیزه برخوردار باشد. به‌طور کلی انگیزه از دو منبع اصلی سرچشمه می‌گیرد:
الف) منابع درونی: افراد به‌واسطه دغدغه‌ها و علایق شخصی انجام کاری را پیگیری می‌کنند. ما در اینجا با انگیزه‌های درونی روبرو هستیم. در چنین شرایطی معمولا منابع بیرونی انگیزه، تاثیر خاصی در عملکرد افراد ندارد.
مثلا برنامه‌نویسی را تصور کنید که علاقه‌مند به یادگیری زبان برنامه‌نویسی جدیدی است؛ در عین حال پروژه جدید شرکت نیز قرار است با همان زبان برنامه‌نویسی نوشته شود. این یک فرصت ویژه برای اوست تا بتواند علاقه‌اش را پیگیری کند. پس با جدیت و پشتکار بیشتری با تکیه بر انگیزه‌های درونی، این مسیر را طی میکند.
ب) منابع بیرونی: بخش مهمی از انگیزه افراد، به‌واسطه تعامل با محیط و افراد دیگر ایجاد می‌شود. به‌عبارتی ما به محرک‌های بیرونی انگیزه نیازمند هستیم. این محرک‌ها می‌تواند عوامل مالی و غیرمالی باشد. مثلا در ازای یک نتیجه مشخص، افراد پاداش مالی مثل افزایش حقوق و شبیه به آن دریافت کنند.
در مثالی دیگر، به شرط به‌ثمررسیدن یک پروژه، فرد بتواند ارتقا کاری گرفته یا در برابر سایر همکاران به‌روشی مناسب تشویق شود.
البته گاهی ما می‌توانیم از انگیزه‌های منفی هم استفاده کنیم. مثل نظام جریمه که افراد در صورت نرسیدن به حد نصابی از بهرهوری، مشمول جرایمی شوند. البته این روش برای همه مناسب نیست و تجربه نشان داده نظام جریمه، برای برخی افراد استرس‌ها و تنش‌هایی ایجاد میکند که خود عاملی برای کاهش بهرهوری است.
تاثیر عوامل محیطی بر افزایش بهرهوری کارکنان
قبل از آن‌که مبحث این بخش را بشکافیم، به یک نکته بسیار مهم که برگرفته از پژوهش‌های معتبر روانشناسی است، اشاره می‌کنیم. ما وقتی از بهرهوری کارکنان صحبت می‌کنیم، در اصل به‌دنبال تغییر رفتار آنها به سوی کاهش هزینه‌ها و افزایش بازدهی هستیم.
در چنین حالتی باید بدانیم منشاء رفتارهای انسانی چیست؟ پژوهشگران چهار منبع برای انگیزه، عادت، اراده و شرایط محیطی را پاسخ این سوال می‌دانند.
در بین این موارد، تغییر شرایط محیطی ساده‌ترین و زودبازده‌ترین روش برای تغییر است. مثلا به‌جای این‌که تمرکزمان را بگذاریم تا به افراد درباره اهمیت بازیافت و روشهای آن توضیح دهیم، کافی است در یک مکان مناسب در محیط، سطلی برای جمع‌آوری موارد بازیافت بگذاریم و بالای آن بنویسیم چه اشیایی را در آن بریزیم.
خواه‌ناخواه از آن پس افراد مواد را بازیافت می‌کنند. زیرا در حالت اول، عوامل انگیزشی، عادت و اراده دخیل هستند. در واقع لازم نیست برای هر کاری آموزش ویژه‌ای برای کارکنان در نظر گرفت. گاهی یک تغییر محیطی کوچک، می‌تواند بسیار تاثیرگذار باشد.
عوامل محیطی موثر بر بهرهوری را میتوان در دو بخش دسته‌بندی کرد:
الف) موانع بهرهوری در محیط کار
ب) شتاب‌دهنده‌های بهرهوری در محیط کار
موانع بهرهوری در محیط کار را برطرف کنید
گاهی شناسایی و برطرف‌کردن موانع بهرهوری در محیط، خودش طی‌کردن بخش قابل توجهی از مسیر است. مثلا استفاده از صندلی‌های غیراستاندارد باعث می‌شود کارکنان حین کار به‌سرعت خسته شوند. یا فضای کاری بهخوبی تفکیک نشده است؛ به‌شکلی‌که فردی که حین کار به تمرکز زیادی نیاز دارد، در کنار کسی کار کند که به‌طور مرتب با تلفن صحبت میکند.
شناسایی مواردی شبیه به این‌ها و برطرف‌کردن‌شان، می‌تواند تا حدود زیادی در افزایش بهرهوری تاثیر مثبت بگذارد. در این زمینه بهتر است از خود کارکنان هم مشورت گرفته و نظرخواهی کنید.
اما در کل توجه به مواردی مانند دما و نور محیط، سروصدا، چیدمان فضای کاری، رنگ‌بندی، وسایل عمومی مثل میز و صندلی‌ها و… می‌تواند بخش قابل توجهی از گره‌های بهرهوری را نمایان کند.
شتاب‌دهنده‌های بهرهوری را در محیط کار وارد کنید
بعد از شناسایی موانع بهرهوری در محیط کار و برطرف کردن آنها، نوبت به آن می‌رسد تا طرحی نو را اجرا کنید. در این مرحله شما به روش‌ها و ایده‌هایی متناسب با نوع مجموعه و کسب‌وکارتان نیاز دارید.
برای این کار لازم است از مشورت مشاوران و نظرات تمام پرسنل بهره‌مند شوید تا ببینید چگونه می‌توانید فضای کار را به محیطی لذت‌بخش و پربازده برای کارکنان خود تبدیل کنید.
مثلا برخی شرکت‌ها بخشی را برای استراحت میان‌روز کارکنان در نظر گرفته‌اند تا افراد در صورت خستگی بتوانند چرت‌های کوتاهی زده و انرژی‌شان را بازیابی کنند. یا فضاهای اختصاصی برای برخی کارها در نظر می‌گیرند. مثلا اتاق‌های جلسه‌ای برای بارش فکری و طرح ایده‌ها، اتاق‌های سکوت برای فعالیت‌هایی که به تمرکز نیاز دارند و غیره.
بالونت چگونه می‌تواند به افزایش بهرهوری کارکنان کمک کند؟
آن‌چه در بالا به آن اشاره شد، بینشی کلی درباره افزایش بهرهوری کارکنان بود. اما یکی از گلوگاه‌های مهم و موثر در بهرهوری کارکنان، شیوه‌ها و ابزارهای ارتباطی بین آن‌هاست. به‌خصوص اگر کل یا بخشی از تیم‌تان به‌صورت دورکاری مشغول به فعالیت هستند.
درباره این بخش، پیام‌رسان و جعبه‌ابزار کاری بالونت، می‌تواند بستری یکپارچه را برای ارتباطات سازمانی در اختیار شما قرار دهد. استفاده از بالونت، هر نوع ارتباطی اعم از ارتباطات فردی-گروهی و نیز ارتباطاتی که به‌واسطه شکل‌گیری پروژه‌ها و فعالیت‌های کاری ایجاد می‌شود را پوشش داده و این فرآیند را تسهیل میکند.
از طرفی دیگر استفاده از یک پیام‌رسان ویژه یا اختصاصی برای تیم کاری یا مجموعه‌تان می‌تواند، به کارکنان کمک کند تا ارتباطات کاری‌شان را از روابط شخصی خود تفکیک کرده و با تمرکز بیشتری امور محوله را به سرانجام برسانند.
در حال حاضر تیم‌ها، شرکت‌ها و سازمان‌های مختلفی از خدمات سازمانی بالونت برای پیشبرد فعالیت‌های سازمانی‌شان کمک می‌گیرند. شما نیز می‌توانید با مطالعه مقاله «بالونت چیست؟» با این ابزار بیشتر آشنا شده و از طریق لینک‌های زیر، از آن استفاده نمایید:
