مسئله؛ جزء جداییناپذیر زندگی!
زندگی بدون مسائل و مشکلات مختلف، عملا بیمعنا و غیر قابل تصور است. روزانه همه انسانها، در هر سنی، در هر جایگاهی و با هر طرز تفکری؛ با مسائل مختلفی روبهرو میشوند. مسائلی که چه بهسادگی «انتخاب لباس برای محل کار» یا بهپیچیدگی «انتخاب شغل آینده» باشند؛ ذهن ما بهصورت ناخودآگاه، بهدنبال حلکردن آنهاست.
حلکردن یک مسئله ممکن است کسری از ثانیه زمان بخواهد و حتی ممکن است سالها بهطول بیانجامد. در هر صورت، حل چنین مسئلههایی است که در نهایت به موضوعاتی مانند «موفقیت» معنا میبخشد. در واقع، هر جایگاهی که ما در حال حاضر کسب کردهایم، روزی مسئلهای بوده است که برای آن راهحلی ارائه و آن را پیادهسازی نمودهایم.
در این مطلب از وبلاگ سایت بالونت، ابتدا با مفهوم مهارت حل مسئله آشنا شده و سپس راهکارهایی برای تقویت آن، اشاره میکنیم.
مهارت حل مسئله (Problem Solving) چیست؟
در سادهترین تعریف میتوان مهارت حل مسئله را توانایی شخص برای تشخیص بهموقع یک مسئله، تعیین راهحل مربوطه و اجرای آن دانست. این مهارت یکی از مهمترین مهارتهای فردی است که میتوان از آن در زندگی شخصی و کاری استفاده نمود.
با وجود آنکه مهارت حل مسئله، برای همه افراد ضروریست، اما در موارد زیر اهمیت این مهارت کاملا مشهود است:
• مدیران تیمها، گروهها، شرکتها و سازمانها؛
• افراد سرپرست خانواده؛
• کارآفرینان و توسعهدهندگان کسبوکار؛
• افرادی که تجربه شکستهای متعدد دارند؛
• افرادی که در تصمیمگیری دچار مشکل هستند؛
و…
افرادی که دارای توانایی حل مسئله هستند، معمولا برخی دیگر از صفات و ویژگیها را در خود تقویت کرده به آنها توجه ویژهای دارند. برخی از این موارد عبارتند از:
• کار تیمی
• مسئولیتپذیری
• خلاقیت
• هوش هیجانی
• مهارت تصمیمگیری
• تفکر سیستمی
و…
موارد بالا ممکن است با هم اشتراکاتی داشته و یا مستلزم هم باشند. مثلا مهارت «تصمیمگیری» و «حل مسئله» در اغلب موارد در کنار هم آمده و حتی بسیاری، این دو را معادل هم میدانند. یا حتی ممکن است برخی، «مسئولیتپذیری» را یکی از ارکان «کار تیمی» بدانند. در هر صورت، موارد بالا در کنار تقویت مهارت حل مسئله، به افراد برای دستیابی به موفقیتهای شخصی و کاری، کمک قابل توجهی میکنند.
بیشتر بخوانید: روشهای افزایش مسئولیتپذیری شغلی!
روشهای تقویت مهارت حل مسئله
مشکلات را به چشم مسئله ببینید!
پیش از هر اقدام دیگری برای تقویت مهارت حل مسئله، باید این طرز تفکر در شخص ایجاد شود که هر مشکلی در واقع یک مسئله است! صرف نظر از اینکه آیا واقعا برای تمام مسائل راهحلی قابل اجرا و منطقی وجود دارد یا نه، استفاده از لفظ «مشکل» بهجای « مسئله»، برای ذهن بار معنایی منفی بههمراه دارد.
چراکه ذهن ما بهصورت ناخودآگاه به مفاهیم مشکل و مسئله آگاه بوده و به آنها واکنشهای مختلفی نشان میدهد. اگر همه مسائل به چشم یک مشکل دیده شوند، شخص ممکن است در همان ابتدا با اضطراب بیشتری با موضوع برخورد کرده و در نهایت نتواند راهحل مناسب آن را شناسایی و اجرا نماید.
شناسایی و تعریف دقیق مسئله
برای اهمیت این موضوع، شاید همین جمله کافی باشد که: فهمیدن صحیح صورتمسئله، نیمی از راهحل آن است!
افرادی که توانایی بالایی در حل مسئله دارند، بهخوبی میتوانند در اولین گام، ابتدا خود مسئله را شناسایی کنند. اگر مسئله بهخوبی تعریف و شناسایی نشده باشد، ارائه راهحل برای آن عملا کار بیهودهای خواهد بود. در نهایت بسیاری از افرادی که صورت مسئله را بهدرستی مشخص نمیکنند، پس از شکست در حل آن، تواناییها و مهارتهای خود را زیر سوال میبرند.
از محبوبترین روشها برای تشخیص درست و دقیق صورتمسئله، استفاده از تکنیک ۵ W’s (5 Why’s) یا همان «پنج چرا» است. تکنیک سادهای که با مثال زیر بهخوبی میتوان به مفهوم آن پی برد.
یک مثال ساده از تکنیک ۵ چرا؟
فرض کنید فردی در کار تیمی خود دچار مشکل شده و نمیتواند مانند سایر همکاران خود، بهرهوری قابل قبولی ارائه نماید. اون این مسئله را با در نظر گرفتن یک سوال ساده و ارائه پاسخ برای آن شروع میکند:
سوال ۱) چرا بهرهوری من به اندازه سایر همکارانم نیست؟
پاسخ: مهارت و تخصص کافی در حوزه کاری خود ندارم.
او سپس پاسخ سوال اول را، برای طراحی یک سوال دیگر بکار برده و برای آن پاسخی ارائه میکند:
سوال ۲) چرا در حوزه کاری خود، مهارت و تخصص کافی ندارم؟
پاسخ: بدلیل آنکه برای آموزش و یادگیری، زمانی اختصاص نمیدهم.
این پاسخ نیز، باعث ایجاد سوال بعدی و بههمین شکل، سوالات دیگر خواهد شد.
سوال ۳) چرا برای آموزش و یادگیری زمانی اختصاص نمیدهم؟
پاسخ: پس از اتمام کار روزانه، مابقی زمان خود را به استراحتکردن و انجام کارهای شخصی اختصاص میدهم. دیگر هیچ فرصتی برای یادگیری نخواهم داشت.
سوال ۴) چرا هیچ فرصتی برای یادگیری ندارم؟
پاسخ: در مدیریت زمان ضعف داشته و نمیتوانم از زمان خود، نهایت استفاده را ببرم.
سوال ۵) چرا نمیتوانم از زمان خود نهایت استفاده را ببرم؟
پاسخ: بدلیل آنکه بخش قابل توجهی از زمان خود را به کارهای غیر ضروری مانند: فعالیت در شبکههای اجتماعی، تلویزیون دیدن و… اختصاص میدهم.
راهحل نهایی: کاهش زمانهایی اختصاصیافته برای کارهای غیر ضروری و برنامهریزی برای یادگیری در زمانهای ایجاد شده.
در اکثر موارد شاید رسیدن به یک راهحل، به این سادگی و صرفا با طرح چندین سوال میسر نباشد. یا حتی شاید تصمیم گرفته شده، بهترین راهحل موجود نبوده باشد. چیزی که اینجا اهمیت دارد، توانایی فرد برای طرحریزی سوالات مختلف و ارائه پاسخ به آنهاست. مواردی که در نهایت میتوانند به تصمیمگیری نهایی او کمک قابل توجهی بکنند.
سادهسازی مسئله
تقریبا بیشتر مسائل دو حالت بیشتر ندارد:
• یا ساده هستند؛
• یا پیچیده هستند که میتوان آن را به مسائل کوچکتری شکسته و سادهسازی کرد!
زمانی که با مسائل سادهتر روبهرو میشویم، در تشخیص و ارائه راهحل، چالشهای کمتری خواهیم داشت. حتی اگر مجموعهای از کارهای سادهی تلنبار شده داشته باشیم. در واقع ما برای حلکردن مسائل سادهتر، اعتماد به نفس بیشتری داریم.
اما نکته دیگری که باید به آن توجه کرد، تشخیص سادگی یا پیچیدگی یک مسئله است. آیا بههمین سادگی میتوان میزان پیچیدگی یک مسئله را تشخیص داد؟ پاسخ به این سوال قطعا «منفی» خواهد بود.
بسیاری از افراد مسئلهای را ساده تصور میکنند و در هنگام حل آن، به میزان پیچیدگی آن پی میبرند. بسیاری دیگر نیز دقیقا با چالشی برعکس گروه قبل روبهرو میشوند. یعنی مسئلهای که ساده بوده است را بیش از حد پیچیده تصور کردهاند!
اگرچه این موضوع میتواند بهمیزان زیادی به تجربه افراد وابسته باشد، اما راهکارهایی نیز دارد که مورد بعدی، یکی از آنهاست.
ارزیابی و تحلیل راهحلها در زمان اجرا
میزان پیچیدگی برخی از مسائل را صرفا میتوان در زمان حل آنها تشخیص داد. این موضوع معمولا ارتباطی با راهحل در حال اجرا ندارد، اما راهحل مربوطه، میتواند در تشخیص بهتر کمک کند.
افرادی که توانایی حل مسئله بالایی دارند، هنگام اجرا و پیادهسازی یک راهحل، آن را در فواصل زمانی مختلف و در چندین نوبت، ارزیابی میکنند. این موضوع میتواند پیامدهای مثبت زیر را بههمراه داشته باشد:
• بازنگری در میزان پیچیدگی مسئله تعریف شده
• تشخیص بهموقع میزان کارآمدی راهحل در حال اجرا
• جلوگیری از خسارتهای مالی، زمانی و… پیش از تشدید آنها
• بهینهسازی راهحلِ در حال اجرا و پیادهسازی
و…
توجه به همه راهحلها
یکی از اصول مهم در تکنیک بارش یا طوفان فکری (Brain Storming)، اهمیت دادن به همه نظرات مطرح شده است؛ حتی اگر آن نظر بهظاهر غیر منطقی باشد. بسیاری از مسائل مهم نیز ممکن است با روشهایی حل شوند که در نگاه اول، غیر منطقی بهنظر میرسند.
فردی که بهدنبال افرایش مهارت حل مسئله است، باید هم به مشورتکردن و کمکگرفتن از دیگران اهمیت دهد و هم به تمام نظرات مطرح شده توجه کرده و برای هر کدام ارزش قائل شود. در نهایت او لیستی از راهحلهای مطرح شده تهیه خواهد کرد.
یکی از مهمترین مزایای این موضوع، تعیین راهحل نهایی با دقت بالا و تهیه لیستی از «راهحلهای جایگزین» است. از آنجایی که هر راهحلی میتواند در هنگام اجرا و پیادهسازی با مشکلاتی روبهرو شده و کارایی لازم را نداشته باشد، راهحلهای جایگزین میتوانند فرآیند انتخاب راهحل بعدی را سرعت بخشیده و از هزینههای مالی و زمانی جلوگیری کنند.
اهمیت به رویکرد اجرای مرحله به مرحله
از دیگر مواردی که میتواند به تقویت مهارت حل مسئله کمک کند، داشتن رویکردی مرحله به مرحله نسبت به حل مسائل است. همانطور که اشاره شد، مسائل میتوانند به بخشهای کوچکتر شکسته شوند که برای هر کدام نیز، راهحلی ارائه خواهد شد.
در هر مرحله یا فاز از حل مسئله نهایی، هر کدام از مسائل کوچکتر حل شده و فرد میتواند بازخورد دریافت کند. این بازخوردها باعث سهولت در تصمیمگیری برای ادامه مسیر، تشخیص نقاط ضعف و گلوگاهها (Bottleneck)، جلوگیری از تکرار اشتباهات و… میشوند.
کلینگری و جزئینگری در شرایط مورد نیاز
افراد توانمند در زمینه حل مسئله، بهخوبی میدانند در چه شرایطی باید تا چه سطح به مسائل موجود، کلی یا جزئی نگاه کنند. گاهی اوقات، پرداختن به جزئیات، آفت حل مسئله است و گاهی اوقات توجه نکردن به جزئیات، همه رشتهها را پنبه میکند.
اینکه در چه شرایطی باید چه نگاهی مسائل پیرامون داشت، تا حدود زیادی فرآیندی تجربی است. اما در اغلب موارد، برای حل یک مسئله، باید در بازههای زمانی مختلف بین این دو نگاه جابهجا شد. یعنی در قسمی از حل مسئله (عموما مراحل ابتدایی)، موارد بهصورت کلی در نظر گرفته شده و بهمرور زمان، جزئیات بیشتری نیز مورد توجه قرار بگیرند.
معمولا افراد باتجربهتر، هنگام گرهخوردن کارشان در زمان حل یک مسئله، دوباره به ابتدای مسیر بازگشته و سعی میکنند یک دید کلی از مسئله تعریف شده بدست آورند. چرا که در دل کار، ممکن است توجه زیاد به جزئیات، آنها را از مسئله نهایی دور کرده باشند.
حل مسئله تنها در عمل!
تمام موارد مطرحشده در این مطلب، میتوانند باعث تقویت مهارت حل مسئله شوند. اما در نهایت، برای تسلط بر این موارد باید هر کدام را در عمل و شرایط مختلف بکار برد. چراکه ممکن است برای حل یک مسئله یکسان در دو شرایط متفاوت، راهحلهای مختلفی مورد نیاز باشد.
