زمین کسب‌وکارتان را حاصل‌خیز کنید!
بهبود شیوه‌های مدیریتی، زیرساخت‌ها و ابزارها در کسبوکار، باعث تغییر محسوس بهرهوری می‌شود. شبیه به زمانی‌که یک کشاورز با تغییراتی به‌ظاهر ساده در شیوه‌های آبیاری و کشت و استفاده از ابزارهای مناسب، در فصل برداشت، محصولات بیشتر و با کیفیت‌تری درو می‌کند.
به‌عبارتی تعهد به بهبود مستمر در مدیریت هر مجموعه، توسعه پایدار و حاصلخیز‌کردن زمین آن را تضمین می‌کند. ما در مقاله‌ای جداگانه در سایت بالونت، چگونی ارتقا سطح رهبری در سازمان‌ها برای افزایش بهرهوری را شرح داده‌ایم.
بیشتر بخوانید: نقش رهبری در افزایش بهرهوری چیست؟
اما در این مقاله می‌خواهیم در سطحی متفاوت، وجوه مدیریتی – اجرایی و نقش آنها را در بهرهوری سازمانی بررسی کنیم. پس توجه شما را به نکات و راهکارهای ارائه شده در ادامه این مطلب، جلب می‌کنیم.
اهداف شفافی برای تیمها تعریف کنید
هر کسبوکار با توجه به ابعاد آن می‌تواند از تیم‌های مختلفی تشکیل شود؛ تیم‌های فروش، بازاریابی، فنی و غیره. طبیعتا هر تیم وظایف و نقش‌هایی دارد. ولی تا زمانی‌که اهداف کلان یک مجموعه به زیراهدافی خرد و کوتاه‌مدت برای هر تیم تقسیم نشود، شانس تحقق آن بسیار پایین می‌آید.
این اهداف باید برای تک‌تک اعضای تیمها، شفاف و کاملا گویا باشد. زیرا تیمها تا درک درستی از هدف‌شان نداشته باشند، نمی‌توانند برنامه مناسبی را برای تحقق آن، طراحی و اجرا کنند. در چنین شرایطی متاسفانه بهرهوری افراد و تیمها به‌شدت کاهش یافته، انرژی و زمان آنها هدر رفته و اصطلاحا هرز کار می‌کنند.
فرآیندهای مناسبی را برای فعالیت‌ها طراحی کنید
برای انجام پروژه‌های کاری، ما به مجموعه‌ای از افراد و ابزارها نیاز داریم. ولی اگر بین اجزای این مجموعه روابط و فرآیندهای دقیق و شفافی طراحی نشود، چرخ‌دنده‌های کسبوکار به‌خوبی باهم درگیر نشده و کار نمی‌کنند.
وجود فرآیندهای کاری مناسب، از دو جهت روی افزایش بهرهوری تاثیر مثبت می‌گذارد:
اول) افزایش شانس درست انجام‌دادن و به‌نتیجه‌رسیدن کارها
دوم) کاهش بلاتکلیفی کاری کارکنان
بیشتر بخوانید: طراحی فرآیندهای کاری
معیارهایی برای «ارزیابی عملکرد» تعیین کنید
تعیین سنجه‌های کلیدی (KPI) یا معیار ارزیابی عملکرد، توصیف کمّی از «کار قابل قبول» در مجموعه است. به‌عبارتی وقتی شما برای ارزیابی عملکرد کارکنان و کارها، معیارهای مناسب و شفافی تعیین می‌کنید، باعث می‌شوید همه افراد تفسیر تقریبا یکسانی از نتیجه درست کارها داشته باشند.
در نتیجه همه تلاش می‌کنند تا عملکردشان را متناسب با آن معیارها که در راستای اهداف سازمانی است، بهبود ببخشند. مثلا برای یک تیم پشتیبانی، یکی از سنجه‌های کلیدی می‌تواند میانگین زمان برای حل درخواست یا شکایت مشتریان باشد.
آن‌گاه تیم پشتیبانی همواره به‌دنبال راهکارهای بهینه‌تر و کم‌هزینه‌تری برای افزایش سرعت‌عمل پاسخگویی به مشتریان خواهد بود. به‌خصوص اگر بر پایه این سنجه، نظام پاداش و جریمه‌ای هم تعیین شود.
بودجه لازم را به مجموعه تزریق کنید
گرچه پول و بودجه شرط «کافی» برای به‌نتیجه‌رساندن کارها نیست؛ اما شرط «لازم» است. به‌قول معروف «بی‌مایه، فطیر است!». بودجه و سرمایه مناسب، موتور محرک برای پیشبرد پروژه‌های کاری خواهد بود.
به‌همین دلیل باید نظام مالی درستی برای مجموعه در نظر بگیرید تا بتوانید در زمان مناسب، بودجه و جریان نقدینگی موردنیاز پروژه‌ها را تامین کنید. در غیر اینصورت ممکن است کاری که می‌تواند در یک هفته به نتیجه برسد، به‌دلیل کمبود یا نبود بودجه، مدت‌ها به درازا کشیده شود.
به‌درستی تفویض اختیار کنید
واگذاری کارها و تفویض اختیار درست فعالیت‌ها به کارکنان و تعیین شفاف نقش آنها، می‌تواند در افزایش بهرهوری بسیار موثر باشد. در این کار باید به چند نکته مهم توجه کنید:
• فعالیت‌ها و کارهایی را به کارکنان واگذار کنید که همسویی بیشتری با هم داشته باشند. یعنی باعث پراکنده‌کاری نشود و کمک کند تا افراد روی نقش‌ها و وظایف مشخص و شفافی تمرکز کنند.
• بر کارها نظارت هوشمندانه داشته باشید. نه آن‌قدر روند نظارتی را سهل و آزاد بگیرید که باعث اهمال‌کاری شود و نه آن‌قدر نظارت را جزئی کنید که عملا قدرت و ابتکار عمل را از افراد بگیرد.
• به ویژگی‌های شخصیتی کارکنان و جایگاهی که در آن هستند، توجه ویژه‌ای داشته باشید. به عبارتی کارها را متناسب با توانمندی‌ها و تخصص‌ها واگذار کنید.
اطلاعات کافی و ورودی‌های مناسب را تامین کنید
سازوکارهایی را در سازمان‌تان ایجاد کنید که افراد برای انجام پروژه‌ها و ایفای نقش‌شان به اطلاعات کافی، مستندات لازم و به افراد موثر در درون یا بیرون سازمان در کمترین زمان دسترسی داشته باشند.
مثلا به هر کسی‌که اختیار تصمیم‌گیری در حیطه خاصی را داده‌اید، باید متناسب با آن به اطلاعاتی که نیاز دارد نیز دسترسی داشته باشد. نه این‌که برای دسترسی به آنها با دست‌اندازهای فراوان و غیرضروری روبرو شود.
همه چیز فقط پول نیست!
درست است که پول، ابزار قدرتمند مدیران کسب‌وکارها و سازمان‌ها برای افزایش انگیزه و وفاداری کارکنان به مجموعه است. اما همه‌چیز در پول خلاصه نمی‌شود. کارکنان به پاداش‌های غیرنقدی، توجه، کار معنادار، تحسین، محرک‌های انگیزشی و خلاصه به برخی عوامل غیرمالی نیاز دارند تا بهرهوری آنها افزایش پیدا کند.
از ابزارها و فناوری‌های مناسب استفاده کنید
هیچ چیز بدتر از نبود ابزار یا استفاده از ابزارهای ناکارآمد و قدیمی، سرعت و کیفیت کار را کاهش نمیدهد. مثلا کامپیوتر یک طراح گرافیک را در نظر بگیرید. اگر سخت‌افزار آن متناسب با کار طراح نباشد، طی روز ساعت‌های قابل توجهی از وقت و انرژی طراح صرف سروکله‌زدن با کامپیوتر می‌شود؛ و کاری‌که می‌تواند در یک ساعت انجام دهد، ممکن است تا چند ساعت به درازا بکشد.
پس در نخستین گام، فهرستی از نیازمندیهای فنی/سختافزاری بخش‌های مختلف را تهیه کرده و به‌ترتیب اولویت آنها را برطرف نمایید. قطعا این کار در کوتاه‌مدت هزینه‌هایی را به مجموعه تحمیل می‌کند، اما اثرات مثبت آن را در بهمرور زمان شاهد خواهید بود.
فقط همین…؟!
تمام آن‌چه در این مقاله گفته شد، قطعا کل بحث افزایش بهرهوری سازمانی نیست. تعهد به بهبود مستمر و افزایش بهرهوری یک تفکر است که باید بتوانید ابتدا در تفکر و شیوه‌های مدیریتی خود تزریق کنید و سپس آن را در بین کارکنان نشر دهید.
به‌نظرتان همین حالا چگونه می‌توانید برنامه‌ای اجرا کنید که هر هفته یک گام کوچک در مسیر افزایش بهرهوری سازمانی‌تان بردارید؟
بالونت؛ ابزاری برای افزایش بهرهوری سازمانی
همان‌طور که گفته شد استفاده از ابزارهای کارآمد، یکی از پایه‌های مهم در افزایش بهرهوری سازمانی است. ارتباطات سازمانی، اگر به‌درستی مدیریت و بهینه‌سازی نشوند، یکی از گلوگاه‌های هدررفت انرژی و زمان سیستم خواهند بود.
بالونت یک جعبه‌ابزار کاری مفید را در بستر یک پیام‌رسان ارائه کرده است تا بسیاری از نیازهای تیم‌های کاری و مجموعه‌های بزرگ، به‌خصوص در حوزه ارتباطات سازمانی را برطرف کند. بالونت به امکاناتی نظیر ابزار مدیریت پروژه، فرم‌ساز، تالار گفتگو، مخزن جلسات، دفتر مالی و… مجهز است.
پیشنهاد می‌کنیم برای آشنایی بیشتر با بالونت، مقاله «بالونت چیست؟» را مطالعه کرده و از طریق لینک‌های زیر، این برنامه را به‌صورت کاملا رایگان دانلود و استفاده نمایید:
