کرونا؛ زمینه‌ساز یک فرهنگ کاری درست!
دورکاری مفهوم نسبتا جدیدی است که پس از شیوع ویروس کرونا، خیلی بیشتر از قبل مورد توجه قرار گرفت. پیش از این، دورکاری توسط برخی از شرکت‌ها، آن هم به‌شکل جسته گریخته مورد استفاده قرار گرفته بود. اما حالا تقریبا در بیشتر کشورهای دنیا، دورکاری به عنوان بخشی از فرهنگ کاری سازمان‌ها به‌حساب می‌آید.
در مورد مزایا و معایب دورکاری، بحث‌های مختلفی وجود دارد. عده‌ای طرفدار این روش و عده‌ای دیگر، منتقد سفت و سخت آن هستند. اما موضوعی که کاملا مشخص است، تفاوت‌هایی است که در میزان «بهرهوری» بین دورکاری و کار حضوری وجود دارد.
برای افزایش بهرهوری در دورکاری باید چه کارهایی انجام داد؟
برخی از اصول ساده و کاربردی می‌توانند بهرهوری را در دورکاری به‌شکل قابل توجهی افزایش دهند. نکته مهم در مورد این اصول، «استمرار» در استفاده از آنهاست. استفاده سینوسی از این اصول، نه تنها کمکی به افزایش بهرهوری نمی‌کند، بلکه می‌تواند تاثیری عکس در این موضوع داشته باشد.
در ادامه با برخی از مهم‌ترین اصول افزایش بهرهوری در دورکاری آشنا خواهیم شد.
ایجاد محیط کار اختصاصی
محیط منزل و به‌ویژه اتاق شخصی، در حالت عادی جایی برای استراحت کردن است. اگر قرار است از این محیط، برای کار و فعالیت حرفه‌ای نیز استفاده شود، باید تغییراتی در آن ایجاد کرد.
یکی از این شرایط، ایجاد محیطی اختصاصی برای کار کردن، در منزل است. به‌طور مثال میتوان بخشی از اتاق شخصی خود را به این کار اختصاص داده و محیطی ایجاد کرد که باحضور در آن، خود را در محیط کار تصور کنیم.
اگر بنابه‌دلایلی این امکان وجود ندارد، کار کردن در سایر محیط‌ها از جمله کتابخانه، کافه و… نیز می‌تواند یک پیشنهاد مناسب باشد. برخی از افراد کار کردن در کافه‌ها را یک ترفند مناسب برای افزایش بهرهوری در زمان دورکاری می‌دانند. چرا که در کافه باید کارهای خود را با سرعت بیشتری به‌اتمام رساند و همین محدودیت زمانی می‌تواند باعث افزایش سرعت و بهرهوری در دورکاری شود.
زمانبندی مناسب برای انجام دورکاری
عامل دیگری که بهرهوری در زمان دورکاری را تهدید میکند، زمانبندی نامناسب است. ساعت کاری کارکنان معمولا در زمان دورکاری، انعطاف‌پذیرتر از کار حضوری است. با وجود تمام مزایای این موضوع، عدم مدیریت زمان صحیح برای دورکاری می‌تواند مشکل‌ساز باشد.
بهترین راه‌حل برای مدیریت زمان در دورکاری، تعیین یک بازه زمانی برای کار کردن است. اگر این بازه زمانی دقیقا با زمانبندی کار حضوری یکسان باشد، نتایج بهتری حاصل می‌گردد؛ چرا که:
• افراد در این بازه زمانی، تجربه کار کردن را داشته و به آن عادت بیشتری دارند؛
• هماهنگی بین کارکنان ساده‌تر است؛ چرا که افراد همگی در این بازه در دسترس خواهند بود.
در صورتی‌که امکان تعیین بازه زمانی برای دورکاری وجود ندارد، راه‌حل بعدی انتخاب یک ساعت مشخص برای «اتمام کار» است. مثلا اگر کارکنان، خود را به اتمام کار روزانه حداکثر تا ساعت ۱۷ ملزم بدانند، تمام تلاش خود را برای این موضوع بکار خواهند گرفت. همین موضوع تاثیر قابل توجهی در افزایش بهرهوری در زمان دورکاری دارد.
هماهنگی با اعضای خانواده
انجام کارهای شخصی و روزانه در زمان دورکاری، تاحد بسیار زیادی تمرکز کاری و به‌ویژه بهرهوری را کاهش می‌دهد. اگر خانواده نیز برای این موضوع به اندازه کافی توجیه نشده باشند، این مشکل تشدید خواهد شد.
بهترین راه‌حل در این مورد، هماهنگی با اعضای خانواده در مورد دورکاری است. کارکنان می‌توانند زمان‌های کاری خود را به خانواده‌های خود اطلاع داده و از آنها بخواهند در این زمان، امکان کارِ با تمرکز را برای‌شان فراهم نمایند.
استفاده از ابزارهای مدیریت دورکاری
هرجا صحبتی از افزایش بهرهوری در میان باشد، نمی‌توان نقش ابزارها به‌خصوص ابزارهای دیجیتال را نادیده گرفت. برای دورکاری نیز ابزارهای کارآمد مختلفی توسعه یافته‌اند که معمولا با عنوان «ابزار دورکاری» یا «ابزار مدیریت دورکاری» شناخته می‌شوند. استفاده از این ابزارها با ایجاد یک نظم مشخص برای دورکاری، بهرهوری را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد.
پیامرسان سازمانی بالونت، یک ابزار دورکاری مناسب برای کسب‌وکارهای مختلف است. این ابزار، با سرویسهای مختلف خود، امکان مدیریت دورکاری را هم برای مدیران و هم برای کارکنان فراهم میکند. برخی از سرویسهای مخصوص بالونت برای مدیریت دورکاری عبارتند از:
پروژه: ابزاری برای مدیریت کارها و پروژه‌ها مانند ترلو (Trello)، جیرا (Jira) و…
مخزن جلسه: ابزار برنامهریزی و مدیریت جلسات کاری آنلاین یا حضوری
تماس صوتی و تصویری: سرویسی برای برقراری انواع جلسات صوتی و تصویری همانند گوگل‌میت (Google Meet)، اسکایپ (Skype) و…
کانال آموزش: برگزاری انواع آموزش‌های آنلاین برای کارکنان یا استفاده به‌عنوان یک پلتفرم آموزشی برای مدرسین
کانال آزمون: ابزاری مناسب برای طراحی و برگزاری آزمون‌های شغلی، استخدامی، تحصیلی و…
کانال نظرسنجی: سرویس طراحی و برگزاری نظرسنجی‌های آنلاین
سرویسهای گفتگو (چت، کانال و گروه): ابزارهای گفتگوی عمومی مانند سایر پیام‌رسان‌ها (تلگرام، واتساپ و…) برای برقراری ارتباط با همکاران
و…
برای آشنایی بیشتر با این سرویس‌ها می‌توانید مقاله ابزار دورکاری بالونت را مطالعه نمایید.
تنظیم خواب و استراحت روزانه
از دیگر عوامل تهدیدکننده بهرهوری در دورکاری، بی‌نظمی در خواب و عدم توجه به زمان استراحت‌های روزانه است. از آنجایی که معمولا دورکاری با انعطاف‌پذیری زمانی بیشتری همراه است، برخی از افراد در خواب و استراحت‌های روزانه خود دچار بی‌نظمی می‌شوند.
از رایج‌ترین بی‌نظمی‌ها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
• ساعت خواب و بیداری نامشخص
• خواب بیش از حد ظهر و بعد از ناهار
• استراحت‌های طولانی بین کارها
برای حل این مسئله نیز باید به یک بازه زمانی برای انجام کار و استراحت کردن پایبند بود. وجود این بازه زمانی باعث ایجاد نظم در انجام دورکاری شده و به‌دنبال آن موارد دیگری مانند خواب و استراحت‌های روزانه نیز بهینه می‌گردد.
بیشتر بخوانید: چگونه بهرهوری سازمانی را افزایش دهیم؟
هماهنگی با سایر همکاران
راه‌حل نهایی برای افزایش بهرهوری در زمان دورکاری، هماهنگی با سایر همکاران است. این موضوع به‌خصوص برای افرادی که توانایی خودمدیریتی پایین‌تری دارند، بسیار مناسب است. چراکه هماهنگی، افراد را ملزم میکند تا در بازه زمانی تعیین و هماهنگ‌شده با سایر همکاران، وظایف خود را به‌سرانجام برسانند.
یکی از رایج‌ترین مشکلات برای هماهنگی بین کارکنان در دورکاری، آماده نبودن پیش‌نیازهاست. به‌طور مثال دو شخص A و B برای انجام یک کار باهم هماهنگ نشده‌اند. شخص A برای انجام کار فعلی خود، نیازمند فایلی است که باید شخص B به او برساند. اما به‌دلیل آنکه شخص B در بازه دیگری از روز کارهای خود را انجام می‌دهد، این فایل هنوز آماده نشده است.
در این حالت شخص A باید منتظر آماده‌سازی فایل مورد نظر بوده و در این بازه عملا نمی‌تواند کار مفید دیگری انجام دهد. به مرور زمان چنین عدم هماهنگی‌های به‌ظاهر کوچک، تاثیرات بسیاری بدی بر بهرهوری خواهند داشت.
دورکاری؛ محبوب و آینده‌دار!
دورکاری تحولی بزرگ در زمینه فرهنگ کاری است. تحولی که تاثیرات مثبت آن هم به نفع کارکنان و هم به نفع سازمان‌هاست. روزبه‌روز به تعداد سازمان‌های علاقه‌مند به دورکاری، اضافه می‌شود. با نکاتی که در این مقاله ارائه شد، میتوان بهرهوری در دورکاری را نیز تا حد قابل قبولی افزایش داده و برخی از معایب آن را به حداقل رساند.
