سوپرمارکت‌ها، الگوی صنایع میلیارد دلاری می‌شوند!
سال‌ها پیش و زمانی که شرکت اتومبیل‌سازی تویوتا (TOYOTA) به دنبال راهکاری مطمئن برای مدیریت موجودی انبار و بهبود فرآیندهای تولید خود بود، چاره کار خود را در الگوبرداری از شیوه کار سوپرمارکت‌ها یافت. سوپرمارکت یکی از پیش پا افتاده‌ترین مکان‌هایی بود که عرضه و تقاضا به سادگی در آن مدیریت می‌شد. مشتریان، کالای مورد نیاز خود را از درون قفسه‌ها برداشته و خریدشان را انجام می‌دانند. از سوی دیگر، کالای مورد نیاز قفسه‌ها زمانی تامین می‌شد، که فضای خالی برای آن محصول فراهم شده بود.
تویوتا خیلی زود با الگوبرداری از سوپرمارکت‌ها، سیستم مدیریت عرضه و تقاضای خود را با نام کانبان (Kanban) ایجاد نمود. با پیروی از این روش، بهرهوری تمامی بخش‌های خط تولید تویوتا، به شکل چشم‌گیری افزایش یافت. مدل کانبان آنقدر سریع به نتیجه رسید که نه تنها صنعت خودروسازی بلکه سایر صنایع نیز به استفاده از آن ترغیب شدند.
از جمله این صنایع می‌توان به صنعت تولید نرم‌افزارهای کامپیوتری اشاره کرد. صنعتی که در زمینه مدیریت پروژه و پیش از ظهور کانبان، دشواری‌ها و کاستی‌های فراوانی را تجربه کرده بود. روش کانبان به سادگی با مدیریت پروژه «چابک» تطبیق پیدا کرد و گام جدیدی در عرصه مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری برداشت. در ادامه این مطلب، با روش مدیریت پروژه کانبان و مزایای مختلف آن بیشتر آشنا خواهیم شد.
کانبان چیست؟ کانبان به زبان ساده
کانبان (Kanban) لغتی ژاپنی است که از زادگاه خود به بیشتر زبان‌های دنیا راه پیدا کرد. تخته اعلان عمومی، کارت یا نشانه‌های بصری؛ به عنوان معادل این لغت مورد استفاده قرار می‌گیرند. کانبان را می‌توان یک ابزار، روش یا مدل دانست که می‌توان از آن برای پیاده‌سازی و اجرای «مدیریت پروژه چابک» استفاده کرد.
در ویدیو زیر که توسط استارز ساخته و توسط تیم بالونت ترجمه شده است، بیشتر با کانبان و مفاهیم آن آشنا می‌شویم:
کانبان از چه بخشهایی تشکیل میشود؟
برای آموزش کانبان باید دانست که این مدل، از سه بخش اصلی تشکیل شده است:
تخته (Board)
تخته کانبان ابزاری برای تجسم گردش کار و یکی از مولفه‌های اصلی روش کانبان است. از این تخته برای چسباندن برگه‌ها، برچسب‌ها و آهن‌رباها استفاده میشود. اگرچه در گذشته تخته کانبان فقط به شکل فیزیکی مورد استفاده قرار می‌گرفت، اما امروزه این مفهوم در نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، نیز پیاده‌سازی شده است.
ستون یا لیست (List)
تخته کانبان به ستون‌های مختلفی تقسیم‌بندی میشود که هر ستون، نشان‌دهنده یک وضعیت یا مرحله است. این ستون‌ها یا لیست‌ها دارای یک ترتیب مشخص بوده و هر کدام یک عنوان منحصر به فرد دارند.
متداول‌ترین و ساده‌ترین تقسیم‌بندی برای تخته کانبان، شامل ستون‌های برای انجام دادن (To DO)، در حال انجام یا پیشرفت (Doing یا In Progress) و انجام شده (Done) است. بسته به نوع پروژه و فرآیندهای آن، می‌توان ستون‌ها یا لیست‌های مختلفی ایجاد نمود.
کارت یا کار (Card)
کارت‌ها در روش کانبان، نمایش بصری کارها (Task) هستند. وضعیت کار موردنظر، محل قرارگیری کارت را در ستون‌های تخته کانبان مشخص می‌کند. اگر کاری در حال انجام باشد، در ستون Doing قرار گرفته و زمانی که کار به پایان رسید، به ستون Done انتقال می‌یابد.
در حقیقت، چرخه کار (Workflow) در روش کانبان، به کمک جابه‌جایی کارت‌ها بین ستون‌های مختلف انجام می‌پذیرد.
کارت‌ها حاوی اطلاعات ارزشمندی شامل عنوان کار، افراد مسئول آن، مهلت اتمام کار، خلاصه‌ای از وظایف مربوطه و… هستند. مشخصات کارت محدود به این موارد نیستند. در نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مبتنی بر کانبان (Kanban Based)، می‌توان اطلاعات دیگری نیز به کارت‌ها اضافه نمود.
مزایای روش مدیریت پروژه کانبان چیست؟
شاید مهم‌تر از پرسش «کانبان چیست»، دانستن مزایای این روش باشد. امروزه بسیاری از سازمان‌ها روش کانبان را برای دستیابی به چابکی بیشتر و نظم بخشیدن به فرآیندهای خود در پیش می‌گیرند. به بیان ساده‌تر، یک سیستم مبتنی بر کانبان کمک می‌کند تا به شکلی هوشمندانه، کارهای بیشتری در زمان کمتر انجام شود. مزایای دیگر این روش عبارتند از:
متمرکز شدن کارها در یک نقطه
ایده اصلی کانبان، تجسم هر کار یا فرآیند بر روی تخته است. به این ترتیب، تخته کانبان به یک مرکز اطلاعات تبدیل میشود که بر روی آن تمامی کارها و وضعیت فعلی آنها قابل مشاهده است. این روش شفافیت قابل توجهی را در مورد پروژه و وضعیت آن، برای مدیران به ارمغان می‌آورد.
مشخص کردن گلوگاهها در پروژه
گلوگاه (Bottleneck) قسمتی از پروژه است که در آن تراکم تعداد کارها افزایش یافته و بیشترین تاثیر را در کاهش خروجی و بهرهوری می‌گذارد. پس از ساخت یک تخته کانبان و پر کردن آن با کارت‌های مختلف، به سادگی شلوغ‌ترین ستون‌ها (مراحل) قابل مشاهده خواهند بود.
این موضوع به مدیران پروژه کمک می‌کند تا به صورت بصری و گویا، گلوگاه‌های موجود در گردش کار پروژه را پیدا کنند.
انعطافپذیری بالا
کانبان یک روش مدیریت پروژه انعطاف‌پذیر است که از آن می‌توان برای تمامی تیمها و بخش‌های سازمان از تیم تحقیق و توسعه (R&D) تا تیم منابع انسانی (HR)، استفاده کرد.
دلیل اصلی انعطافپذیری کانبان، احترام به وضعیت فعلی تیمها و سازمان‌هاست. روش کانبان نه تنها با «دگرگونی‌های سریع در کوتاه‌مدت» مخالف است، بلکه «تغییرات تدریجی» و «پیشرفت مداوم» را رسالت اصلی خود می‌داند.
تقویت همکاری و افزایش بهرهوری
یکی از مزایای اصلی کانبان، الزام تیمها به تمرکز روی کارهای فعلی خود، در محدوده زمانی مشخص شده است. این موضوع به لطف محدود کردن کارهای در حال انجام (Work In Progress) امکان‌پذیر می‌گردد.
محدود کردن کارها (WIP) باعث همکاری تیمها برای تکمیل سریع‌تر کارها شده و در پایان روز تاثیر بسزایی بر افزایش بهرهوری خواهد داشت. در همین راستا، عوامل ایجاد حواس‌پرتی از بین رفته و کل تیم، بر روی دسته مشخصی از کارها متمرکز می‌شوند.
انطباقپذیری بیشتر تیمها نسبت به تغییرات
بر خلاف روش‌های قدیمی‌تر، کانبان «پاسخگوییِ به موقع به تقاضای فعلی مشتریان» را دنبال می‌کند. این مسئله به تیمها کمک می‌کند تا با چابکی بیشتر، نسبت به تغییرات احتمالی، واکنش کمتری نشان داده و تمرکز خود را دائما بین اولویت‌های مختلف جابه‌جا کنند. البته روش اجرای کانبان نیز، به صورت مستقیم در این مورد تاثیرگذار است.
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مبتنی بر مدل کانبان
با توسعه تکنولوژی، مدل کانبان نیز به طور مستمر در حال بهبود و تکامل است. بهبود و تکاملی که امروزه منجر به ظهور تخته‌های دیجیتال کانبان (Digital Kanban board) در قالب نرم‌افزارهای کامپیوتری شده است. در حال حاضر تعداد قابل توجهی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و اپلیکیشن‌های تسک منیجر مانند ترلو (Trello)، اسلک (Slack)، فلاک (Flock) و.. از مدل کانبان استفاده می‌کنند.
در این بین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه داخلی نیز از مدل کانبان استفاده می‌کنند. یکی از این نمونه‌های داخلی، «پیام‌رسان سازمانی بالونت» است که در سرویس مدیریت پروژه خود، از روش کانبان بهره برده است.
ابزار مدیریت پروژه بالونت مبتنی بر کانبان
بالونت یک شبکه اجتماعی سازمانی و جعبه ابزاری مناسب برای کسب‌وکارها، تیمها و سازمان‌ها است. در این جعبه ابزار که بر بستر پیام‌رسان طراحی شده است، می‌توان به گزیده‌ای از سرویس‌های تیمی پرکاربرد از جمله ابزارهای ساخت فرم و نظرسنجی، ابزار مدیریت جلسه، سرویس‌های ساخت آزمون و ارائه محتوای آموزشی، سرویس مدیریت مالی شخصی و… اشاره کرد. در کنار سرویس‌های گفته شده، ابزار مدیریت پروژه و تسک منیجر بالونت نیز با پیروی از اصول کانبان، در اختیار کاربران قرار گرفته است.
با ساخت هر پروژه در بالونت، یک تخته کانبان ایجاد شده و بر اساس نیاز می‌توان لیست‌ها و کارت‌های مورد نظر خود را به آن اضافه نمود. به علاوه، این سرویس، امکانات و ویژگیهای زیر را نیز ارائه می‌کند:
• همیشه رایگان
• قابلیت اضافه کردن افراد مختلف به پروژه (به صورت نامحدود)
• تعیین ضرب‌العجل (Deadline) برای کارها
• امکان تعریف و استفاده از چک‌لیست در هر کارت
• قابلیت تعیین برچسب (Label) برای تفکیک کارت‌ها
• فیلترهای نمایش متنوع و کاربردی
• امکان ضمیمه کردن فایل‌ها و مستندات پروژه (بدون محدودیت حجمی)
• بستر گفت‌وگوی اختصاصی برای هر کارت
• محاسبه درصد پیشرفت پروژه
• رابط کاربری ساده
و…
برای آشنایی بیشتر با سرویس مدیریت پروژه بالونت می‌توانید مقاله «نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین» را مطالعه نمایید. برای دانلود و استفاده رایگان از بالونت نیز، لینک‌های زیر ارائه شده است:
