بیشترین استفاده از کمترین زمان
تفاوتی نمی‌کند دانش‌آموز باشید یا کارمند، مدیر باشید یا محققی که به دنبال اثبات یک نظریه علمی است. در هر صورت زمانی به اهداف‌تان نزدیک‌تر خواهید شد که برای رشد فردی خود، به اندازه کافی زمان صرف کنید. یکی از عوامل مهم در رشد فردی، مدیریت زمان است. مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا از مهلت ۲۴ ساعته خود در هر شبانه‌روز، به بهترین شکل ممکن استفاده کنید.
«تمرکز» یک عامل تعیین‌کننده و مهم برای بهره‌مندی بیشتر از زمان است. مفهومی ساده، قابل فهم و نام‌‌آشنا که همه افراد جویای موفقیت در ایده‌آل‌ترین حالت خود، دستیابی کامل به آن را تصور می‌کنند. اما در واقعیت، عوامل زیادی می‌توانند این تمرکز را بر هم زده و مانع رسیدن به آن شوند.
زمانی که تکنیک‌های «مدیریت زمان» و دستیابی به «تمرکز بالا» با یکدیگر ترکیب شوند:
• کمتر اما هوشمندانه‌تر کار می‌کنیم.
• اولویت‌بندی دقیق‌تری برای انجام دادن کارها خواهیم داشت.
• به زمان‌های استراحت خود اهمیت بیشتری می‌دهیم.
• بازخوردهای سریع‌تری دریافت می‌کنیم.
• احساس رضایت درونی‌مان افزایش می‌یابد.
و …
تکنیک پومودورو (Pomodoro Technique) شاه کلید این ماجراست که میتوان از آن به عنوان یک نقطه تلاقی برای دستیابی به مدیریت زمان و تمرکز بالا، استفاده نمود. در ادامه با این تکنیک، بیشتر آشنا شده و ویژگی‌های مختلف آن را بررسی می‌نماییم.
تکنیک پومودورو چیست؟
اگر زمان خود را مانند یک گوجه‌فرنگی تازه تصور کنیم، پومودورو تکه‌های مختلف این گوجه‌فرنگی خواهد بود. تکه‌هایی با وزن ۲۵ دقیقه که با شکاف‌های ۵ دقیقه‌ای از هم جدا شده‌اند!
تکنیک پومودورو ابداع شده توسط کسی است که همیشه مدیریت زمان و تمرکز را دو دغدغه اصلی خود می‌دانست. فرانچسکو چیریلو (Francesco Cirillo) که آن زمان دانشجو بود، با آزمون و خطاهای مکرر به این نتیجه دست یافت که تکه‌های زمانی ۲۵ دقیقه‌ای، بهترین حالت برای تقسیم‌بندی زمان است. او روش پومودورو را به ساده‌ترین شکل ممکن و فقط با ۴ اصل ابداع کرد:
• تقسیم زمان به بازه‌های ۲۵ دقیقه‌ای
• ۲۵ دقیقه فعالیت متمرکز در هر بازه زمانی
• ۵ دقیقه استراحت به ازای هر ۲۵ دقیقه فعالیت متمرکز
• یک استراحت بلند (۱۵ تا ۲۰ دقیقه‌ای) بعد از هر دوره کامل پومودورو (۴ بار انجام ۲۵-۵)
علاوه بر ۴ اصل ساده گفته شده، پومودورو به هیچ وسیله فیزیکی خاصی به جز کاغذ، قلم و زمان‌سنج (Timer) نیاز ندارد. این موضوع مهر تایید دیگری بر سادگی تکنیک پومودورو است.
در ویدیو زیر که توسط Time Management and Productivity تولید و توسط تیم بالونت ترجمه شده است، با بیانی ساده می‌فهمیم تکنیک پومودورو چیست و چه مزایایی دارد؟:
چرا تکنیک‌هایی مانند پومودورو اهمیت دارند؟
در یکی از مقالات وبلاگ بالونت با عنوان «کار عمیق چیست؟» مفهومی نسبتا جدید و کاربردی را مورد بررسی قرار دادیم. مفهومی که یک تنه در مقابل کار سخت (Hard Work) قرار می‌گیرد. در بسیاری از کتاب‌های موفقیت و رشد فردی، «کار سخت» به عنوان یکی از راهکارهای مهم معرفی می‌شود. برخی از نویسندگان، «بیشتر کار کردن» را عاملی سرنوشت‌ساز و بدیهی برای تغییر وضعیت کنونی و دستیابی به موفقیت می‌دانند. اما «کار عمیق» مفهومی متفاوت و البته متناقض را ارائه کرد.
در ایده کار عمیق، باید «زمان‌های مشخصی» را برای فعالیت با «حداکثر تمرکز» در نظر گرفت. این ایده و مفهوم ادعا می‌کند که هر شخص می‌تواند در طول روز زمانی بین ۴ الی ۶ ساعت را در بالاترین حد تمرکز خود سپری کند. بر اساس این ادعا، اهمیت هوشمندانه کار کردن، دوچندان می‌شود.
شاید با نگاه به بازه‌های کوتاه پومودورو به نظر برسد که این روش نه تنها کاربردی نیست، بلکه می‌تواند باعث کاهش زمان‌های کاری هم بشود. اما در حقیقت پومودورو کمک می‌کند تا فرد در بازه‌های ۲۵ دقیقه‌ای، نهایت تمرکز خود را به کار گیرد. تمرکزی که اگر نبود باعث چند برابر شدن زمان کار در حالت عادی می‌شد.
به همین علت است که در سال‌های اخیر از روش‌هایی مانند پومودورو که به جای کار بیشتر، بر فعالیتهای هوشمندانه تاکید می‌کنند، استقبال فراوانی شده است.
مزایای استفاده از تکنیک پومودورو
پومودورو در سراسر جهان، یک روش محبوب و شناخته شده برای زمان‌بندی است. محبوبیت این روش به علت مزایا و ویژگی‌های خاص آن است. این مزایا و ویژگی‌ها به شخص کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی هدفمندی داشته و از زمان‌های در اختیار خود بیشترین بهره را ببرد. از جمله این مزایا میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
• سادگی اجرا و کم‌هزینه بودن
• ساختاری مشخص، قابل فهم و انعطاف‌پذیر
• کمک به بهبود نظم و برنامه‌ریزی‌های شخصی
• افزایش تمرکز و کاهش عوامل حواس‌پرتی
• قابل استفاده برای بیشتر فعالیت‌ها (شغلی، آموزشی و …)
• افزایش خلاقیت و نوآوری
• افزایش بهره‌وری
• استفاده از حداقل زمان‌های آزاد
• کمک به تثبیت عادت‌ها و روال‌های روزانه
• افزایش اعتماد به نفس (به دلیل بازخوردهای مثبت سریع)
• جلوگیری از آسیب‌دیدگی‌های جسمی (به علت اهمیت به استراحت‌های منظم)
و…
معایب استفاده از تکنیک پومودورو
با وجود تمام ویژگی‌های ارزشمندی که بیان شد، پومودورو هم دارای معایب و نقاط ضعف مشخصی است. بیشتر این معایب در کوتاه مدت از بین رفته و قابل چشم‌پوشی هستند. اما یکی از این معایب را نمی‌توان به سادگی کنار گذاشته و نسبت به آن بی‌توجه بود:
«تکنیک پومودورو نمی‌تواند برای همه افراد مناسب باشد.»
همانطور که در مقاله «روش‌های زمان‌بندی کار عمیق» گفته شد، برای ذهن، تغییر وضعیت بین حالات متمرکز و غیرمتمرکز کار دشواری است. به بیانی ساده نمی‌توان به سرعت، تمرکز خود را از روی یک موضوع برداشته و به کار دیگری مشغول شد. این در حالی است که در تکنیک پومودورو، شخص مجبور است به صورت مستمر در بازه‌های زمانی کوتاه، بین حالات تمرکز و استراحت تغییر وضعیت دهد.
به همین خاطر و با توجه به قسمت‌های ۲۵ دقیقه‌ای در پومودورو، بخش قابل توجهی از هر پارت پومودورو، ذهن در حال تلاش برای رسیدن به تمرکزی است که تا چند دقیقه پیش به سختی به آن دست پیدا کرده بود! این مسئله به اندازه‌ای مهم است که حتی می‌تواند شخص را برای استفاده نکردن از تکنیک پومودورو مجاب کند.
اما با بررسی ۲ مورد زیر، واضح است که این عیب آشکار پومودورو نیز قابل حل شدن است:
• با تمرین و استمرار در تکنیک پومودورو، ذهن ورزیده می‌شود
به عبارت دیگر، مغز انسان آنقدر قدرتمند است که بتواند به مرور زمان چنین شرایطی را مدیریت کرده و با آن منطبق شود. به همین خاطر با تمرین کافی و تقویت قدرت تمرکز، میتوان با سهولت بیشتری بین حالات ذهنی مختلف تغییر وضعیت داد. این همان ویژگی مهمی است که در مقاله روش‌های زمان‌بندی کار عمیق، «روش زمان‌بندی روزنامه‌نگاری» را از سایر روش‌های گفته شده، متمایز می‌کرد.
• تکنیک پومودورو، به اندازه کافی انعطاف‌پذیر است
به نظر می‌رسد پافشاری و اصرار بر روی اعداد و تجویز یک نسخه یکسان برای همه، کار اشتباهی باشد. به همین علت میتوان تقسیم‌بندی‌های دیگری را برای خود در نظر گرفت تا بتوان ارتباط بیشتری با پومودورو برقرار نمود. یکی از محبوب‌ترین تقسیم‌بندی‌های دیگری که برای این تکنیک مورد استفاده قرار می‌گیرد، تقسیم‌بندی‌های ۴۵ دقیقه‌ای برای فعالیت در حالت متمرکز و ۱۵ دقیقه‌ای برای استراحت کردن است.
به نظر می‌رسد این نوع از تقسیم‌بندیِ زمانی، برای افرادی مناسب باشد که در فعالیتهای خود دیرتر به حالت تمرکز می‌رسند. البته میتوان با توجه به شناخت ذهن خود، تقسیم‌بندی‌های دیگری نیز در نظر گرفت. مسئله مهم در تکنیک پومودورو، پایبند بودن به «زمان‌های فعالیت» در عین احترام به «استراحت‌های مورد نیاز» است.
بهترین سایت‌ها و اپلیکیشن‌های پومودورو
در تکنیک پومودوروی کلاسیک و نسخه‌ای که از خود فرانچسکو چیریلو ارائه شده است، از یک جدول کاغذی با عنوان جدول پومودورو، برای برنامه‌ریزی و تقسیم‌بندی‌های زمانی استفاده می‌شود. این جدول کاغذی یک شمای کلی را از برنامه شخص، تقسیم‌بندی‌های زمانی، پومودوروهای انجام شده، میزان عملکرد و… به نمایش می‌گذارد.
با ظهور تکنولوژی‌های دیجیتال و افزایش استفاده از تلفن‌های همراه، نسخه‌های آنلاین و اپلیکیشن‌های پومودورو نیز پیاده‌سازی شدند. این اپلیکیشن‌ها ضمن راحت‌تر کردن استفاده از روش پومودورو، امکانات و قابلیت‌های دیگری نیز در اختیار کاربران می‌گذارند. به علاوه آنکه با استفاده از این ابزارهای دیجیتال دیگر به خرید ساعت پومودورو (تایمر پومودرو) نیازی نیست.
برخی از محبوب‌ترین سایت‌ها و اپلیکیشن‌های پومودورو عبارتند از:
• اپلیکیشن Forest (با رابط کاربری جذاب و منحصربه‌فرد)
• اپلیکیشن Focus To-Do
• اپلیکیشن KanbanFlow (یک اپلیکیشن کاربردی که مدل کانبان و تکنیک پومودورو را با هم ترکیب می‌کند.)
• اپلیکیشن Pomotodo
• اپلیکیشن لینوکس Pomodoro
• اپلیکیشن لینوکس ++Time
• اپلیکیشن موبایل و ویندوز PomoDoneApp (با قابلیت همگام‌سازی با سرویس‌های مدیریت پروژه مانند ترلو، آسانا و…)
• اپلیکیشن FocusList (برای iOS و مک)
• سایت پومودورو Tomato-Timer
• وبسایت Pomodoro-Tracker
• وبسایت Pomodor
• اپلیکیشن ClearFocus
• اپلیکیشن TimeDoser برای ویندوز (دارای افزونه برای مرورگر گوگل‌کروم)
• اپلیکیشن Clockwork Tomato
• اپلیکیشن Tomato Timer
• اپلیکیشن Focus Booster
• اپلیکیشن Marinara Timer (با قابلیت استفاده از تکنیک پومودورو به صورت تیمی و چند نفره)
• اپلیکیشن PomoDoneApp (دارای نسخه‌های اندروید، iOS، وب، لینوکس و مک)
• اپلیکیشن Pomello
بالونت؛ ابزار مکمل تکنیک پومودورو
حالا که به خوبی می‌دانیم پومودرو چیست باید گفت این تکنیک یا هر تکنیک دیگری را میتوان برای انجام فعالیتهای روزانه و تقسیم‌بندی زمانی، استفاده نمود، اما پیش از آن باید برنامه‌ریزی دقیقی برای فعالیتهای پیش رو انجام داد.
کارها و فعالیت‌هایی که باید برای آنها برنامه‌ریزی شود را میتوان با نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و تسک منیجرهای آنلاین مدیریت نمود. یکی از نمونه‌های داخلی نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و تسک منیجر، پیام‌رسان بالونت است.
شبکه اجتماعی سازمانی بالونت، یک بستر یکپارچه برای پاسخ‌دهی به نیازهای شخصی، تیمی و سازمانی است. مجموعه سرویس‌های این پیام‌رسان مانند سرویس مدیریت پروژه و تسک منیجر آنلاین، فرم‌ساز آنلاین، ابزار آزمون‌ساز، سرویس آموزش مجازی، ابزار مدیریت مالی شخصی آنلاین و… بخش قابل توجهی از نیازهای مربوطه را مرتفع می‌سازند.
بیشتر بخوانید: ابزار مدیریت پروژه آنلاین بالونت چه امکاناتی دارد؟
بالونت را میتوان یک ابزار مکمل خوب برای تکنیک پومودورو دانست. با استفاده از سرویس مدیریت کارهای بالونت، میتوان کارها و فعالیتهای خود را لیست، افراد مسئول آن را مشخص و برای انجام دادن آنها با استفاده از تکنیک پومودورو برنامه‌ریزی کرد.
برای دانلود برنامه مکمل تکنیک پومودورو (بالونت) می‌توانید از لینک‌های زیر استفاده نمایید:
