آشنایی اولیه با مدیریت چابک
پیش از این در مقاله مدیریت چابک درباره این چارچوب مدیریتی و ویژگی‌های آن صحبت کردیم. گفتیم استفاده از این روش برای پروژه‌هایی که نتیجه آن تا حدود زیادی ابهام دارد یا لازم است کارفرما و مالک محصول به‌طور پیوسته در جریان روند پیشرفت پروژه قرار بگیرند، بسیار مناسب است.
به‌عبارتی استفاده از روش مدیریت چابک در برخی پروژه‌ها به کاهش ریسک آنها کمک می‌کند و این امکان را فراهم می‌کند تا ارتباط موثر و سازنده‌تری با کارفرما داشته باشید.
همچنین توضیح دادیم سنگ‌بنای استفاده از این روش مدیریتی، آشنایی با الزامات تفکر چابک (Agile Thinking) است. پس پیشنهاد می‌کنیم برای درک بهتر مباحث این مقاله، حتما محتوای زیر را مطالعه کنید:
بیشتر بخوانید: مدیریت چابک چیست؟
تیم چابک چیست؟
در تعریف تیم چابک باید روی یک نکته بسیار بدیهی صحه بگذاریم؛ متخصصانی که با اصول تفکر چابک آشنایی داشته و پروژه‌هایی را بهکمک متدهای مختلف مدیریت چابک از جمله، اسکرام، کانبان، اسکرام‌بان و… به سرانجام می‌رسانند.
برای درک بهتر این موضوع و قرارگیری در مسیر صحیح تشکیل تیم چابک، در ادامه درباره سه مورد بسیار مهم زیر با شما صحبت می‌کنیم:
۱) ویژگی‌های تیم چابک
۲) نقشها در تیمهای چابک
۳) ابزارهای مدیریت تیمهای چابک
تیم چابک چه ویژگی‌هایی دارد؟
اگر می‌خواهید تیم چابکی تشکیل دهید یا تیم فعلی خود را برای پیاده‌سازی متدهای مدیریت چابک بهینه‌سازی کنید، لازم است پنج ویژگی مهم زیر را برای هر عضو تیم چابک بررسی نمایید.
۱) توانایی گفتگو و ارتباط موثر
تیمهای چابک به‌دلیل خودسازمان‌دهنده بودن، لازم است در ارتباط پیوسته‌ای با یکدیگر بوده و مسائل مختلف پروژه را با یک همکاری نزدیک، حل‌وفصل کنند. به این دلیل باید هر عضو تیم چابک توانایی برقراری ارتباط موثر را با سایر اعضای تیم داشته باشد.
یکی از پایه‌های ارتباط موثر، توان گفتگو با هم‌تیمی‌ها برای حل مسائل است. یعنی فرد بتواند تشخیص دهد مساله اصلی چیست و به‌جای پرداختن به حواشی غیرضروری، روی حل مساله متمرکز شود. معمولا وقتی مساله‌ای پیش می‌آید، افراد تیم به‌راحتی به‌یکدیگر می‌تازند و عملا بحث اصلی به‌حاشیه می‌رود!
از طرفی دیگر باید در تیم، فضایی ایجاد شود تا هر یک از اعضا بتوانند با کمترین ترس از قضاوت، نظرات خود را بیان کنند. به‌علاوه در صورت بروز مشکل، بدون نگرانی از سرزنش و تخریب سایرین، بتوانند درباره آن مشکل بحث کنند.
۲) گوش‌دادن فعال
گوش‌دادن فعال تنها به این معنا نیست که وقتی طرف مقابل در حال صحبت‌کردن است، ساکت باشید و وسط حرف‌هایش نپرید. احتمالا با این موقعیت روبرو شده‌اید که در زمان صحبت‌کردن شخصی دیگر، اگرچه شما سکوت کرده‌اید، اما در حال آماده‌کردن صحبت خود یا پاسخی هستید که بلافاصله پس از اتمام بحث طرف مقابل، آن را بیان کنید.
این با اصل «گوش‌دادن فعال» در مغایرت است. شنونده خوب بودن، یعنی تمرکز کافی روی صحبت‌های طرف مقابل و ایجاد فضایی که او بتواند به‌راحتی نظرات و خواسته‌هایش را بیان کند. سپس شما با تحلیل گفته‌های او، بتوانید پاسخی مناسب را ارائه کنید.
هر چقدر شما فعالانه‌تر بشنوید و بهکمک مهارت‌های ارتباطی خود سوالات بهتری طرح کنید، شانس به نتیجه‌رسیدن بحث‌ها بسیار افزایش می‌یابد.
بیشتر بخوانید: ۷ نکته برای مدیریت جلسات کاری
۳) غوطه‌وری در کار
غوطه‌وری را می‌توانیم به دو شکل بررسی کنیم. اول این‌که یک عضو تیم چابک بتواند در کار و پروژه‌ای که در آن مشارکت دارد، غرق شده و برای ارائه عملکردی بهتر، مهارت‌هایی که به آنها نیاز دارد را در سریع‌ترین زمان ممکن بیاموزد و بکار بگیرد.
از طرفی دیگر، اعضای تیمهای چابک به مفهوم «کار عمیق» در عمل پایبند هستند. یعنی در هنگام انجام مسئولیت، عوامل مزاحم و پارازیت‌ها را حذف می‌کنند تا بتوانند با بهره‌وری بیشتری وظایف محوله را پیش ببرند.
۴) برنامه‌ریزی و نتیجه‌گرایی
اعضای تیم چابک به برنامه‌ریزی مبتنی بر واقعیت بسیار معتقد هستند. این‌که دقیقا از لحاظ زمانی، لجستیک و نیروی انسانی چه ظرفیتی دارند و برای بکارگیری آنها با بیشترین بهره‌وری، چگونه باید برنامه‌ریزی کنند.
تیمهای چابک چه در بعد تیمی و چه فردی، درصد قابل توجهی از زمان‌شان را به برنامه‌ریزی اختصاص می‌دهند؛ شاید تا ۲۰ درصد!
اما وقتی برنامه‌ریزی به اتمام رسید و تصمیمات گرفته شد، فاصله تصمیم تا عمل آنها بسیار کوتاه است. ممکن است به اندازه وقتی‌که برای نوشیدن یک فنجان چای باید صرف شود.
این ویژگی از نتیجه‌گرایی تیمهای چابک ناشی می‌شود. آنها به ضرب‌المثل «به‌عمل کار برآید» معتقد هستند و تنها زمانی دست از کار می‌کشند که آن کار «تمام» شده باشد.
۵) تخصص‌گرایی و چند پتانسیلی‌بودن
ویژگی آخر اعضای تیم چابک، عمیق‌بودن هر یک از آنها در یک تخصص و حرفه و در عین‌حال توان، فعالیت در حوزه‌های دیگر -در حد قابل قبول- است.
مثلا در یک تیم تولید محتوا، فردی را در نظر بگیرید که در نویسندگی بسیار خبره است. اما در عین حال توانایی طراحی گرافیک یا ویرایش ویدیو را نیز در حد قابل قبولی دارد. اگرچه در آن دو مهارت، به‌اندازه نویسندگی عمیق نیست.
این ویژگی باعث می‌شود آن عضو، فرد بسیار مطمئن و قابل اتکایی در بحث نویسندگی باشد، اما در شرایط خاص می‌تواند از پس برخی دیگر از امور هم برآید. بر همین اساس کاری روی زمین نمی‌ماند!
بیشتر بخوانید: چگونه کارهای تیمی را مدیریت کنیم؟
ساختار و نقش‌های اصلی در تیم چابک
تیمهای چابک به‌دلیل تعداد کم و از طرفی جنس خاص پروژه‌هایی که انجام می‌دهند، ساختاری افقی و تقریبا مسطح دارند.
یعنی در تیمهای چابک بر خلاف تیمهای کاری سنتی، شاهد سلسله‌مراتب و روابط بروکراتیک نیستیم. صرفا نقشها براساس تقسیم مسئولیت و در قالب فرآیندهای کاری تعریف می‌شود. زیرا اصولا ما از یک «تیم» صحبت می‌کنیم نه یک ساختار کسب‌وکاری.
به‌عبارتی حتی فردی که به‌عنوان مدیر تیم انتخاب می‌شود، از لحاظ سِمت تیمی با سایرین تفاوتی ندارد. این مقوله را بیشتر باید از زاویه تقسیم وظایف نگاه کرد. به هر حال وقتی چند نفر گردهم جمع می‌شوند، یکی از آنها باید بین خود و سایر افراد تیم هماهنگی‌هایی ایجاد کند.
معمولا تعداد نفرات تیمهای چابک، بین ۳ تا ۹ نفر است. هر تیم از تعدادی کارشناس (Expert) و متخصص (Specialist) تشکیل شده که همگی زیر چتر مدیریت یک ارشد (Master) گرد هم آمده‌اند.
این تیم از طریق ارشد خود با مالک محصول (Product Owner) در ارتباط است. برخی مالک محصول را عضوی از تیم چابک می‌دانند و برخی دیگر خیر. اجازه دهید درباره این نقشها بیشتر توضیح دهیم تا مفهوم بهتر انتقال پیدا کند.
الف) مالک محصول
مالک محصول (PO) کسی است که به‌طور مستقیم در محصول، ذی‌نفع است. حال ممکن است خودش سرمایه‌گذار یا ایده‌پرداز اصلی باشد یا نماینده شرکت یا تیم ذی‌نفعی که تولید محصول را به تیم چابک سفارش داده است. این محصول تقریبا می‌تواند هر چیزی باشد؛ از یک نرم‌افزار یا سایت اینترنتی تا گجت یا یک محصول فناورانه.
گاهی نیز ممکن است یک تیم چابک، خود تصمیم به طراحی و توسعه محصولی بگیرد. در آن صورت یکی از افراد تیم به‌عنوان مالک محصول انتخاب می‌شود. مثلا این فرد می‌تواند ایده‌پرداز محصول باشد.
نقش مالک محصول، طراحی محصول و بررسی پیوسته روند توسعه آن مبتنی بر نیاز بازار و مشتریان است. به‌عبارتی مالک، روی وجوه بیزینسی و تجاری محصول متمرکز است.
ب) ارشد یا مدیر تیم چابک
ارشد یا مدیر تیم چابک در وهله اول وظیفه دارد نیازها و خواسته‌های مالک محصول را به اعضای تیم منتقل کند. سپس بر همین اساس، چرخه‌های کاری، زیرپروژه‌ها، شاخص‌های کلیدی (KPI) و هر آن‌چه برای به‌سرانجام‌رساندن پروژه نیاز است را با همکاری سایر اعضای تیم تعریف و دیده‌بانی کند.
از طرفی دیگر ارشد، مالکِ محصول را به‌طور پیوسته در جریان روند پیشرفت پروژه و چالش‌های آن قرار دهد تا مطمئن شود تیم در مسیر درستی برای رسیدن به نتیجه حرکت می‌کند.
اغلب مدیر تیم چابک را به اسکرام مستر (Scrum Master) نیز می‌شناسند. علت این است که در ابتدای شکل‌گیری مدیریت چابک، تنها متد مدیریت چابک اسکرام وجود داشت و این نقش به اسکرام مستر مشهور شد.
این نامگذاری، حتی با وجود ابداع متدهای دیگر مدیریت چابک نیز همچنان باقی ماند. به این معنا که ممکن است تیمی چابک از متد کانبان استفاده می‌کند، اما مدیر تیم را همچنان اسکرام مستر خطاب می‌کنند!
ج) کارشناسان و متخصصان
با توجه به هر پروژه لازم است کارشناسان و متخصصان خبره و متناسب با آن، که با متد مدیریت چابک آشنا هستند، برای پیشبرد پروژه انتخاب شوند. مثلا برای توسعه یک نرم‌افزار حسابداری ممکن است به یک متخصص برنامه‌نویسی، یک کارشناس تست محصول، یک متخصص طراح UI/UX و کارشناس حسابداری، نیاز باشد.
بیشتر بخوانید: مدیریت فرآیند چیست؟
تیمهای چابک به چه ابزارهای مدیریتی نیاز دارند؟
تیمهای چابک برای مدیریت پروژه‌های‌شان به سه نوع ابزار مهم نیاز دارند:
۱) ابزار ارتباطی (به‌خصوص برای مدیریت دورکاری)
۲) ابزار مدیریت پروژه
۳) ابزار مدیریت اسناد و جلسات
هم‌اکنون بیشتر تیمهای چابک نیازهای ارتباطی خود را از طریق پیام‌رسان‌ها و نرم‌افزارهای گفتگوی آنلاین رفع می‌کنند. برای طراحی و پیشبرد فرآیندهای کاری نیز ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین مختلفی وجود دارد. همچنین بهکمک سرویس‌های هاستینگ آنلاین، آرشیوسازی اسناد پروژه و جلسات نیز کار چندان دشواری نیست.
در سال‌های گذشته ابزارهای مختلفی برای مدیریت پروژه، مدیریت جلسات، بهبود ارتباطات سازمانی و… توسعه یافته‌اند. اما مشکل بزرگ این ابزارها، عدم یکپارچگی در ارائه خدمات به تیمهای چابک است. به‌طوری که بیشتر تیمهای چابک، مجبورند برای رفع نیازهای خود، از چندین ابزار و پلتفرم مختلف استفاده کنند.
بالونت ابزاری یکپارچه برای تیمهای چابک
در این میان، پیام‌رسان و جعبه‌ابزار کاری بالونت، توانسته بخش گسترده‌ای از نیازهای مدیریتی در تیمهای چابک را بر بستر یک پیام‌رسان یکپارچه، ارائه کند. به‌طوری‌که تمامی اعضای یک تیم، می‌توانند با نصب نسخه‌های موبایل و وب بالونت، بیشتر نیازهای مدیریتی خود را تنها در یک بستر رفع نمایند.
مجموعه سرویس‌های بالونت مانند مدیریت پروژه، مخزن جلسه، دفتر مالی، تالار گفتگو، کانال آموزش، فرم‌ساز و… می‌توانند بخش قابل قبولی از نیازهای هر تیم، به‌خصوص تیمهای چابک را مرتفع سازند.
هم‌اکنون تیمهای کاری متعددی از نسخه‌های عمومی و سازمانی بالونت برای پیشبرد فعالیت‌های مجموعه و تیم‌شان بهره می‌گیرند. شما نیز به کمک لینک‌های زیر می‌توانید، به‌صورت رایگان بالونت را دانلود کرده و به این خانواده بپیوندید:
