چابکی؛ از فرد تا تیم‌های کاری
وقتی از واژه «چابک» یا معادل‌های عامیانه آن مثل «زرنگ» و «فرز» استفاده می‌کنیم، یعنی تلفیق هوشمندانه‌ای از مهارت و سرعت که خروجی آن ارائه کاری با کیفیت خوب و شاید هم عالی است.
احتمالا شما هم با افرادی روبرو شده‌اید که وقتی کاری به آنها سپرده میشود، بلافاصله دست‌به‌کار شده و در کوتاه‌ترین زمان ممکن، کاری که از آنها انتظار داریم را با بهترین کیفیت تحویل می‌دهند.
اما چابکی تنها به دایره «فردی» محدود نمی‌شود و می‌توان «تیم چابک» هم داشت. تیمی که بتواند با انعطافپذیری بالا در زمانی کوتاه، بر مسائل مختلف یک پروژه فایق آمده و آن را با کیفیتی قابل قبول به نتیجه برساند.
پس در ادامه با ما همراه باشید تا ابتدا با «تفکر چابک (Agile Thinking)» آشنا شده و سپس درباره مدیریت چابک و چارچوب‌های مختلف آن، اطلاعات اولیه‌ای بدست بیاوریم.
تفکر چابک؛ زیربنایی برای اجرای مدیریت پروژه چابک
چابکی قبل از آنکه یک روش باشد، یک طرز تفکر است. به‌عبارتی هر فرد نمی‌تواند بدون درک این تفکر و بکارگیری آن، در اجرای روش مدیریتی چابک موفق باشد. در بحث تفکر چابک اصول مختلفی وجود دارد که در اینجا ۵ مورد از مهمترین آنها را بررسی می‌کنیم.
نتیجهگرایی، انعطافپذیری بالا، توان ارتباط موثر، سادگی و نظم و تمرکز؛ از مهمترین ویژگی‌های تفکر چابک هستند.
نتیجهگرایی: مجموعه‌ای از اقدام‌ها باید در زمانی کوتاه به نتیجه و خروجی ملموس و قابل ارائه ختم شود. مثلا در یک تیم برنامه‌نویسی، برطرف‌شدن یک باگ یا اضافه‌شدن یک ویژگی به نرم‌افزار همان نتیجه است. یعنی تمام تلاش تیم در یک یا چند روز کاری «باید» به برطرف‌شدن خطای کشف‌شده ختم شود. در غیر اینصورت تیم هنوز «کاری» انجام نداده است!
انعطافپذیری بالا: همه مسائل همان‌گونه که ما فکر می‌کنیم حل نمی‌شوند. گاهی در خلال کار باید مسیر حرکت ۱۸۰ درجه تغییر کند. در تفکر چابک این یک شلختگی و شاخه‌به‌شاخه شدن تعبیر نمی‌شود؛ بلکه انعطافپذیری برای دستیابی به نتیجه است. در تفکر چابک، روی یک روش و شیوه خاص برای انجام کارها نباید تعصب داشت.
توان ارتباط موثر: تفکر چابک به ما می‌گوید با هم‌تیمی‌ها، مشتریان و ذی‌نفعان پروژه باید بتوانید گفتگوهای موثر و البته پیوسته‌ای داشته باشید. یعنی هر گفتگو در نهایت به راه‌حل‌ها و تصمیمات واضح و مشخص ختم شود. هر چه میزان این ارتباطات بیشتر باشد، خروجی نهایی به سلیقه و مدل ذهنی مشتری نزدیک‌تر است.
سادگی: پیچیدگی، دشمن چابکی است. هر چیز اضافه و غیرضروری در مسیر انجام پروژه باید حذف شود. حتی اگر با پروژه کاری بزرگ و پیچیده‌ای روبرو هستید، باید بتوانید آن را به اجزایی کوچک و ساده تقسیم کنید تا قابلیت اجرا داشته باشد. چابکی، نتیجه توجه به سادگی است. سادگی در کار، طراحی، اجرا، گفتگو و…
نظم و تمرکز: افراد چابک در حین انجام کارها، تلاش می‌کنند با رعایت استانداردها و چارچوب‌ها، کارها را با نظم پیش ببرند تا بعد از رسیدن به نتیجه، خروجی کارهای‌شان بسیار شسته‌‌رفته باشد. از طرفی چون سرعت کار زیاد است، تمرکز حرف اول را می‌زند. تفکر چابک هیچ پارازیت اضافه‌ای را حین کار نمی‌پذیرد.
تعریف و خاستگاه مدیریت پروژه چابک
مدیریت پروژه چابک یا اجایل (Agile)، ترجمه عبارت Agile Project Management است که با نام کوتاه شده APM نیز شناخته میشود. در این روش مدیریتی، پروژههای بزرگ یا پیچیده، به بخشهای بسیار کوچک و قابل اجرا با یک خروجی مشخص و کارآمد و در بازههای زمانی کوتاه (کمتر از یک ماه) تقسیم میشود.
علت این امر، کاستن از ریسک هزینه و زمان اجرای پروژه است. این روش برای نخستین‌بار در تیم‌های برنامه‌نویسی اجرا شد. سال‌ها پیش یک تیم برنامه‌نویسی، ممکن بود به‌مدت یک سال یا حتی بیشتر روی طراحی نرم‌افزاری کار کند. اما وقتی به بازار عرضه می‌شد، ممکن بود کاربران از آن نرم‌افزار استقبالی نکنند یا حتی اصلا نیاز در بازار تغییر کند.
آن وقت ماه‌ها هزینه و زمان تیم از بین می‌رفت. اما تیم‌های برنامه‌نویسی به‌کمک مدیریت اجایل، سعی می‌کردند در زمانی مثلا در حد ۳۰ تا ۴۵ روز، نسخه اولیه و البته کارآمدی را به بازار یا مشتری خود تحویل دهند. اگر نتیجه قابل قبول بود که کار ادامه پیدا میکند و اگر نه که مسیر یا متوقف می‌شد یا جهت آن تغییر می‌کرد.
در حقیقت اگر قرار بود کار شکست بخورد، خسارت آن نهایتا یک ماه هزینه و زمان بود؛ نه بیشتر. بعدها این روش در سایر حوزه‌های کاری هم بکار گرفته شد.
کاربردهای مدیریت پروژه چابک
ممکن است این سوال برای‌تان مطرح شود که آیا مدیریت پروژه چابک، برای هر نوع پروژه و فعالیتی مناسب است؟ پاسخ منفی است. تجربه نشان داده استفاده از این روش مدیریتی در موارد زیر بسیار کارآمدتر خواهد بود:
الف) پروژه‌هایی که هیچ تجربه مشابهی از آن ندارین و احتمال بروز خطا و اشتباه در آن زیا است. پس با کمک روش مدیریت چابک، می‌توان ریسک‌های اجرای این پروژه را به حداقل رساند.
ب) در پروژه‌هایی که شما نیازمند ارتباط مداوم و مستمر با مشتری یا کارفرما هستید؛ به‌طوری‌که او باید به‌طور پیوسته در جریان روند اجرای پروژه و نتایج آن قرار بگیرد.
مزایا و محدودیت‌های مدیریت پروژه چابک
به‌طور کلی انعطافپذیری، تشخیص سریع نواقص و کشف راه‌حل‌ها، بهبود مستمر پروژه و تمرکز روی خواسته‌های اصلی مشتری یا کارفرما؛ از مهمترین مزایای مدیریت پروژه چابک است.
اما در مقابل اگر اهداف و خواسته‌های مشتری کاملا شفاف نباشند و اعضای تیم، افرادی بی‌تجربه و کم‌تخصص باشند، چالش‌های زیادی در مسیر تحقق پروژه ایجاد میشود. همچنین به‌دلیل سرعت بالای انجام کارها در این روش، برخی افراد توان تطبیق‌پذیری با این شرایط را ندارند.
معرفی متدهای مدیریت پروژه چابک
در طول زمان، روشهای مختلفی برای مدیریت پروژه چابک ابداع و توسط تیم‌های کاری بکار گرفته شدند. این روشها در مبنای فکری کاملا مشترک هستند، اما در شیوه‌های اجرا و تناسب با پروژههای مختلف، اختلافاتی با یکدیگر دارند.
متدهای اسکرام (Scrum)، کانبان (Kanban) و اسکرامبان (Scrumban) از رایج‌ترین متدهای مدیریت پروژه چابک است.
متد مدیریت پروژه اسکرام
این روش از همان ابتدا برای تیم‌های نرم‌افزاری ابداع شد. در اسکرام با ایجاد تمرکز و اولویت‌بندی کارها، می‌توان مسیر پروژه را بهتر و با کمترین خطا پیش برد. همچنین متد اسکرام سه قاعده اصلی دارد:
۱) خودسازماندهی: ممکن است در یک شرکت چند تیم اسکرام وجود داشته باشد. مهمترین ویژگی تیم‌های اسکرام، توان خودسازماندهی است. یعنی بدون آنکه منتظر یک عامل خارجی باشند، می‌توانند فرآیندها را در سریع‌ترین زمان تعریف و نواقص را به‌سرعت شناسایی و برطرف نمایند.
۲) چارچوب‌بندی زمان: در اسکرام برای اجرای هر سیکل کاری، محدودیت زمانی ویژه‌ای در نظر گرفته میشود. همه چیز باید در آن زمان که معمولا بیشتر از یک ماه نیست، به نتیجه برسد. به هر سیکل زمانی در اسکرام، یک اسپرینت (Sprint) گفته میشود.
۳) پیشرفت مداوم: اسکرام‌مستر یا کسی‌که مدیریت تیم اسکرام را برعهده دارد، همواره در تلاش برای بهبود فرآیندهای کاری، برطرف‌کردن موانع و مهیا‌کردن فضای کاری برای تیم اسکرام است.
متد مدیریت پروژه کانبان
کانبان یک سبک مدیریت پروژه‌ی فرآیندمحور است. در متد کانبان اغلب فرآیندها به‌صورت بصری و به کمک تخته کانبان، کارت‌هاو… برای کل اعضای تیم نمایش داده میشود و همه به نقش خود در پیشبرد پروژه واقف هستند.
در کانبان چگونگی طراحی فرآیند و تعریف شفاف نقش اعضای تیم و عملکرد درست آنها، در موفقیت پروژه بسیار تعیین‌کننده است.
بیشتر بخوانید: کانبان چیست؟
متد مدیریت پروژه اسکرامبان
اسکرامبان روشی تلفیقی از متد اسکرام و کانبان است. در این روش به‌کمک روش اسکرام، پروژه را ساختاربندی کرده و به‌بخش‌های کوچک تقسیم می‌کنیم و اهداف هر بخش و مرحله را تعیین می‌نماییم. سپس به‌کمک روش کانبان، بهینه‌ترین فرآیندها را برای هر بخش به‌صورت بصری تعریف می‌کنیم.
کدام متد مدیریت پروژه چابک، مناسب‌تر است؟
بیشترِ پروژههای بزرگ و پیچیده‌ای که می‌توان به‌کمک روش چابک مدیریت کرد را بهتر است از روش اسکرام استفاده کنیم. البته معمولا نفرات تیم‌های چابک از ۹ نفر فراتر نمی‌رود.
مثلا برای یک پروژه نرم‌افزاری که برای نخستین بار اجرا شده، چالش‌های فنی پیچیده‌ای داشته و حجم کارها نیز بسیار زیاد است؛ اسکرام گزینه مناسب‌تری خواهد بود.
اما اگر پروژه کوچک و فرآیندمحور است، بهتر است از کانبان کمک بگیریم. مثلا پروژههای تولید محتوا، طراحی سایت، بازاریابی اینترنتی و غیره.
از اسکرامبان هم معمولا برای پروژههای بزرگ و البته نه‌چندان پیچیده استفاده می‌کنیم. مثلا یک پرتال اینترنتی بزرگ را تصور کنید که به‌دلیل تجربیات قبلی، اجرای آن پروژه برای شما پیچیدگی زیادی ندارد. اما با حجم زیادی از فعالیت برای به سرانجام رساندن آن روبرو هستید. به‌کمک اسکرام، می‌توان این پروژه را به بخشهای کوچک‌تر شکسته و به‌کمک کانبان، فعالیت‌های آن بخش‌ها را به نتیجه رساند.
بیشتر بخوانید: مدیریت فرآیند چیست؟
بالونت؛ ابزاری برای مدیریت پروژه چابک
در اجرای پروژههای چابک دو عامل، نقشی کلیدی را بازی می‌کنند:
۱) ابزارهای مدیریت پروژه
۲) بسترهای ارتباطی تعاملی بین تیم‌ها
پیام‌رسان سازمانی بالونت مانند یک جعبه‌ابزار کاری، به‌عنوان یک بستر یکپارچه، می‌تواند برای هر دو عامل گفته شده، ایفای نقش کند.
شما می‌توانید از ابزارهایی مثل «پروژه» و «مخزن جلسه» برای مدیریت پروژههای چابک خود بهره بگیرید. از طرفی استفاده از ابزارهای چت، تالار گفتگو و گروه؛ ارتباطات کاری شما با سایر همکاران‌تان را بهبود خواهد بخشید.
هم‌اکنون صدها تیم کاری از نسخه‌های عمومی و سازمانی بالونت برای پیشبرد فعالیت‌های مجموعه و تیم‌شان بهره می‌گیرند که شما هم می‌توانید به این خانواده بزرگ ملحق شوید.
برای آشنایی با امکانات بالونت و استفاده از آنها برای پیشبرد پروژههای کاری‌تان، می‌توانید از طریق لینک‌های زیر، نسخه‌های مختلف برنامه را دانلود نمایید:
