مدیریت امور شخصی؛ شرط لازم برای موفقیت
نوشتن آرزوها و چشم‌انداز زندگی، تعیین اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت، برنامه‌ریزی‌های فصلی، ماهانه، هفتگی و غیره؛ اینها چیزهایی است که به‌طور مرتب از سوی روانشناسان، مدرسان موفقیت و نویسندگان کتاب‌های خودیاری برای افزایش رضایتمندی در زندگی تاکید می‌شوند.
اما چرا بسیاری وقتی پای عمل میرسد، نتایج رضایت‌بخشی نمی‌گیرند؟ به‌عبارتی تحقق آن‌چه در بالا گفتیم، به‌درستی رخ نمی‌دهد؟ شاید یکی از گره‌های اصلی کار در نحوه اقدامات ما و مدیریت کارهایمان باشد. یعنی درست است که ما یک دورنمای جذاب و هیجانانگیز از یک سال پیشِ رو را برای خود ترسیم کردهایم، ولی برای حرکت اثربخش در مسیری که در پیش داریم، بدون توجه به فعالیت‌ها و اقداماتی که باید هر روز انجام دهیم، جز تلنبارشدن ده‌ها کار عقب‌افتاده و تحمل فشارها و استرس‌های ناشی از آنها، نتیجه‌ای در بر ندارد.
پس چه باید کرد؟ پاسخ در نحوه درست مدیریت کارهای شخصی است. اینکه ما بتوانیم با طراحی و اجرای درست مجموعه‌ای از فعالیتهای روزانه، تعیین اولویت‌ها و نظارت مستمر بر آنها، بتوانیم از زمان و انرژی‌مان حداکثر بهره را ببریم.
در این مقاله می‌خواهیم درباره ایده‌ها و روش‌هایی با شما صحبت کنیم که میتواند گره‌گشای شما در مدیریت کارهای شخصی باشد و شاید این قدم‌های کوچک روزانه، بعدها به جهشی بزرگ در زندگی شخصی و اجتماعی شما تبدیل شود.
وقتی از مدیریت کارهای شخصی صحبت می‌کنیم…
هر روز صبح که از خواب برمی‌خیزیم تا شب‌هنگام که سر بر بالین می‌گذاریم؛ در تمام این بازه زمانی ما ده‌ها اقدام کوچک و بزرگ برای پیشبرد برنامه‌های روزانه‌مان انجام می‌دهیم. برخی کاملا شخصی هستند؛ از غذاخوردن و استحمام گرفته تا رفتن به بانک برای افتتاح حساب یا ملاقات یک دوست در کافه‌ای دنج.
برخی دیگر از کارها، در گرو تعامل با دیگران است؛ مانند فعالیتهای شغلی که برعهده شماست یا اقداماتی که لازم است با همکاری اعضای خانواده انجام دهید. مثل فراهم‌کردن مقدمات یک مهمانی، خریدکردن و غیره.
وجه مشترک تمام این اقدامات و کارها، «شما» هستید. یعنی این شما هستید که باید آنها را انجام دهید. حال مسئولیت کامل به سرانجام‌رساندن برخی کارها با شماست و در برخی دیگر مسئولیت کمتری دارید.
مثلا وقتی لازم است برای افتتاح حساب شخصی به بانک مراجعه کنیم، دیگر تمام اقدامات مربوط به این فعالیت‌ها را باید خودمان انجام دهیم. ولی در زمانی‌که قرار است مقدمات یک مهمانی خانوادگی را فراهم کنیم، ممکن است مسئولیت نظافت خانه با شما باشد و مسئولیت طبخ غذا با همسرتان.
همین مسائل درباره فعالیتهای شخصی در محیط کار هم صادق است. اینکه در محل کار به‌طور روزانه مسئولیت‌هایی دارید و باید آنها را به نتیجه برسانید.
پس وقتی از مدیریت کارهای شخصی صحبت می‌کنیم، یعنی بتوانید این چرخ کارهای روزانه را به‌شکلی به‌گردش درآورید که بتوانید بیشترین درصد از اقدامات را انجام دهید. خب اگر بتوانید ۱۰۰ درصد اقدامات را انجام دهید؛ آن روز بی‌شک یک روز ایده‌آل و رویایی است!
برای مدیریت بهینه کارهای شخصی، چه در بعد زندگی و چه در بعد کاری، پیشنهاد می‌کنیم توصیه‌ها و نکات زیر را بکار بگیرید.
توصیههای حرفه‌ای برای مدیریت کارهای شخصی
۱) آیا توانایی مدیریت زمان کافی است؟
وقتی از مدیریت کارهای شخصی و برنامه‌ریزی روزانه صحبت می‌شود، مدیریت زمان اولین چیزی است که به ذهن افراد خطور می‌کند. اغلب تصور می‌کنند مدیریت زمان یعنی چه کاری را چه ساعتی شروع کنیم و به پایان برسانیم. یعنی بسیار زمان‌سنج باشیم و حتی نگذاریم حساب دقیقه و ثانیه‌ها از دست ما در برود.
خب برای برخی اقدامات روزانه این نگرش میتواند درست باشد. مثلا وقتی ساعت ۱۰ صبح پرواز دارید، چاره‌ای ندارید جز اینکه طوری برنامه‌ریزی کنید که راس ساعت در فرودگاه و در مقابل گیت پرواز آماده باشید. در غیر این‌صورت پرواز را از دست می‌دهید. یا اینکه در راس ساعت تعیین‌شده در محل قرار با دوست‌تان حاضر شوید.
اجازه دهید نام این نگرش را «زمان‌سنجی» بگذاریم؛ نه مدیریت زمان. اینکه شما وقتی قرار است راس ساعت ۱۰ صبح در فرودگاه باشید، بتوانید فاصله زمانی مسافت خانه تا فرودگاه را با تمام احتمالات پیش رو مانند ترافیک، پنجرشدن خودرو و غیره با کمترین درصد خطا تخمین بزنید. اینکه بدانید جمع‌کردن وسایل، لباس‌پوشیدن و آماده‌شدن‌تان برای رفتن به فرودگاه حدودا چقدر وقت می‌گیرد.
پس به این نتیجه می‌رسید که مثلا باید هفت صبح از خواب بیدار شوید و برای اینکه خواب نمانید، شب قبل در ساعت مناسبی بخوابید که بدن فرصت کافی برای استراحت داشته باشد.
اما مدیریت زمان مفهومی فراتر از اینهاست؛ یعنی شما بتوانید از زمانی‌که در اختیارتان است، بیشترین بهره را ببرید. مثلا وقتی طوری برنامه‌ریزی می‌کنید که وقتی غذای شما در پلوپز در حال آماده‌شدن است، در این فاصله بتوانید به خرید رفته و برگردید و طی مسیر خانه تا فروشگاه، که احتمالا کاری جز قدم‌زدن ندارید، با تعمیرکار کولر تماس بگیرید.
البته انجام اقدامات موازی شاید با مفهومی که درباره کار عمیق میشناسیم، گاها در تناقض و تضاد باشد. اینکه ما در هر زمان تنها روی یک کار متمرکز شده و آن را به‌نتیجه برسانیم و بعد به سراغ کار بعدی برویم. این نگرش درباره برخی اقدامات میتواند بسیار مفید باشد. ولی با مفهومی که درباره مدیریت زمان گفتیم، در تناقض نیست. زیرا در بحث کار عمیق نیز به‌دنبال آن هستیم تا ساعتی را با بیشترین بهرهوری و بدون وجود حاشیه‌های مزاحم به سرانجام‌رساندن کاری اختصاص دهیم.
بیشتر بخوانید: کار عمیق چیست؟ کیمیاگری در عصر جدید!
۲) چاشنی به‌نام مدیریت انرژی
شاید برای‌تان جالب باشد بخش قابل توجهی از افرادی که در مسابقه دو ماراتن شرکت می‌کنند، هیچ‌گاه به خط پایان نمی‌رسند! برای بسیاری که برای دفعات اول در این مسابقه شرکت می‌کنند، هدف اول نه تنها برنده شدن در مسابقه نیست؛ بلکه تنها، رسیدن به خط پایان در بازه زمانی تعیین شده است.
اغلب دونده‌های باتجربه و کهنه‌کار با هدف اول‌شدن، قدم در مسیر چند ده کیلومتری دوی ماراتن می‌گذارند. حال اگر از این دونده‌ها بپرسید مهم‌ترین عامل برای رسیدن به خط پایان (فارغ از نتیجه آن) چیست؟ آنها در کنار مواردی مثل آمادگی جسمانی و استقامت بدنی، از یک معیار بسیار مهم به‌نام «مدیریت انرژی» سخن می‌گویند.
بهترین دونده‌ها هم اگر طی مسیر نتوانند انرژی بدن‌شان را تامین کرده و مهم‌تر از آن، این انرژی را مدیریت کنند، شانس بسیار کمتری برای رسیدن به خط پایان دارند و در میانه راه از پا در می‌آیند.
شاید نتوان زندگی روزانه را با مسابقه دوی ماراتن مقایسه کرد؛ ولی وجود بسیاری از کارهای عقب‌مانده، تنها نتیجه ناکامی ما در مدیریت زمان یا نقص برنامه‌ریزی نیست؛ بلکه عامل کم‌آوردن ما و ناکامی ما در مدیریت انرژی است.
مثلا وقتی بعد از یک فعالیت سنگین جسمی یا ذهنی، مثل خانه‌تکانی یا سروکله‌زدن با ده‌ها ارباب رجوع در محل کار، می‌خواهید گزارشی دقیق از وضعیت فروش در ماه گذشته برای مدیرتان بنویسید، احتمالا خستگی ناشی از فعالیتهای قبلی اجازه نمی‌دهد، با تمرکز کافی بتوانید گزارش خوب و مناسبی تهیه کنید.
شاید یک تغذیه سبک نیم‌روزی و حتی یک چرت ۲۰ دقیقه‌ای کوتاه روی مبل، بتواند تمام انرژی از دست رفته را بازگرداند و جسم و ذهن شما را برای ادامه فعالیتهای روزانه سرزنده کند. اما وقتی اجازه بازیابی انرژی را به خود نمی‌دهید، شاید نوشتن آن گزارش که در حالت عادی تنها نیم ساعت از شما زمان می‌گیرد، به‌دلیل خستگی و کمبود انرژی، چند ساعتی کش پیدا کند و در پی آن مجبور شوید مجموعه‌ای از اقدامات دیگر را لغو کرده و به روزهای بعد موکول کنید.
چرا؟ چون به بدن‌تان اجازه بازیابی انرژی را ندادید. خودمان هستیم یک خودرو که از فلز و مواد بی‌جان است هم، بعد از طی مسافتی نیاز دارد، دقایقی خاموش شود؛ تا چه برسد انسان که جان دارد…
بیشتر بخوانید: تکنیک پومودورو چیست؟ کره‌گیری از زمان!
۳) مدیریت کارهای شخصی براساس اولویت؛ نه چیز دیگر…
دیوید آلن (David Allen) در سال ۲۰۰۱ در کتابی با نام Getting Things Done منتشر کرد و در آن از روشی برای برنامه‌ریزی روزانه کارها گفت که آن را به نام GTD میشناسیم. ترجمه این کتاب با عنوان «به سرانجام رساندن کارها» در ایران نیز منتشر شده است.
در پاراگراف‌های بعدی خلاصه‌ای از روش سودمند او را برای برنامه‌ریزی کارها توضیح داده‌ایم؛ اگرچه پیشنهاد می‌کنیم برای درک بهتر این روش، حتما کتاب یادشده را تهیه کنید.
گام اول: خالی کردن ذهن
آلن می‌گوید در گام اول برای برنامه‌ریزی روزانه کارها، باید ذهن خود را خالی کنید. او معتقد است مغز انسان جای نگهداری انبوهی از عناوین کارهای روزانه و هفتگی نیست و با ننوشتن کارها، بی‌جهت بخش زیادی از انرژی و تمرکز ذهن را برای به‌خاطرسپاری آنها، مصرف می‌کنیم. ما باید از مغزمان استفاده‌های دیگری بکنیم. مثل حل مساله، ایده‌پردازی و یادگیری مفاهیم و مهارت‌ها و غیره.
گام دوم: اولویتبندی کارها و اقدامات
در گام دوم، باید فهرست دقیق اقدامات و کارهایی که باید انجام دهیم را اولویتبندی کنیم. یعنی بهتر است قبل از آن‌که کارها را براساس آن‌چه برایان تریسی (Brian Tracy) در کتاب «قورباغه‌ات را قورت بده» گفته، براساس میزان سختی به آسانی مرتب کنیم، لازم است اولویت و اهمیت آنها را مشخص کنیم.
اولویتبندی کارها این حسن را دارد که وقتی کاری با اولویت بالاتر پیش می‌آید، شما به‌سرعت تشخیص می‌دهید که حالا وقت انجام چه‌کاری است. نه‌اینکه تازه مدتی را به سبک‌وسنگین‌کردن انجام‌دادن یا انجام‌ندادن کار جدید اختصاص دهید.
ممکن است شما در پایان هفته آزمون مهمی را در پیش داشته باشید. با آن‌که شاید شما برای آن آزمون کاملا آماده هستید، اما در میان کارهای روزانه‌تان، ساعت و زمان مشخصی را تا زمان برگزاری آزمون برای مرور مباحث اختصاص می‌دهید. احتمالا در آن هفته ترجیح شما این است که برخی کارها را به زمان دیگری موکول کرده تا بتوانید زمان‌تان را به اولویت مهم‌تر که همان موفقیت در آزمون است، اختصاص دهید.
اجازه دهید این موضوع را در فضای شغلی هم بررسی کنیم. مثلا مدیر پشتیبانی یک سایت بزرگ را در نظر بگیرید؛ وقتی او در حال همکاری با تیم فنی برای رفع خطاهای پیش‌آمده در برخی بخش‌های سایت است، اگر یک دفعه متوجه شود، سرور سایت مشکل پیدا کرده است، بلافاصله اولویت او و تیم تحت مدیریتش تغییر کرده و به برطرف‌کردن مشکل سرور اختصاص می‌یابد. تا کجا؟ تا هر زمان که مشکل سرور حل شود. زیرا در آن زمان دسترسی هزاران کاربر به آن سایت با مشکل مواجه شده یا حتی کاملا قطع شده است. پس این کار از اولویت بالاتری برای او برخوردار است.
اولویت همه چیز را مشخص می‌کند
درحقیقت این اولویت است که به ما به‌طور شفاف می‌گوید کدام اقدام و فعالیت را زودتر از بقیه انجام دهیم و برای کدام اقدامات لازم است وقت و انرژی بیشتری اختصاص دهیم.
نگاه الویت‌بندی‌شده به کارها این مزیت را دارد که برنامه‌ریزی‌های روزانه ما را بسیار منعطف‌تر می‌کند. مثلا بارها پیش آمده طی روز اتفاقی غیرمترقبه پیش آمده یا ناآگاه برنامه‌ای لغو شده یا ضرورت انجام کاری کاهش پیدا کرده است؛ در این صورت در کمترین زمان تشخیص می‌دهیم حالا وقت چه کاری است.
مثلا فرض کنید امروز ساعت ۴ تا ۵ عصر جلسه‌ای داشتید که لغو می‌شود؛ کافی است نگاهی به فهرست کارهای‌تان بیندازید و ببینید کدام کار را با چه اولویتی می‌توانید جایگزین زمان آزادشده کنید. ممکن است حتی تشخیص دهید بهترین کار جایگزین، کمی خواب و استراحت باشد.
در مثالی دیگر فرض کنید در میان روز متوجه می‌شوید، برای همسرتان مشکلی پیش آمده و نمی‌تواند فرزندتان را از مدرسه به خانه بیاورد. در این شرایط کافی است با نگاهی به فهرست اقدامات روزانه، ببینید کدام کارها را می‌توانید برای رسیدن به این اولویت به تعویق انداخته یا حتی از فرد دیگری کمک بگیرید.
گام سوم: فعالیتهای تکرارشونده
برخی کارها در زندگی شخصی و شغلی، به‌صورت تکرارشونده هستند. مثلا موعد پرداخت اقساط و پرداخت قبوض، تعویض روغن خودرو، تمیزکاری هفتگی ساختمان و غیره. در این شرایط استفاده از برخی تقویم‌های آنلاین که یادآور دارند، میتواند گزینه بسیار مناسبی برای ما باشند. ما یکبار تاریخ‌های مربوط به این فعالیت‌ها را در تقویم ثبت کرده و سپس تنظیم می‌کنیم که مثلا از ۲۴ ساعت قبل به ما یادآوری شود که آن اقدامات را در فهرست کارهایمان قرار دهیم.
اگر هم بتوانید برخی از این اقدامات را به‌صورت خودکار درآورید، کار هوشمندانه‌ای کردید. مثلا در تاریخ‌های مشخصی اقساط وام به‌صورت خودکار از حساب شما کسر شده و پرداخت شوند.
۴) سروسامان‌دادن به کارهای شخصی با اپلیکیشن بالونت
در حال حاضر ده‌ها نرم‌افزار و اپلیکیشن خارجی و داخلی برای مدیریت کارهای شخصی عرضه شدند. اپ بالونت که پیام‌رسانی حرفه‌ای است، ابزار بسیار کاربردی برای مدیریت کارهای شخصی دارد. این ابزار که با عنوان پروژه آن را میشناسیم، براساس چارچوب‌های مدیریتی کانبان (Kanban) طراحی و توسعه داده شده است و از طرفی به‌خوبی برای پیاده‌سازی روش GTD برای انجام کارها سازگار است.
در حال حاضر ده‌ها تیم از این ابزار برای مدیریت پروژه‌های تیمی‌شان استفاده می‌کنند، اما در ادامه به شما می‌گوییم که چگونه می‌توانید از ابزار پروژه بالونت برای مدیریت کارهای شخصی استفاده کنید. به‌هرجهت زندگی شخصی ما مجموعه‌ای از پروژه‌های کوچک و بزرگ است با کلی اقدامات ریز و درشت که همگی باید به‌خوبی به سرانجام برسند.
بیشتر بخوانید: کانبان چیست؟ راهکاری ساده برای مدیریت پروژه!
بالونت در خدمت مدیریت کارهای شخصی
برای این کار پس از نصب اپلیکیشن، به‌قسمت پروژه رفته و پروژه جدیدی را ایجاد می‌کنید. مثلا می‌توانید نام آن را برنامه‌های روزانه خانواده بگذارید.
در هر پروژه می‌توان لیست‌هایی را ایجاد کرد و در هر لیست کارت‌های اقدامات را تعریف کرد. هرکدام از این اقدامات قابلیت جابجایی بین لیست‌ها را دارند. حتی برای هر اقدام می‌توانید چک‌لیست (Checklist) یا ریزاقداماتی هم تعریف کنید و حتی آن پروژه را با اعضای خانواده‌تان، مثلا همسرتان نیز به‌اشتراک بگذارید؛ به‌طوری‌که برخی از آن اقدامات را با همکاری او انجام دهید.
پیشنهاد ما این است که شما در کل پنج لیست یا ستون ایجاد کرده و به ترتیب با اسامی زیر یا مشابه آن نام‌گذاری کنید:
۱) مخزن فعالیت‌ها (Backlog): هر کاری که به ذهن‌تان میرسد یا لازم است مثلا طی هفته یا ماه پیش رو انجام دهید را در این لیست وارد کنید. این خیلی مهم است که آن کار اقدامی مشخص و واضح باشد. مثلا ننویسید انجام امور بانکی؛ بلکه دقیق بنویسید افتتاح حساب در بانک ملت. در ضمن هر کاری که طی روز برای شما پیش می‌آید، ولی هنوز برنامه مشخصی برای انجامش ندارید را می‌توانید برای جلوگیری از فراموشی در لیست مخزن فعالیت‌ها وارد کنید.
۲) در دست اقدام (To-Do): تعدادی از کارها را که باید در روز بعد انجام دهید را در این لیست وارد کنید. می‌توانید مستقیما در این لیست کار را تعریف کنید یا از مخزن فعالیت‌ها به این ستون انتقال دهید.
۳) در حال انجام (Doing): کارت اقدامی که هم‌اکنون در حال انجامش هستید را از ستون «در دست اقدام» به این ستون انتقال دهید. آن کارت تا زمانی‌که کار تمام نشده در این ستون باقی می‌ماند.
۴) انجام شده (Done): کارت هر کاری که تمام شد یا به نتیجه رسید را به این ستون انتقال دهید.
۵) لغو شده (Canceled): برخی کارها طی روز بنا به دلایلی به‌طور موقت یا برای همیشه لغو می‌شوند. کارت مربوط به آن کار را به این ستون انتقال دهید. بهتر است کارت را برای چند روز حذف نکنید. شاید لازم باشد دوباره آن کار را به چرخه اقدامات روزانه‌تان برگردانید.
ویژگی خوب ابزار پروژه بالونت این است که شما می‌توانید برای هر اقدام تاریخ و ساعتی را مشخص کنید و سپس در تقویم اپلیکیشن یا همان «میز کار»، فهرست آن اقدامات را به‌صورت یکپارچه مشاهده کنید. همچنین توضیحات ضروری برای اقدامات بنویسید و با افراد درگیر در کارهای روزانه‌تان به‌طور پیوسته ارتباط موثری داشته باشید.
در پایان امیدواریم توصیههای ارائه‌شده در این مقاله برای شما مفید بوده باشد و با بکارگیری آنها، فعالیتهای روزانه شخصی و شغلی شما لذت‌بخش شود و به‌‌قول معروف کار زمین مانده نداشته باشید!
اپلیکیشن بالونت را نصب کنید و یک بار برای همیشه به کارهای روزانه‌تان سروسامان دهید!
برای دانلود اپلیکیشن بالونت روی لینک‌های زیر کلیک کنید:
