دنیای متفاوت کارهای تیمی و گروهی
وقتی قرار است یک کار یا پروژه با همکاری و تعامل دو نفر و بیشتر به‌سرانجام برسد، ما از یک فعالیت تیمی صحبت می‌کنیم؛ و بلافاصله با تشکیل هر تیم، بحث مدیریت کارهای تیمی هم پیش می‌آید. فرقی هم ندارد آن تیم یک تیم برنامه‌نویسی باشد یا تیم فروش. در این مقاله می‌خواهیم درباره راهکارهایی با شما صحبت کنیم که اگر بکار ببندید، می‌تواند در افزایش بهره‌وری تیم کاری شما و مدیریت کارهای آن بسیار موثر باشد.
پس اگر خودتان مدیر یک تیم هستید یا عضوی از آن، تا انتهای مقاله با ما همراه شوید تا ببینیم برای مدیریت حرفه‌ای کارهای تیمی چگونه عمل کنیم؟ اما اجازه دهید قبل از پرداختن به این موضوع، به یک جمع‌بندی و فهم مشترک از تعریف «تیم» برسیم و تفاوت آن را با مفهوم «گروه» بررسی کنیم.
تیم چیست؟ آیا تیم همان گروه است؟
مفاهیم دو واژه «تیم» و «گروه» معمولا یکسان تلقی می‌شوند؛ در حالی‌که اصلا این‌گونه نیست. وقتی از گروه صحبت می‌کنیم یعنی به دسته‌ای از افراد یا حتی اشیا اشاره می‌کنیم که یک یا چند وجه مشترک دارند و در دسته‌بندی‌ها در کنار یکدیگر قرار می‌گیرند.
مثلا گروه طرفداران یک خواننده، گروه مشتریان یک کسبوکار، گروه مسافران یک پرواز از مبدا تهران به شیراز، گروه اصناف پارچه‌فروشی یک شهر و ده‌ها مثال دیگر…
اما وقتی به سراغ تیم می‌رویم، یعنی درباره مجموعه‌ای از افراد صحبت می‌کنیم که همگی در یک «تعامل» و با «هدفی مشخص» در پی به‌سرانجام‌رساندن یک یا چند پروژه و برنامه کاری هستند. عملکرد هر عضو تیم، روی فعالیت سایر اعضا تاثیر می‌گذارد و ویژگی‌های دیگری که عملا در مفهوم گروه نمی‌بینیم.
مثلا تیم فروش یک شرکت، تیم برنامه‌نویسی یک اپلیکیشن، تیم بازسازی خانه‌های قدیمی، تیم فوتبال محله، تیم کارگران یک کارگاه چاپ و باز هم ده‌ها مثال دیگر…
در یک تیم برنامه‌نویسی، تمام اعضا با مسئولیت‌ها و وظایف مختلف در حال طراحی و توسعه بخش‌های مختلف یک نرم‌افزار هستند تا پروژه‌های مربوط به آن به نتیجه برسند. و کل اعضا تحت مدیریت و رهبری یک فرد با وظایف‌شان آشنا می‌شوند و در چارچوب فرآینده‌ها و ارتباطاتی سازنده، فعالیت می‌کنند.
حال که برای تیم به یک تعریف و فهم مشترک رسیدیم، در ادامه به‌سراغ این موضوع می‌رویم که عوامل موفقیت یک تیم کاری را با هم مرور کنیم.
عوامل موفقیت یک تیم کاری
بخش مهمی از عوامل موفقیت یا ناکامی یک تیم کاری، پیش و همزمان با شکل‌گیری آن به‌وجود می‌آید؛ مانند: هدف و ماموریت تیم، انگیزه‌های شخصی اعضا برای عضویت در آن، نحوه استخدام و تقسیم مسئولیت‌ها، ساختار و گردش کار، ویژگی‌های شخصیتی مدیر و رهبر تیم و چندین عامل دیگر.
پرداختن به جزئیات این عوامل موضوع اصلی این مقاله نیست؛ اما مدیریت کارهای تیمی یکی از عوامل تعیین‌کننده در افزایش ضریب موفقیت یک تیم کاری در به‌سرانجام‌رساندن کارهاست. پس در این قسمت به‌طور ویژه این موضوع را بررسی می‌کنیم و در پایان به شما توضیح می‌دهیم که چگونه می‌توانید از ابزارهای پیام‌رسان بالونت برای مدیریت کارهای تیمی استفاده کنید.
چهار پایه مدیریت کارهای تیمی
معمولا در یک تیم کاری (فارغ از تعداد نفرات آن) یک یا چند پروژه کاری تعریف می‌شود و هر پروژه شامل صدها اقدام و فعالیت است که هر یک از اعضا با توجه به تخصص و مسئولیت‌هایی که پذیرفته یا به آن‌ها واگذار شده است، بخشی از آن‌ها را انجام می‌دهند تا در نهایت پروژه به نتیجه برسد.
در این میان بسیار پیش می‌آید که به‌دلیل عدم تعریف دقیق فعالیت‌ها، سوء هماهنگی‌ها، سهل‌انگاری‌ها، ارتباطات ضعیف بین اعضا و موارد دیگر، پیشرفت کارهای تیمی با چالش‌های جدی روبرو است. پس با توجه به این چهار رکن، می‌توانید تا حدود زیادی از بروز اصطکاک‌های کاری غیرضروری جلوگیری کنید.
۱- طراحی تصویر شفافی از نتیجه پروژه
۲- طراحی فرآیند و چرخه کارها
۳- انتخاب یک بستر مشخص برای ارتباط اعضا
۴- مستندسازی فعالیت‌ها
بیشتر بخوانید: کانبان چیست؟ راهکاری ساده برای مدیریت پروژه
۱) طراحی تصویری شفاف از نتیجه پروژه
یکی از ویژگی‌های یک تیم کاری حرفه‌ای این است که همه اعضا تصویری شفاف و فهم نسبتا یکسانی از نتیجه یک پروژه کاری داشته باشند. این کار باعث می‌شود، هر عضو به اهمیت کاری که انجام می‌دهد بیشتر واقف بوده و کار برای او معنادار باشد. اجازه دهید برای فهم بیشتر چند مثال را خلاصه‌وار مرور کنیم:
• چاپ یک کتاب با ویژگی‌های مشخص برای یک تیم نشر؛
• رسیدن به‌موقع و صحیح و سالم یک محصول به‌دست مشتری برای یک تیم فروش؛
• راه‌اندازی یک سایت فروشگاهی برای یک تیم طراحی سایت؛
• تولید یک مانتو با الگوی مشخص برای یک تیم دوخت و خیاطی؛
• اجرای یک برنامه بازاریابی اینترنتی با سنجه‌های کلیدی مشخص برای یک تیم بازاریابی
۲) طراحی فرآیندها و چرخه کارها
نمایش تصویر شفاف از نتیجه یک پروژه باعث می‌شود شما بتوانید مجموعه‌ای از فرآیندهای موثر را برای انجام کارها طراحی کنید و مشخص نمایید کارها تحت چه چرخه و سازوکاری بین اعضای تیم تقسیم شود تا آن‌ها با کمترین اصطکاک و موازی‌کاری، وظایف محوله را با کیفیت مناسب انجام دهند.
ساده‌ترین روش طراحی فرآیند کاری این است که آن را به چند مرحله مشخص و تفکیک‌شده تقسیم کنید و می‌توانید مسئولیت هر مرحله را به یکی از اعضا واگذار کنید.
بر همین اساس مثلا یک تیم نشر تصمیم دارد کتاب «الف» را منتشر کند. در مرحله اول پس از مشخص‌شدن موضوع کتاب و مخاطبان آن، نویسنده نوشتن متن اولیه کتاب را شروع می‌کند. پس از اتمام این مرحله، مدیر تیم نشر، متن پیش‌نویس کتاب را بررسی کرده و اصلاحات مدنظر را به نویسنده گوشزد می‌کند.
پس از اعمال این اصلاحات از سوی نویسنده، متن کتاب برای ویرایش به دست ویراستار سپرده می‌شود. کار او از سوی مدیر تیم نشر بازبینی و سپس با تایید وی کتاب به صفحه‌آرا تحویل داده می‌شود. همزمان با کار صفحه‌آرایی، طراح گرافیک مشغول طراحی جلد کتاب است تا این دو کار به‌صورت موازی پیش برده شده تا تقریبا همزمان به اتمام برسند.
و اما ادامه راه…
پس از آن مدیر نشر با تایید نسخه اولیه کتاب، آن را برای دریافت مجوز به اداره ارشاد می‌فرستد و پس از اخذ مجوز، کتاب را برای ارسال به چاپخانه آماده می‌کند.
آن‌چه در پاراگراف‌های قبلی توضیح دادیم، فرآیند ساده‌سازی‌شده‌ای از تولید یک کتاب بود. در این فرآیند چرخه کارها، مسئولیت‌ها و کارها تا حدود زیادی مشخص است و هر کدام از اعضا می‌دانند برای انتشار یک کتاب چه نقشی دارند و وظایف آن‌ها چیست.
هم‌اکنون تعداد قابل توجهی از تیم‌ها برای مدیریت کارهای تیمی و پیشبرد پروژه‌های‌شان از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کنند که برخی از آن‌ها تحت وب یا آنلاین هستند. این ابزارها کمک می‌کند تا اعضا در هر مکان و زمانی از طریق اینترنت فرآیندها و چرخه‌های کاری را کنترل نموده و با فعالیت سایر افراد آگاه شوند.
۳) انتخاب یک بستر مشخص برای ارتباط اعضا
بسیاری از تیم‌ها به‌صورت حضوری و در کنار یکدیگر فعالیت می‌کنند. اما با گسترش فناوری‌های ارتباطی و اخیرا با همه‌گیری ویروس کرونا، تیم‌ها ترجیح داده‌اند کل یا بخشی از فعالیت‌های کاری خود را به‌صورت دورکاری انجام دهند.
این سبک در کنار مزایای کم‌نظیرش، چالش‌هایی را از جمله کاهش کمیت و کیفیت ارتباط بین اعضا، به دنبال دارد. بسیاری از تیم‌ها (چه به‌صورت حضوری و چه دورکاری) از پیام‌رسان‌هایی مانند تلگرام (Telegram) و واتس‌اپ (WhatsApp) برای ارتباط بین اعضای خود استفاده می‌کنند و از ابزارهایی مانند گوگل‌میت (Google Meet) و اسکایپ (Skype) برای برقراری تماس‌های تصویری و برگزاری جلسات کاری آنلاین بهره می‌برند. خوشبختانه استفاده از این ابزارها توانسته ارتباطات را برای بسیاری از تیم‌ها ساده‌تر کند.
ولی نکته مهم اینجاست که باید در هر تیم با توافق اعضا، بستر یکسانی برای ارتباطات تعریف شده تا از سردرگمی‌های احتمالی جلوگیری شود. مثلا ارتباطات متنی از طریق واتس‌اپ باشد، جلسات گروهی در گوگل‌میت برگزار شود و فایل‌ها و مستندات از طریق ایمیل یا هاست‌های اشتراکی، ردوبدل گردد.
۴) مستندسازی فعالیت‌ها
در خلال هر پروژه کاری تیمی، ده‌ها فعالیت و اتفاق رخ می‌دهد، صدها ساعت زمان صرف می‌شود، ده‌ها فایل و مستندات بوجود می‌آید و بسته به ابعاد پروژه، درآمدهایی حاصل و هزینه‌هایی صرف می‌شود.
این موارد اگر در حین انجام پروژه چه به‌صورت خودکار و چه به‌صورت دستی ثبت شود، بعدها در ارزیابی عملکرد تیم، حل اختلافات احتمالی، ارجاعات کاری، بهبود فرآیندها و… بسیار کاربردی است.
معمولا این کار را می‌توان به‌کمک نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و با رجوع به سابقه چت‌های آنلاین در پیام‌های شخصی بین اعضا یا گروه‌های کاری آنلاین رفع و رجوع کرد. ولی کار می‌تواند بسیار حرفه‌ای‌تر شود، اگر برای این رکن مهم مدیریت کارهای تیمی، سازوکار مشخص و ساده‌ای طراحی کنید تا اعضا ضمن حفظ چابکی، همزمان مستندسازی فعالیت‌ها را نیز انجام دهند.
بالونت؛ ابزاری یکپارچه برای مدیریت کارهای تیمی
همان‌طور که در ابتدای مقاله گفتیم، می‌خواهیم به شما توضیح دهیم که پیام‌رسان بالونت برای مدیریت کارهای تیمی چه ابزارهایی دارد و چگونه می‌توانید از آن‌ها برای افزایش بهره‌وری تیم‌تان کمک بگیرید.
در حال حاضر ابزارها و نرم‌افزارهای مختلفی برای مدیریت پروژه، ارتباطات کاری و مستندسازی فعالیت‌های تیمی وجود دارد. اما اعضای هر تیم لازم است برای استفاده از هر ابزار، اکانت‌های جداگانه‌ای در آن بسازند و هر روز با چند ابزار همزمان کار کنند.
بالونت این موضوع را برای شما ساده‌تر کرده است؛ چگونه؟ با یکپارچه‌سازی هر ابزاری که تیم‌ها برای مدیریت کارهای‌شان نیاز دارند. در ادامه توضیح می‌دهیم چگونه می‌توانید تیم کاری خود را به ابزاری مدرن و یکپارچه مجهز کنید.
نسخه عمومی بالونت را نصب کنید
هر کدام از اعضای تیم ابتدا باید اپلیکیشن بالونت را نصب کرده و در آن به کمک شماره تلفن خود اکانت کاربری بسازند. بالونت نسخه وب‌اپلیکیشن و دسکتاپ هم دارد. یعنی با هر دستگاهی اعم از موبایل، تبلت و لپ‌تاپ می‌توانید به آن متصل شوید.
محیط کاربری بالونت به پیام‌رسان‌هایی مانند تلگرام شبیه است؛ به‌همین دلیل کارکردن با آن برای کسانی‌که پیش از این با پیام‌رسان‌های رایج آشنا هستند، چندان سخت نیست. همه اعضای گروه به‌راحتی می‌توانند در این محیط با هم چت کرده، انواع فایل‌ها را بدون محدودیت خاصی ارسال و حتی از امکانات تماس صوتی و تصویری آن نیز استفاده کنند.
تا اینجا به‌نظر می‌رسد همه چیز آشناست و با برنامه پیچیده‌ای روبرو نیستیم.
از ابزارهای تیمی بالونت استفاده کنید
به جرات می‌توانیم بگوییم که ۶ ابزار «پروژه»، «مخزن جلسات»، «گروه»، «تالار گفتگو»، «دفتر مالی» و «شبکه» بیش از ۹۰ درصد نیازهای یک تیم کاری را برطرف می‌کند. هر چند مابقی سرویس‌های بالونت نیز در جای خود بسیار کاربردی بوده و نیازهای قابل توجهی را از تیم‌ها رفع می‌کنند.
۱- ابزار پروژه
با ابزار پروژه (نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین)، می‌توانید برای هر فرآیند کاری خود لیست‌هایی طراحی کنید، اعضای تیم را به آن‌ها اضافه کرده و زیرمجموعه آن اقدامات را تعریف کنید و هر اقدام را به یک یا چند نفر بسپارید. هر فرد هر کاری را انجام داد، گزارش آن را در این فرآیند ثبت می‌کند و بقیه به‌صورت آنلاین به آن دسترسی دارند.
۲- ابزار مخزن جلسات
تاریخ جلسات کاری خود را به‌کمک ابزار مدیریت آنلاین جلسات یا همان «مخزن جلسات» تعریف می‌کنید. همچنین می‌توانید مشخص کنید که چه کسانی در این جلسات باید حاضر باشند، نحوه برگزاری جلسه (حضوری یا آنلاین) را تعیین کرده و دستور جلسه و موارد پیگیری و مستندات مربوط به آن را پیش و پس از برگزاری در آن آرشیو می‌کنید.
۳- ابزار گروه و کانال
به‌کمک ابزار گروه، یک گروه آنلاین از اعضای تیم‌تان تشکیل می‌دهید و تمام هماهنگی‌ها و بحث‌های مربوطه را آن‌جا انجام می‌دهید. اگرچه هر کدام از اعضا می‌توانند به صورت خصوصی نیز با هم گفتگو کنند. به کمک کانال نیز می‌توان اطلاع‌رسانی اخبار و موضوعات مهم را انجام داد.
۴- ابزار تالار گفتگو
تالار گفتگو یا فروم (Forum) ابزار بسیار کاربردی دیگر بالونت است. در تالارهای گفتگو می‌توانید موضوعات مختلفی را تعریف کنید و در ذیل هر موضوع، متناسب با آن بحث و گفتگو کنید. همین ویژگی تعریف موضوع، وجه تمایز عالی آن با ابزار گروه است و با خلاقیت خود می‌توانید به روش‌های مختلف از این ابزار بهره بگیرید.
مثلا ما پیشنهاد می‌کنیم یک تالار گفتگو ایجاد کنید و در آن ایده‌های خود را درباره موضوعات مختلف که به‌رشد تیم کمک می‌کند، با هم‌تیمی‌ها به اشتراک بگذارید. مثلا ایده‌های تولید محصول، بازاریابی، آموزش و غیره. پس از مدتی شما با مجموعه‌ای از ایده‌ها روبرو هستید که اعضا به‌صورت تفکیک‌شده درباره آن بحث کرده‌اند.
۵- ابزار دفتر مالی
قطعا هر تیم برای مدیریت مالی فعالیت‌های خود به یک سیستم حسابداری نیاز دارد. اگرچه دفتر مالی بیشتر یک ابزار مدیریت مالی شخصی بوده و نمی‌تواند به‌طور خاص جای یک ابزار حرفه‌ای حسابداری را پر کند، اما به‌کمک آن اعضا می‌توانند بسیاری از دریافت‌ها و پرداخت‌هایی که روزانه بابت فعالیت‌های تیم ردوبدل می‌کنند را آن‌جا ثبت کنند. از حساب‌وکتاب دنگ ناهار گرفته تا هزینه‌های تنخواه‌گردان.
بعدا مسئول حسابداری تیم می‌تواند خروجی گزارش‌های دفتر مالی ثبت‌شده را به نرم‌افزار اصلی حسابداری انتقال دهد و به این شکل هیچ تبادل مالی فراموش‌شده‌ای ندارید.
۶- ابزار شبکه
در آخر برای آن‌که تعدد گروه‌ها، پروژه‌ها و ابزارهایی که ایجاد کرده‌اید، اعضای تیم را سردرگم نکند، آن‌ها را زیر چتر یک «شبکه» دسته‌بندی کنید. این کار کمک می‌کند تا این ابزارها در میان انبوه چت‌ها و سایر کانال‌ها و ابزارهای دیگر گم نشوند. شبکه سرویس ویژه بالونت، برای دسته‌بندی و تفکیک سایر سرویس‌های برنامه است.
بیشتر بخوانید: ابزار شبکه در بالونت چیست و چه امکاناتی دارد؟
بالونت؛ پیام‌رسانی همه‌فن‌حریف!
بالونت یک پیام‌رسان است؛ در نتیجه کارکردن با آن بسیار ساده است و همین ویژگی کمک کرده در مدت کوتاهی این اپلیکیشن بتواند ابزارهای بسیاری را با ضریب اطمینان بالا در خود جای داده و توسعه دهد و یکپارچه کند.
همین سادگی و یکپارچگی، باعث می‌شود فرآیند تطبیق‌پذیری اعضای تیم برای استفاده از امکانات آن بسیار سریع پیش برود و شما تنها با داشتن یک نرم‌افزار آنلاین بخش زیادی از نیازهای‌تان را برای مدیریت کارهای تیمی برطرف کنید.
اما اگر شما صاحب تیم بزرگی هستید یا مجموعه شما از چندین تیم کوچک و بزرگ تشکیل شده است، پیشنهاد ما استفاده از نسخه سازمانی بالونت است. نسخه‌ای که با سفارش آن صاحب اپلیکیشنی اختصاصی با هویت سازمانی خود می‌شوید و به امکانات بسیار بیشتری دسترسی خواهید داشت.
همچنین اگر به امکانات جدید و اختصاصی نیز برای تیم‌های مجموعه‌تان نیاز داشتید، تیم قدرتمند بالونت ابزارهای جدید و ویژه شما طراحی و اجرا می‌کند و به‌صورت یکپارچه به شما تحویل خواهد داد.
همین حالا با نصب نسخه عمومی بالونت از مزیت‌های بی‌شمار آن برای مدیریت کارهای تیمی و ارتباط حرفه‌ای بین همکاران خود بهره بگیرید.
