آشنایی ابتدایی با مدیریت چابک
ما در وب‌سایت بالونت در مقالات جداگانه‌ای درباره مدیریت چابک و نیز نحوه تشکیل تیمهای چابک توضیحاتی داده‌ایم. برای درک بهتر اصول ۱۲ گانه مدیریت چابک که در ادامه درباره آن می‌خوانید، پیشنهاد می‌کنیم ابتدا این دو مقاله را مطالعه کنید:
بیشتر بخوانید: مدیریت چابک چیست؟
بیشتر بخوانید: چگونه تیم چابک تشکیل دهیم؟
بیانیه چابک چیست؟
بیانیه چابک یا اصول ۱۲ گانه مدیریت چابک، روی ارزش‌ها و الزاماتی تاکید می‌کند که همه اعضای تیم چابک با درک عمیق آنها، در همه حال سعی می‌کنند به آنها پایبند باشند.
به‌عبارتی اگر درصد قابل توجهی از این اصول در تیم شما رعایت نشود، نمی‌توانید مدعی شوید که صاحب یک «تیم چابک» هستید. همچنین افرادی که خود را ملزم به رعایت این اصول نمی‌دانند، برای عضویت یا مدیریت تیمهای چابک مناسب نیستند.
اصول ۱۲ گانه مدیریت چابک
در خلال سال‌های گذشته متدهای مختلفی برای مدیریت چابک ابداع شد. اما همه این‌ها در ۱۲ اصل وجه اشتراک دارند. در ادامه می‌خواهیم درباره این اصول با شما صحبت کنیم.
همان‌طور که می‌دانید، چارچوب مدیریت چابک در ابتدا در تیمهای برنامه‌نویسی و توسعه نرم‌افزار بکار گرفته شد. از این رو اشاره به واژه نرم‌افزار در این اصول از این خاستگاه ناشی می‌شود.
حال اگر شما صاحب تیمی هستید که محصول تولیدی آن چیزی جز نرم‌افزار است، می‌توانید به‌جای واژه نرم‌افزار، از واژه محصول استفاده کنید.
همچنین این نکته هم قابل ذکر است که استفاده از چارچوب مدیریت چابک برای هر پروژه‌ای مناسب نیست و ما پیش از این در مقاله مدیریت چابک چیست، در این زمینه توضیحات کاملی ارائه کرده‌ایم.
اصل اول: اولین اولویت، رضایت مشتری است!
شاید شنیده باشید که قبلا می‌گفتند، همیشه حق با مشتری است. هرچند این گزاره چندان صحیح نیست. ولی در مدیریت چابک، جلب رضایت مشتری بالاترین اولویت را دارد. همه‌چیز در تیمهای چابک در راستای بدست آوردن رضایت مشتری است. زیرا بدون او موجودیت تیم زیر سوال می‌رود.
شما باید بتوانید فهرستی از نیازمندی‌های مشتری را به‌طور دقیق و شفاف تهیه کنید و در قالب سندی به اسم بک‌لاگ (backlog) به تیم فنی و کارشناسان ارجاع دهید. آنها محصول را باید طبق این نیازها طراحی و تولید کنند.
اصل دوم: از تغییرات استقبال کنید
به دلیل ماهیت پروژه‌هایی که به کمک متد چابک مدیریت می‌شوند، طی پروژه، ممکن است بارها شاهد تغییراتی باشیم. این تغییرات بخشی از مسیر است و تیمهای چابک باید بتوانند نسبت به آن واکنش مثبتی نشان دهند. هرچند این تغییرات باید بسیار شفاف و امکان‌پذیر باشند.
اصل سوم: محصول را لقمه‌لقمه تحویل دهید!
مَثَلی هست که می‌گوید: «یک فیل را چگونه می‌توان خورد؟! لقمه‌لقمه!» تیمهای چابک، پروژه‌های بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر و کارا تقسیم می‌کنند؛ به‌شکلی که هر بخش را بتوان حداکثر در بازه‌های زمانی ۴۵ روزه به مشتری تحویل داد.
منظور از کارایی هم این است که هر بخش، دقیقا کار کند. مثلا یک پروژه نرم‌افزار ورزشی را در نظر بگیرید. این نرم‌افزار از ۱۰ ابزار تشکیل شده است. طراحی این ۱۰ ابزار ممکن است بیش از یک سال طول بکشد و شاید تا تکمیل طراحی، نیازهای کاربران بسیار تغییر کند.
حال تیم چابک طراحی این نرم‌افزار را به پنج بخش می‌شکند و در هر بخش تعدادی از این ابزارها را تحویل می‌دهد. به‌عبارتی نسخه اولیه نرم‌افزار حدود ۴۵ روز تا دو ماه بعد از شروع کار عرضه می‌شود و در همان حد جوابگوست.
سپس در سال اول، هر ماه بروزرسانی جدیدی از آن ارائه می‌شود و به‌مرور محصول تکمیل خواهد شد. شاید در یک سال پیش رو تغییراتی در طرح برنامه ایجاد شود. مثلا برخی ابزارها حذف و ابزارهای جدیدی جایگزین شوند.
بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت پروژه بالونت چیست؟
اصل چهارم: مشتری را در جریان کارها قرار دهید
مشتری یا صاحب محصول (Product Owner) یکی از نقش‌های اصلی در تیمهای چابک است. به‌همین دلیل تیمهای چابک به‌طور پیوسته او را در جریان روند پیشرفت پروژه قرار می‌دهند. این کار اگرچه چالش‌های خاص خودش را دارد، اما دو ویژگی مثبت هم دارد.
اول اینکه احتمال خطا رفتن مسیر به‌حداقل می‌رسد. زیرا مشتری هر جا انحرافی مشاهده کند، بلافاصله تذکر می‌دهد. این یعنی جلوگیری از دوباره‌کاری.
حُسن دوم هم این است که شما تقریبا مطمئن هستید، محصولی را تولید می‌کنید که به خواست مشتری بسیار نزدیک است و این یعنی اهمیت دادن به مشتری و جلب رضایت او.
اصل پنجم: به اعضای تیم اعتماد کنید
تیمهای چابک بسیار با انگیزه هستند. منشاء این انگیزه، اعتمادی است که به آنها و ایده‌های‌شان می‌شود. همه اعضای تیمهای چابک در روند تصمیم‌گیری‌ها و اجرا نقش پررنگی دارند. به‌همین دلیل نسبت به محصول و تیم، احساس تعلق بیشتری پیدا می‌کنند.
اصل ششم: چهره‌به‌چهره گفتگو کنید
روابط پیوسته و موثر، یکی از ارکان تیمهای چابک است. اعضای تیم به‌طور روزانه، هفتگی و ماهانه، باید جلسات منظم و پیوسته‌ای داشته باشند. در این جلسات درباره روند پیشرفت کارها، چالش‌ها و ایده‌های‌شان صحبت می‌کنند.
اثربخش‌ترین شکل برگزاری این جلسات، ملاقات‌های رودرو و چهره‌به‌چهره است. اما اگر به هر دلیلی کل یا بخشی از اعضای تیم بهصورت دورکاری همکاری می‌کنند، بهتر است جلسات آنلاین را بهصورت تصویری برگزار کنند.
اصل هفتم: محصول قابل استفاده ارائه دهید
مدیریت چابک بسیار نتیجه‌گراست. یعنی در نهایت باید محصولی خلق شود که کار کند و مهمترین معیار سنجش پیشرفت نیز همین است.
اصل هشتم: به توسعه پایدار برسید
زمانی‌که برای نخستین‌بار چارچوب مدیریت چابک در ایران مطرح شد، عده‌ای تصور می‌کردند که با یک روش مدیریت ستادی روبرو هستند. یعنی یک تیم در زمان کوتاهی، مجموعه‌ای از کارها را به‌سرعت به سرانجام می‌رساند و تمام.
اما مدیریت چابک بر پایه «توسعه پایدار» استوار است. یعنی شما پس از خلق و ارائه یک محصول به بازار، لازم است مجموعه‌ای از فرآیندها و دستورالعمل‌ها را تدوین کنید که روند پیشرفت پروژه با سرعت و آهنگ متناسبی جلو برود.
بیشتر بخوانید: مدیریت فرآیند چیست؟
اصل نهم: بر لبه‌های دانش و فناوری حرکت کنید
تیمهای چابک سعی می‌کنند با توجه به امکانات، بودجه و ابزارهایی که در اختیار می‌گیرند، با کیفیت‌ترین محصول ممکن را ارائه کنند. به‌همین دلیل بروزبودن و استفاده از جدیدترین متدها، فناوری‌ها و دانش‌ها، از ارزش‌های آنها محسوب می‌شود.
اصل دهم: ساده باشید
مهمترین ویژگی مدیریت چابک، ساده‌سازی پروژه‌های پیچیده است. چه در بعد اجرایی و چه محصولی که در نهایت به‌دست مشتری و کاربران می‌رسد. سادگی هوشمندانه‌ترین استراتژی در تیمهای چابک است.
اصل یازدهم: خودسازمانده باشید
اعضای تیمهای چابک منتظر نمی‌مانند تا چیزی به آنها دیکته شود یا در هر زمان کسی آنها را مدیریت کند. بلکه خودجوش، ایده‌ها، مسیرها، چالش‌ها و شرایط را می‌سنجند و بهترین تصمیم را چه در بعد فردی و چه بعد تیمی اتخاذ می‌کنند. این در حالیست که هیچ‌کس هم خود را از اشتباه و خطا مبرا نمی‌داند.
اصل دوازدهم: بحث و تبادل نظر کنید
تیمهای چابک، جدای از گفتگو درباره مسائل پروژه‌ها، همواره در ارتباط نزدیک با یکدیگر هستند و گفتگو می‌کنند. این کار به شناخت بهتر از شخصیت یکدیگر کمک می‌کند و رفتارها و روابط سنجیده‌تری بین آنها شکل می‌گیرد.
بالونت در خدمت تیمهای چابک
تیمهای چابک برای پیشبرد اهداف و برنامه‌های‌شان به ابزارهای مختلفی نیاز دارند. پیام‌رسان و جعبه‌ابزار کاری بالونت، مجموعه‌ای از این ابزارها از جمله مدیریت پروژه، مدیریت جلسات، دفتر مالی و غیره را در یک نرم‌افزار امن، یکپارچه کرده است.
در حال حاضر صدها تیم نسخه‌های تیمی و سازمانی این جعبه‌ابزار را به‌عنوان بستر اصلی ارتباطات تیمی و سازمانی خود انتخاب کرده‌اند. شما نیز می‌توانید با کلیک‌کردن روی یکی از لینک‌های زیر، همین الان نسخه‌ای از بالونت را دانلود کرده و با همکاران‌تان از آن استفاده کنید.
