محیط‌های کاری؛ جایی برای کار نکردن!
محیط‌های کاری امروز، بیش از پیش تحت تاثیر عوامل مختلفی قرار گرفته‌اند که با هدف قرار دادن تمرکز افراد، بهره‌وری آنها را کاهش می‌دهد. این موضوع به حدی جدی است که کال نیوپورت (Cal Newport) در کتاب خود یعنی کار عمیق، تمرکز را گوهر گران‌بهای دنیای امروز و عاملی برای سبقت گرفتن از دیگران معرفی می‌کند!
حضور طولانی مدت افراد در محیط کار، الزاما به معنای فعالیت زیاد آنها نیست. چرا که ممکن است فردی برای مدتی طولانی در محل کار خود حضور داشته باشد ولی ماحصل آن، تنها انجام چند کار کوچک باشد.
در بسیاری از موارد می‌توان عوامل حواس‌پرتی در محیط‌های کاری را شناسایی و حذف نمود. در ادامه این مطلب از سایت بالونت، ۷ اصل ساده و کاربردی برای افزایش تمرکز در محیط‌های کاری مورد بررسی قرار گرفته است.
اصول مهم برای افزایش تمرکز در محیط کار
۱- مشخص کردن چرایی انجام کارها
هر جا صحبتی از روشهای افزایش تمرکز در محیط کار و کاهش عوامل حواس‌پرتی در میان باشد، معمولا فقط «عوامل بیرونی» مورد بررسی قرار می‌گیرند. اما «عوامل درونی» حواس‌پرتی نیز نقش موثری در این ماجرا دارند. یکی از مهم‌ترین عوامل درونی که باعث کاهش تمرکز خواهد شد، عدم آگاهی دقیق از «چرایی انجام وظایف» است.
زمانی که کارکنان در مورد چرایی انجام وظایف خود آگاه باشند، با دقت و تمرکز بیشتری به انجام آنها خواهند پرداخت. این همان موضوعی است که نویسنده کتاب تمرکز (Focus) یعنی دانیل گلمن (Daniel Goleman) در این کتاب به اهمیت آن اشاره می‌کند.
بهتر است پیش از برنامهریزی برای انجام هر کار، ابتدا علت و چرایی انجام دادن آن، به دقت مورد بررسی قرار گیرد. این موضوع نه تنها باعث افزایش تمرکز خواهد شد، بلکه به شکل قابل توجهی کیفیت انجام آن کار را نیز بالاتر می‌برد.
۲- برنامهریزی روزانه و هفتگی
برنامهریزی جزء ثابت موفقیت در بیشتر مسائل زندگی است و نمی‌توان از اهمیت آن در فعالیت‌های کاری نیز غافل شد. برای افزایش تمرکز حواس در محیط کار، ابتدا باید کارها و وظایف محول شده را شناسایی کرده و برای انجام دادن آنها برنامهریزی نمود. در این صورت، کارهایی که قرار است در یک روز انجام شوند، مشخص شده و با تمرکز بیشتری می‌توان به انجام آنها پرداخت.
استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه و تسک منیجرهای آنلاین، برنامهریزی و انجام کارهای روزانه را ساده‌تر می‌کند. سرویس «پروژه» بالونت، یک ابزار کاربردی در این زمینه است که به کمک آن مدیریت کارهای شخصی و تیمی، به کاری ساده و لذت‌بخشی تبدیل خواهد شد. این سرویس رایگان می‌تواند، نقش بسزایی برای افزایش تمرکز در محیط‌های کاری داشته باشد.
بیشتر بخوانید: نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین بالونت چه امکاناتی دارد؟
۳- استفاده از روشهای زمانبندی
با مشخص شدن وظایف و برنامهریزی برای انجام دادن‌شان، گام بعدی تعیین زمان انجام هر کار است. برای این کار روشهای زمانبندی مختلفی در دنیا مورد استفاده قرار می‌گیرد که برخی از آنها، به شکل قابل توجهی باعث افزایش تمرکز حواس در محیط کار نیز خواهند شد.
شاید محبوب‌ترین روش برای زمانبندی، تکنیک ساده و کارآمد پومودورو (Pomodoro) باشد. این تکنیک با تقسیم‌بندی زمان به بازه‌های ۲۵ دقیقه‌ای، باعث تقویت تمرکز و افزایش بهره‌وری در محیط‌های کاری می‌شود. در مقاله «تکنیک پومودرو چیست؟» به صورت کامل این تکنیک مورد بررسی قرار گرفته است.
۴- ایجاد نظم در محیط کار
به دلیل حضور تعداد زیادی از افراد، ایجاد نظم در محیط‌های کاری، نسبت به سایر مکان‌ها کار دشوارتری است. از آنجایی که بی‌نظمی در محیط، یکی از مهم‌ترین عوامل ایجاد حواس‌پرتی است، در محیط‌های کاری نیز نباید از این موضوع غافل شد.
برای ایجاد نظم در یک محیط کاری، به یک همکاری همه‌جانبه از طرف تمامی افراد نیاز است. اما هر شخص می‌تواند به تنهایی با مرتب کردن میز کار خود، یک گام موثر در این زمینه بردارد. از اصلی‌ترین عوامل حواس‌پرتی در این مورد، شلوغی بیش از حد میزهای کاری است. با خلوت کردن یک میز و قرار دادن وسایل غیر ضروری در کشو یا کمدها، می‌توان تا حد قابل قبولی تمرکز خود را در محیط کار افزایش داد.
۵- متعادل کردن دمای محیط
دما یک عامل محیطی بسیار مهم در کاهش یا افزایش تمرکز در محیط کار است. نه تنها دما بر روی تمرکز افراد تاثیر مستقیم خواهد داشت ، بلکه می‌تواند باعث کاهش انرژی آنها نیز شود. به طور مثال، محیط‌های بسیار گرم در فصول سرد، باعث خواب‌آلودگی افراد خواهند شد. در این مورد افرادی که به وسایل گرمایشی نزدیک‌تر هستند، بیشتر با این مسئله درگیر خواهند بود.
ایجاد یک دمای محیطی به شکلی که همه افراد در محل کار را راضی نگه دارد، کار بسیار دشواری است. چرا که افراد، دارای شرایط فیزیکی مختلفی بوده و نسبت به دمایی یکسان، واکنش‌های متفاوتی از خود نشان می‌دهند. اما می‌توان با نظرسنجی و انتخاب جای مناسب برای هر شخص، تا حدودی این مسئله را مدیریت نمود.
۶- برنامهریزی برای جلسات کاری
با وجود تمامی فواید جلسات کاری، این جلسات می‌توانند به تنهایی در نقش یک عامل مخرب برای تمرکز در محیط‌های کاری ظاهر شوند. به خصوص جلساتی که بدون هماهنگی و برنامه‌ریزی‌های قبلی برگزار می‌شوند. برای جلوگیری از ایجاد چنین مشکلاتی، می‌توان یک برنامهریزی دقیق برای جلسات کاری خود تنظیم نمود.
در عصری که برای هر مسئله، یک راه‌حل دیجیتال ارایه شده است، مطمئنا مدیریت جلسات کاری نیز، با چنین ابزارهایی امکان‌پذیر خواهد بود. ابزار مدیریت جلسه بالونت یا همان «مخزن جلسه» یک ابزار آنلاین برای مدیریت انواع جلسات حضوری و آنلاین است. به کمک این سرویس رایگان می‌توان، فرآیند مدیریت و برگزاری انواع جلسات را با سهولت بیشتری انجام داد.
بیشتر بخوانید: ابزار مدیریت جلسه بالونت چه امکاناتی دارد؟
۷- هماهنگی با سایر همکاران
معمولا رایج‌ترین عامل حواس‌پرتی در محیط‌های کاری به خصوص ادارات، شرکت‌ها و سازمان‌ها؛ فعالیت‌های همکاران است. فعالیت‌هایی مانند صحبت‌های غیر کاری، ایجاد سر و صدا، مراجعه‌های پی‌درپی هنگام انجام یک فعالیت، صحبت کردن با تلفن همراه و… نمونه‌هایی از این فعالیت‌ها هستند. بسیاری از افراد بدون آنکه خودشان اطلاع داشته باشند، باعث از بین رفتن تمرکز همکاران خود خواهند شد.
در چنین شرایطی، یکی از بهترین راه‌حل‌ها برای افزایش تمرکز در محیط کار، گفت‌وگو و هماهنگی با همکاران است. هر فرد زمانی که بداند کدامیک از فعالیت‌های او باعث از بین رفتن تمرکز همکارانش می‌شود، برای رفع آنها تلاش خواهد کرد.
تعیین زمان‌های استراحت یکسان نیز، می‌تواند از بروز چنین مشکلاتی در محیط‌های کاری جلوگیری کند. افرادی که در یک بخش و در کنار هم کار می‌کنند، می‌توانند برای استراحت‌های روزانه خود با یکدیگر هماهنگ شوند. در این صورت، همگی در یک زمان یکسان به استراحت مشغول خواهند بود و در زمان‌های کاری، کمتر مزاحم دیگر همکاران خود خواهند شد.
محیط‌های کاری، جایی برای کار کردن!
با وجود تمامی عوامل حواس‌پرتی در محیط‌های کاری، با رعایت موارد گفته شده در این مطلب، و با ایجاد یک همکاری همه‌جانبه، می‌توان محیط‌های کاری را به جایی برای کار کردن تبدیل نمود. محیط‌هایی که در آن تمامی افراد می‌توانند با افزایش تمرکز در محیط کار خود و با حداکثر توانایی‌شان به انجام فعالیت‌های مربوطه پرداخته و کار خود را با کیفیت بیشتری ارایه نمایند.
البته موارد دیگری نیز می‌تواند در ایجاد یک محیط کاری به دور از عوامل حواس‌پرتی، موثر باشد. اگر شما عزیزان از این موارد اطلاع دارید، می‌توانید آنها را در قسمت نظرات این مقاله، با افرادی که برای افزایش تمرکز خود در محیط کار تلاش می‌کنند، در میان بگذارید.
