ابزار مدیریت جلسه و اهمیت آن در اثربخشی جلسات
معمولا انسان‌ها برای حل مشکلات خود نیاز به هم‌فکری با دیگران دارند. مشورت کردن و به اشتراک‌گذاری ایده‌ها و نظرات، مطمئنا به راه‌حل‌های بهتری نسبت به تصمیم‌گیری‌های فردی، منجر خواهد شد. «جلسه» مفهومی است که در آن افراد با برگزاری یک دورهمی، مطالب متنوعی را با یکدیگر به اشتراک گذاشته و برای مسائل مختلفی تصمیم‌گیری می‌کنند.
برگزاری یک جلسه خوب و اثربخش، وابسته به رعایت اصول و نکات خاصی هست. برخی از این اصول به مهارت‌های مدیریت جلسه، مدیریت زمان و گفت‌وگو مربوط شده و برخی دیگر با استفاده از «ابزار مدیریت جلسه» امکان‌پذیر است. یک اپلیکیشن مدیریت جلسات به برگزارکنندگان و شرکت‌کنندگان آن کمک می‌کند تا بازدهی جلسه مربوطه را بیشتر کنند. بعد از شیوع کرونا و با تغییرات اساسی که در کسب‌وکارها در سراسر دنیا ایجاد شد، «دورکاری» جای «کار حضوری» را گرفته و به دنبال آن، «جلسات آنلاین» نیز جایگزین «جلسات حضوری» شدند.
«ابزار مدیریت جلسه بالونت» یا همان «مخزن جلسه»، یکی از این ابزارها است. در این مطلب با ویژگی‌ها و امکانات مختلف این سرویس، بیشتر آشنا خواهیم شد.
بیشتر بخوانید: مهم‌ترین اصول مدیریت و برگزاری جلسات کاری!
امکانات و ویژگی‌های ابزار مدیریت جلسه بالونت
شبکه اجتماعی کاری و پیام‌رسان سازمانی بالونت، مجموعه‌ای از امکانات و سرویس‌های مورد نیاز کسب‌وکارهای مختلف را ارائه می‌کند. وجه اشتراک تمامی این سرویس‌ها، رفع نیازهای شخصی، تیمی، شرکتی و سازمانی است. مخزن جلسه به عنوان یکی از این سرویس‌ها، می‌تواند پاسخگوی نیازهای مختلف کسب‌وکارها در مدیریت جلسات باشد. البته این ابزار در کنار سرویس‌های دیگری مانند مدیریت پروژه، فرم‌ساز آنلاین، ابزار آموزش آنلاین رایگان، سرویس آزمون ساز آنلاین، سرویس‌های چت و گفت‌وگو و…، یک جعبه ابزار کامل را برای کسب‌وکارهای مختلف فراهم می‌کنند. اصلی‌ترین امکانات و ویژگی‌های نرم‌افزار مدیریت جلسه بالونت عبارتند از:
امکان مدیریت انواع جلسات حضوری و آنلاین
به کمک مخزن جلسه بالونت می‌توان انواع جلسات شخصی، تیمی و سازمانی را مدیریت نمود. از آنجایی که مفهوم جلسه یک مفهوم ثابت و مستقل است، تفاوت زیادی بین مدیریت جلسات حضوری و آنلاین وجود ندارد. به کمک مخزن جلسه می‌توان به شکل رایگان و نامحدود، انواع جلسات را برنامه‌ریزی، برگزار و مدیریت کرد.
امکان تعیین افراد شرکت‌کننده در جلسه
با استفاده از ابزار مدیریت جلسه بالونت و هنگام برنامه‌ریزی، می‌توان اعضا یا افراد شرکت‌کننده در هر جلسه را مشخص کرد. یکی از ویژگی‌های مخزن جلسه بالونت، همگام شدن این سرویس با میز کار بالونت است. اعضا یک جلسه می‌توانند زمان برگزاری جلسات مرتبط با خود را در تقویم میز کار مشاهده کنند.
قابلیت تعیین دستور جلسه
دستور جلسه، موضوعات و اقداماتی است که پیش از جلسه تعیین شده و در اختیار افراد حاضر در آن قرار می‌گیرد. در واقع این موضوعات و اقدامات، مباحثی هستند که در جلسه مربوطه، مورد بحث و تبادل نظر قرار خواهند گرفت. به کمک ابزار مدیریت جلسات بالونت، می‌توان برای هر جلسه به تعداد دلخواه، دستور جلسه ایجاد کرد.
قابلیت تعریف صورت‌جلسه
پس از برگزاری یک جلسه، معمولا برخی از گفت‌وگوها، رخدادها، فعالیت‌ها، مصوبات و برنامه‌های قابل پیگیری، برای آن جلسه ثبت می‌شوند. این موارد را تحت عنوان صورت‌جلسه، در سرویس مخزن جلسه بالونت می‌توان ایجاد نمود.
امکان اختصاص دادن دستور جلسه به کاربران
تعیین افراد مسئول به تفکیک دستورجلسات، یکی از جدیدترین قابلیت‌های اضافه شده به ابزار مدیریت جلسات بالونت است. با تعیین افراد مسئول برای هر دستور جلسه، مدیریت جلسه مربوطه ساده‌تر شده و افراد می‌توانند با آمادگی بیشتری در جلسه حضور یابند. این کار در نهایت، باعث افزایش اثربخشی جلسات کاری خواهد شد.
قابلیت مشخص کردن مدت زمان جلسه
تعیین محدودیت زمانی برای جلسات، باعث افزایش بازدهی و جلوگیری از بحث و تبادل نظرهای خارج از موضوع می‌شود. چرا که همه اعضا به خوبی از مدت زمان جلسه اطلاع داشته و در همین محدوه زمانی، فقط بر روی موضوع اصلی جلسه تمرکز می‌کنند. به هنگام طراحی و برنامه‌ریزی یک جلسه در بالونت، می‌توان مدت زمان آن را نیز تعیین کرده و به اطلاع شرکت‌کنندگان جلسه رساند.
علاوه بر مدت زمان جلسه، برای هر یک از دستور جلسات نیز می‌توان به صورت جداگانه، محدودیت زمانی در نظر گرفت. مثلا اگر یک جلسه در مجموع به ۱ ساعت زمان نیاز دارد و در آن جلسه قرار است ۳ دستور جلسه بررسی گردد، می‌توان برای هر دستور جلسه ۲۰ دقیقه در نظر گرفت.
امکان تعیین زمان و مکان برگزاری جلسات
از ملزومات یک جلسه رسمی، تعیین زمان دقیق و مکان برگزاری آن است. این موارد ضروری را می‌توان در ابزار مدیریت جلسه بالونت به راحتی ثبت کرده و به اشتراک گذاشت. اگر چه مکان جلسه، بیشتر به جلسات حضوری مربوط است، اما می‌توان برای جلسات آنلاین نیز، پلتفرم برگزاری آن را مشخص نمود. به طور مثال یک جلسه آنلاین می‌تواند در اسکایپ یا به کمک تماس صوتی و تصویری پیام‌رسان بالونت انجام شود.
ذخیره و تفکیک فایل‌های مرتبط با جلسه
معمولا در جلسات مختلف به ویژه جلسات آنلاین ممکن است برخی از اطلاعات و مستندات در قالب فایل رد و بدل می‌شوند. به کمک ابزار مدیریت جلسه آنلاین بالونت می‌توان این فایل‌ها را در دسته‌بندی‌های مختلف مانند نظرات، رسانه‌ها و فایل‌ها تفکیک کرده و در اختیار سایرین قرار داد.
تعیین برچسب برای جلسات
برچسب‌گذاری قابلیت دیگری از سامانه مدیریت جلسات بالونت است. برچسب‌ها مزایای مختلفی داشته و با توجه به نیاز، می‌توان از آنها به شکل‌های مختلف استفاده کرد. به طور مثال می‌توان به جلسات آنلاین خود، برچسب آنلاین و به جلسات آفلاین، برچسب آفلاین زد. یا بر اساس اهمیت جلسه از برچسب‌های مهم و … استفاده کرد.
بالونت؛ پیام‌رسان همه‌فن‌حریف!
شبکه اجتماعی و ابزار دورکاری بالونت با ارائه سرویس‌های تخصصی رایگان در زمینه کسبوکار، نیازهای موجود در این زمینه را به خوبی پاسخ داده و یک پلتفرم یکپارچه را ارائه می‌دهد. ابزار مدیریت جلسه یا همان مخزن جلسه، یکی از این سرویس‌ها و خدمات مختلف است که با امکانات و ویژگی‌های مختلف آن آشنا شدیم. برای شناخت بیشتر بالونت می‌توانید مقاله بالونت چیست؟ را مطالعه کنید. برای دانلود رایگان نرم افزار مدیریت جلسات بالونت نیز می‌توانید از لینک‌های زیر استفاده نمایید:
