مهارت بالا مهم است یا ابزار خوب؟
ارائه کار خوب و باکیفیت، علاوه بر مهارت و تخصص بالا، به ابزارهای مناسب نیز، وابسته است. یک عکاس حرفه‌ای به دوربینِ حرفه‌ای، یک معمار کارکشته به تجهیزات ساختمانی مرغوب و یک نقاش مجرب، به وسایل نقاشی استاندارد نیاز دارند تا بتوانند کار خود را در بالاترین کیفیت ارائه نمایند.
اهمیت ابزار مناسب، در هر کار و حرفه‌ای با هر نوع فعالیتی کاملا مشهود است. حتی اگر فردی می‌تواند تخصص و خدمات خود را به شکل فریلنسینگ ارائه کند، باز هم به برخی از ابزارها نیاز خواهد داشت.
در ادامه این مطلب از وبلاگ سایت بالونت، برخی از ابزارهای مورد نیاز فریلنسرهای حرفه‌ای را بررسی کرده و در نهایت یک راه‌حل جامع برای آن ارائه خواهیم کرد.
ابزارهای مورد نیاز فریلنسرها
هر فریلنسری با هر سطحی از مهارت، برای ارائه تخصص و مهارت خود، به دو نوع از ابزارها نیاز دارد:
الف) ابزارهای تخصصی
ب) ابزارهای مکمل و فرعی
ابزارهای تخصصی برای هر فریلنسر، با توجه به مهارت و حوزه کاری او تعیین می‌شوند. این ابزارها می‌توانند فیزیکی یا غیر فیزیکی باشند. مثلا دوربین برای یک عکاس، یک ابزار فیزیکی و نرم‌افزارهای گرافیکی برای طراحان، ابزارهای غیر فیزیکی هستند.
بدیهی است که افراد برای متخصص‌شدن و کسب مهارت در حوزه کاری خود، از همان ابتدا نحوه کار با چنین ابزارهایی را فرا می‌گیرند. چراکه به‌خوبی می‌دانند در آینده نزدیک، استفاده بسیار زیادی از این ابزارها داشته و عملا بدون آنها، کاری از پیش نخواهند برد.
از سوی دیگر، ورود به دنیای هیجان‌انگیز فریلنسینگ، فرد را با چالش‌های دیگری نیز روبه‌رو می‌کند. مثلا اگر فرد به عنوان کارمند در جایی مشغول بکار باشد، معمولا درگیر مدیریت کارهای مالی نشده و صرفا وظایفی تخصصی را دنبال می‌کند.
یا معمولا بیشتر کارمندان، کارهای تعیین‌شده خود را از مدیران بالادستی گرفته و انجام می‌دهند. در بیشتر موارد چنین کارمندانی، درگیر مدیریت کارها و پروژه‌ها و چالش‌های مرتبط با آن نخواهند شد.
اما در فریلنسینگ، فرد علاوه بر مهارت‌های تخصصی خود، باید با برخی دیگر از مهارت‌ها از جمله فنون مذاکره، مدیریت کارها، مدیریت زمان، مدیریت مالی شخصی و… نیز آشنایی داشته باشد. این موارد نیز هر کدام به ابزارهایی نیازمندند که ما آنها را تحت عنوان «ابزارهای مکمل فریلنسینگ» می‌شناسیم.
ابزارهای مکمل فریلنسینگ
ویژگی اصلی ابزارهای مکمل فریلنسینگ، افزایش کیفیت «نتیجه کار» است. یعنی ممکن است یک فریلنسر بتواند با کمک ابزارهای اصلی کار خود، نتیجه قابل قبولی ارائه کند اما همین فرد می‌تواند به‌کمک ابزارهای مکمل فریلنسینگ، کیفیت خروجی کار خود را بهبود ببخشد.
از دیگر مزایای ابزارهای مکمل فریلنسینگ میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
• کمک به سامان‌دهی امور و برنامه‌ریزی
• کمک به برقراری ارتباط موثرتر با کارفرمایان و مشتریان
• دریافت بازخورد از مشتریان
• ارائه نمونه کارهای شخصی
• کاهش زمان به‌سرانجام‌رساندن پروژه‌ها
• مدیریت همزمان چندین سفارش و پروژه
• افزایش تمرکز بر روی وظایف اصلی
و…
در ادامه با برخی از مهم‌ترین ابزارهای مورد نیاز فریلنسرهای حرفه‌ای آشنا خواهیم شد. بدیهی است که استفاده از این ابزارها، به‌تنهایی کافی نبوده و مستلزم یادگیری مفاهیم مرتبط با آنهاست. این مفاهیم را میتوان به‌صورت جداگانه و به‌مرور زمان، فرا گرفت.
ابزار مدیریت کارها
فریلنسرهای حرفه‌ای، پس از دریافت هر پروژه آن را به مراحل مختلفی شکسته و سپس برای اجرای هر مرحله اقدام میکنند. نبود یک برنامه‌ریزی مشخص و سردرگمی در اجرای مراحل، نه تنها باعث افزایش زمان تحویل پروژه می‌شود، بلکه ممکن است در نهایت به نارضایتی مشتری و لغو پروژه بیانجامد.
حتی برخی از فریلنسرها، به‌صورت گروهی فعالیت کرده یا برای خود، یک تیم مجزا تشکیل داده‌اند. گروه‌ها و تیم‌های مختلفی که ممکن است در آنِ واحد، بر روی چندین پروژه مشغول بکار باشند. در چنین شرایطی، معمولا از ابزارهای مدیریت تسک یا پروژه (Task or Project Management Tools) مانند ترلو (Trello)، جیرا (Jira) و… استفاده می‌شود.
این ابزارها، مدیریت کارهای مربوط به هر پروژه را سهولت بخشیده و از سردرگمی‌های احتمالی کم میکنند. هر فرد می‌داند که در هر زمان باید روی چه تسکی کار کند، مدیر پروژه می‌داند پروژه تا چه حد پیش رفته و در چه مراحلی نیاز به بهبود دارد. این‌ها تنها بخشی از مزایای ابزارهای مدیریت پروژه، برای افراد، به‌خصوص فریلنسرهای حرفه‌ای است.
ابزار مدیریت مالی شخصی
بخش مالی، بخش جدایی‌ناپذیر از هر فعالیت شغلی از جمله فریلنسینگ است. یک فریلنسر در طول فعالیت خود، با کارفرماها و مشتریان مختلفی روبه‌رو می‌شود که هر کدام از آنها نیز، در قبال دریافت یک خدمت، هزینه آن را می‌پردازند.
مدیریت چنین اموری، می‌تواند با ابزارهای مدیریت مالی شخصی، کار ساده‌تری باشد. این ابزارها امکان ایجاد تراکنش‌های مالی با جزئیات مختلف، گزارش‌گیری مالی، دسته‌بندی دخل و خرج و… را فراهم میکنند. مواردی که همگی می‌توانند خیال فریلنسرها را از بابت امور مالی شخصی خود، آسوده کنند.
ابزار و بستر انتشار نمونه کارها
از چالش‌های مهم در زمینه کار فریلنسینگ، ارائه نمونه کارهای قبلی است. این نمونه کارها نقش مهمی در تصمیم‌گیری مشتریان و انتخاب فریلنسر دارند. معمولا در بیشتر سایت‌ها و پلتفرم‌های فریلنسینگ، قسمتی برای این موضوع اختصاص یافته است که مشتریان و کارفرمایان می‌توانند با مراجعه به آن، نمونه کارهای افراد را مشاهده کرده و با آنها ارتباط برقرار کنند.
اما آیا تمام مشتریان و کارفرمایان، فقط در چنین سایت‌ها و پلتفرم‌هایی حضور دارند؟ مطمئنا در بسترهای دیگری از جمله شبکه‌های اجتماعی نیز میتوان به این افراد دسترسی داشت.
اغلب فریلنسرهای حرفه‌ای نیز به پلتفرم‌های فریلنسینگ بسنده نکرده و در رسانه‌های اجتماعی دیگر به فعالیت‌های کاری و ارائه نمونه کار می‌پردازند. مثلا شبکه‌های اجتماعی نظیر Dribbble، Behance و Pinterest بسترهای خوبی برای ارائه نمونه کارهای گرافیست‌ها، طراحان و عکاسان است.
ابزارهای ارتباطی و انجمن‌های کاری
از دیگر ابزارهای مکمل در کار فریلنسینگ، ابزارهای ارتباطی هستند. ابزارهایی که میتوان به‌کمک آنها با افراد هم‌صنف و هم‌حوزه آشنا شده و دانش خود را به‌اشتراک گذاشت. اگرچه شبکه‌های اجتماعی در این مورد نیز می‌توانند موثر باشند، اما پراکندگی موضوعی در این شبکه‌ها، می‌تواند فریلنسرها را از موضوع اصلی، یعنی همان فعالیت‌های کاری و گپ‌وگفت در مورد مسائل تخصصی، دور کند.
لینکدین (LinkedIn) یک شبکه اجتماعی کاری و تخصصی خوب برای برقراری ارتباط با افراد مختلف است. از این طریق میتوان با افراد متخصص در حوزه کاری خود ارتباط برقرار کرده و حتی با فرصت‌های شغلی متنوع‌تری روبه‌رو شد.
یک راه‌حلِ خوبِ دیگر، فعالیت در انجمن‌های اینترنتی (Forum) است. معمولا در انجمن‌های اینترنتی، بحث‌های تخصصی با جزئیات بیشتری دنبال می‌شوند. جزئیاتی که شاید در هیچ منبعی نتوان به آنها دسترسی داشت و صرفا بر اساس تجربیات عده‌ای متخصص بدست آمده‌اند.
ابزار ساخت نظرسنجی و دریافت بازخورد
دریافت بازخورد از طرف مشتری و کارفرما باعث شناخت نقاط قوت و ضعف خواهد شد. فریلنسرها نیز می‌توانند از این بازخوردها کمک گرفته و تخصص خود را در قالب خدمات باکیفیت‌تری ارائه نمایند.
در بیشتر پلتفرم‌های فریلنسینگ، بخشی برای ارائه بازخورد از طرف کارفرمایان و مشتریان، در نظر گرفته شده است. برخی از این نظرات به‌صورت شخصی به خودِ فریلنسر و برخی دیگر به‌صورت عمومی، برای سایر کاربران پلتفرم، قابل مشاهده هستند.
فریلنسرهایی که به‌دنبال تقویت مهارت‌های خود و ارائه خدمات باکیفیت‌تری هستند، از سایر ابزارها و روش‌های مربوطه برای دریافت بازخورد استفاده میکنند. یکی از این روش‌ها، استفاده از امکانات پیام‌رسان‌ها و شبکه‌های اجتماعی برای برگزاری نظرسنجی‌های تخصصی است. مثلا امکان Poll که در پیامرسان تلگرام میتوان از آن استفاده کرده و نظرسنجی‌های مورد نظر خود را طراحی و منتشر نمود.
اما راه‌حل بهتر، استفاده از ابزارهای نظرسنجی ساز آنلاین (Poll or Survey Maker) با امکانات کامل‌تر است. به‌کمک این ابزارها میتوان نظرسنجی مدنظر خود را با امکانات متنوع‌تری طراحی نموده و در رسانه‌های اجتماعی، برای دریافت بازخورد در اختیار سایر افراد قرار داد.
ابزار طراحی فرم
فرم‌های اطلاعاتی می‌توانند فرآیند دریافت اطلاعات از مشتریان و ذی‌نفعان را ساده‌تر کنند. مثلا یک طراح سایت فریلنسر، می‌تواند یک فرم نیازسنجی برای مشتریان خود طراحی نموده و هر بار آن را با مشتری مربوطه به اشتراک بگذارد.
ابزارهای فرم‌ساز آنلاین (Online Form Builder) مانند گوگل‌فرم (Google Forms)، فرآیند طراحی و انتشار فرم‌های اطلاعاتی دیجیتالی را بهبود بخشیده‌اند. فریلنسرها می‌توانند از چنین ابزارهایی به عنوان یک ابزار مکمل برای فریلنسینگ استفاده نموده و فرم‌های مد نظر خود را طراحی نمایند.
ابزار مدیریت جلسات
آخرین ابزاری که می‌تواند به فریلنسرهای حرفه‌ای کمک کند، ابزاری مربوط به جلسات کاری است. به‌طور کلی یک فریلنسر می‌تواند در دو حالت با افراد مختلف جلسه برگزار نماید:
۱- جلسه با مشتریان و کارفرمایان برای شفاف‌سازی پروژه و به توافق‌رسیدن
۲- جلسه با اعضای تیم در مورد موضوعات مختلف
زمانی که تعداد این جلسات بیشتر شود، مدیریت آنها کاری پرچالش است. برای این کار میتوان از ابزارهای مدیریت جلسه (Meeting Management) استفاده نمود. ابزارهایی که امکان تعریف جلسات کاری و شخصی، تعیین اعضا، زمان و مکان برگزاری جلسه و برخی دیگر از ویژگی‌ها را فراهم میکنند.
همه این ابزارها، یکجا باهم!
تا اینجا با ابزارهای مختلف برای فریلنسینگ آشنا شدیم. ابزارهایی که هر کدام می‌توانند به حرفه‌ای‌تر شدن فریلنسرها کمک کرده و نظم بیشتری به زندگی شخصی و کاری آنها ببخشند. تنها عیب ابزارهای گفته شده در بالا، پراکندگی آنهاست. یعنی برای هر کدام باید به یک ابزار جداگانه متوسل شده و اپلیکیشن‌های مختلفی را نصب نمود.
بالونت نسل جدیدی از پیام‌رسان‌ها و شبکه‌های اجتماعی است که به‌صورت ویژه به کسب‌وکارها خدمت‌رسانی می‌کند. پیامرسان سازمانی بالونت به سرویسهای مختلفی از جمله پروژه، مخزن جلسات، فرم‌ساز، نظرسنجی‌ساز آنلاین و… مجهز شده است. ویژگی مهم این سرویسها، قرارگیری در کنار هم و در بستر یک «پیامرسان» است.
استفاده از بالونت، افراد مختلف به‌ویژه فریلنسرها را از نصب چندین اپلیکیشن یا استفاده از سایت‌ها و ابزارهای مختلف، بی‌نیاز می‌کند. فریلنسرها می‌توانند تمام ابزارهای معرفی شده در این مطلب را، به‌صورت یکپارچه، رایگان و با تعرفه اینترنتی نیم‌بها استفاده نمایند.
برخی از سرویسهای کاربردی بالونت برای فریلنسرها عبارتند از:
پروژه (Project): امکان مدیریت کارها و پروژه‌ها با سیستم مبتنی بر مدل کانبان (Kanban) همانند ترلو، اسلک و…
فرم (Form): طراحی و انتشار فرم‌های اطلاعاتی با فیلدهای متنوع و کاربردی
مخزن جلسه (Meeting Box): مدیریت جلسات کاریِ آنلاین یا حضوری با امکان تعریف صورت‌جلسه، دستور جلسه و مصوبات
دفتر مالی (Ledger): یک حسابدار شخصی ساده با امکانات کاربردی برای مدیریت امور مالی
کانال نظرسنجی (Survey Channel): طراحی و برگزاری نظرسنجی‌های آنلاین با امکانات مختلف
چت، گروه و کانال (Chat, Group, Channel): سرویسهای گفتگو مانند سایر پیام‌رسان‌ها برای انتشار نمونه کارها، اطلاع‌رسانی، گفتگوی متنی، صوتی و تصویری با مشتریان
تالار گفتگو (Forum): امکان ایجاد فروم و بحث و تبادل نظر در مورد موضوعات تخصصی با سایر افراد
و چند سرویس کاربردی دیگر…
برای آشنایی بیشتر با بالونت و امکانات مختلف آن، می‌توانید مقاله بالونت چیست؟ را مطالعه نمایید. برای دانلود اپلیکیشن بالونت نیز، لینک‌های زیر قابل استفاده هستند:
