دورکاری؛ حرکت کار به سمت کارکنان
دورکاری (Telecommuting, Remote Work, Work From Home, Teleworking) را میتوان یکی از پُر استفاده‌ترین اصطلاحات حوزه کسبوکار در حال حاضر دانست. روند رشد دورکاری در سال‌های اخیر به خصوص پس از گسترش ویروس کرونا، سیر صعودی داشته و کسب‌وکارهای مختلفی از آن بهره برده‌اند. یکی از جالب‌ترین تعابیری که برای دورکاری مورد استفاده قرار می‌گیرد، «حرکت کار به سمت کارکنان به جای حرکت کارکنان به سمت کار» است.
با افزایش علاقه مدیران، کارفرمایان و کارکنان به استفاده از شیوه دورکاری، ابزارهای انجام آن نیز اهمیت بسیاری پیدا کرده است. ابزارهایی که با عنوان نرم افزار دورکاری، نرم‌افزار مدیریت وظایف کارکنان، نرم افزار کنترل دورکاری و… شناخته می‌شوند. به کمک چنین ابزارهایی میتوان انجام کارها را ساده‌تر کرده و از طرفی ارتباطات کاری را در آن را به شکل سودمندتری مدیریت نمود.
در ادامه با ابزار دورکاری بالونت آشنا خواهیم شد. این برنامه سرویسهای مختلفی را برای انجام بهتر و آسان‌تر دورکاری ارائه می‌کند که ویژگی مشترک همه آنها، «رایگان بودن» است.
ابزار مدیریت دورکاری بالونت
بالونت یک شبکه اجتماعی سازمانی/تیمی است که بر بستر پیام‌رسان طراحی شده است. بالونت سرویسهای مختلفی را در یک بستر یکپارچه ارائه می‌کند. مدیریت دورکاری تنها یکی از کاربردهای این سرویس‌ها است. بالونت را میتوان مانند یک لِگو (LEGO) تصور کرد که با توجه به نیازهای مورد نظر، میتوان از سرویسهای مختلف آن به صورت ترکیبی استفاده کرد. در ادامه با سرویس‌هایی از بالونت آشنا می‌شویم که آن را به یک ابزار دورکاری همه‌کاره تبدیل کرده‌اند.
مدیریت پروژه
اولین سرویسی که انتظار می‌رود یک ابزار مدیریت دورکاری ارائه نماید، سرویس مدیریت پروژه است. ابزار مدیریت پروژه بالونت می‌تواند توسط کارفرمایان، مدیران سازمان و هم کارکنان مورد استفاده قرار گیرد. به کمک این ابزار میتوان کارهای (Task) مختلف ایجاد کرده و افراد مسئول آن را تعیین نمود. این ابزار قابلیت تعریف کارها و نظارت بر روند اجرای آن را فراهم می‌کند. افرادی که با روش دورکاری وظایف خود را پیش می‌برند، با یک نگاه می‌توانند تمام وظایف خود، مهلت اتمام کارها (Deadline) و جزئیات آنها را مشاهده کنند.
از طرف دیگر به کمک ابزار مدیریت پروژه بالونت، مدیران و کارفرمایان می‌توانند روند انجام کارها را مشاهده و بررسی کنند. این روش با استفاده از الگوی مدیریت پروژه کانبان (Kanban)، می‌تواند روند انجام کارها را سریع‌تر و کارآمدتر کند.
برخی از امکانات این سرویس به شرح زیر هستند:
• امکان تعریف چک لیست (Check List)
• امکان ایجاد برچسب (Label) برای کارها
• محیط گفت‌وگوی اختصاصی برای هر کار
• امکان تعریف نامحدود لیست و کار
• نمایش درصد پیشرفت کارها
• امکان به اشتراک‌گذاری فایل‌ها با اینترنت نیمبها
• امکان تعریف وضعیت کارها (آغاز نشده، در حال انجام، متوقف شده و …)
و…
مخزن جلسه (ابزار مدیریت جلسات)
ارتباطات و تعاملات در هنگام دورکاری، بیشتر به شکل آنلاین انجام می‌شود. از طرفی جلسات مختلف تیمی و سازمانی نیز از شکل حضوری خارج شده و به حالت آنلاین در آمده است. اطلاع‌رسانی و نظم در تشکیل جلسات در هنگام دورکاری، از اهمیت بیشتری برخوردار شده است؛ چون وجود فاصله در میان اعضای تیم می‌تواند باعث فراموشی زمان جلسات، کاهش بازدهی آنها و … شود.
یکی از سرویسهای پرکاربرد بالونت که می‌تواند در این زمینه مفید واقع شود، «مخزن جلسه» است. از جمله امکانات این سرویس میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
• تعریف جلسه آنلاین
• تعیین اعضا جلسه
• تعیین زمان و مدت جلسه
• تعریف دستور جلسه، صورت‌جلسه و مصوبات
و …
تماس صوتی و تصویری
معمولا ارتباطات آنلاین در زمان دورکاری به کمک برنامه‌هایی که دارای تماس صوتی و تصویری هستند، انجام می‌شود. یکی از امکانات جدید پیام‌رسان بالونت، امکان برقراری «تماس صوتی و تصویری» است. به کمک این سرویس‌ها میتوانید جلسات آنلاین خود را برگزار کرده و یا با همکاران و مشتریان خود تماس برقرار کنید.
نیمبها بودن ترافیک مصرفی در شبکه اجتماعی سازمانی بالونت، مزیت ویژه‌ای برای کاهش هزینه‌ها برای افرادی است که میزان تماس صوتی و تصویری آنها زیاد است. مزیت قابل توجهی که ابزار دورکاری بالونت را از سایر ابزارهای دورکاری خارجی متمایز می‌کند.
طراحی و به اشتراک‌گذاری فرم
فرم، ابزار مناسبی برای دریافت اطلاعات از دیگران است. در مشاغل حضوری معمولا فرم‌های اطلاعاتی مختلفی در اختیار کارمندان قرار می‌گیرد. این فرم‌ها را میتوان برای مشاغل دورکاری نیز مورد استفاده قرار داد. سرویس «فرم‌ساز» بالونت یک ابزار ساده ولی کارآمد برای ساخت و به اشتراک‌گذاری چنین فرم‌هایی است. از جمله پرکاربردترین فرم‌هایی که میتوان از آنها برای دورکاری استفاده کرد عبارتند از:
• فرم‌های استخدامی برای جذب نیروی دورکار جدید
• فرم ارسال رزومه
• فرم مرخصی
• فرم درخواست مساعده
و …
ابزار فرم‌ساز بالونت می‌تواند فیلدهای مختلفی را در اختیار کاربر قرار دهد. فیلد‌هایی مانند سرتیتر، عدد، بله/خیر، عکس، جدول، چند انتخابی، تک انتخابی، یادداشت و … برخی از انواع این فیلدها هستند.
سرویسهای گفت‌وگو (کانال، گروه و چت)
سرویسهای چت و گفت‌وگوی بالونت مانند تمامی پیام‌رسان‌های دیگر از جمله تلگرام (Telegram) و واتساپ (WhatsApp)، می‌توانند یک ابزار ساده و کارآمد برای برقراری ارتباط با همکاران و مدیران هنگام دورکاری باشند. از این سرویس‌ها میتوان برای به اشتراک‌گذاری فایل، ارسال و دریافت پیام متنی و صوتی (Voice)، انتشار محتوا و … استفاده کرد.
مهم‌ترین ویژگی بالونت نسبت به سایر پیام‌رسان‌ها، امکان ایجاد یک محیط اختصاصی برای انجام کارهای رسمی است. این ویژگی در نسخه‌های سازمانی بالونت ارائه می‌شود. اختصاصی شدن فضای کار باعث جلوگیری از حواس‌پرتی و کاهش تمرکز می‌شود. عدم ارتباط با کانال‌ها و گروه‌های عمومی و خارج از فضای کاری، باعث می‌شود که افراد هنگام استفاده از این پیام‌رسان/شبکه اجتماعی، از تمرکز بیشتری برخوردار شوند.
ابزار آموزش آنلاین
تغییر شیوه‌های آموزشی از حضوری به آنلاین، یکی از بزرگ‌ترین تغییراتی است که پس از همه‌گیری ویروس کرونا اتفاق افتاد. بیشتر کسانی که پیش از این، مطالب آموزشی خود را به شکل حضوری و در قالب کلاس، دوره و ورک‌شاپ ارائه می‌کردند، تصمیم گرفتند محتوای خود را در قالب دوره‌های ویدیویی یا کلاس‌های آنلاین منتشر کنند.
«کانال آموزش» بالونت ابزار مناسبی برای ارائه و انتشار محتوای آموزشی آنلاین است. این سرویس «دسترسی نظام‌مند به محتوا» و «ارتباطات راحت بین کاربران و استاد» را امکان‌پذیر کرده و می‌تواند یک ابزار مفید برای کسانی باشد که از ابزارهای دورکاری برای آموزش استفاده می‌کنند.
از قابلیت‌های ابزار آموزش آنلاین بالونت میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
• ایجاد محتوای دسته‌بندی شده
• قابلیت ایجاد و تصحیح آزمون
• «ارتباط ساختارمند» بین استاد و کاربران
• امکان نظرسنجی برای دوره‌های آموزشی
و …
ساخت و برگزاری آزمون آنلاین
با گسترش آموزش‌های آنلاین، نیاز به برگزاری آزمون آنلاین نیز به مجموعه نیازهای کاربران این حوزه اضافه شد. وجود ابزاری برای طراحی و برگزاری آزمون‌های آنلاین مانند «کانال آزمون» بالونت، راهکاری مناسب برای پاسخگویی به چنین نیازی است.
از جمله آزمون‌هایی که به وسیله این سرویس میتوان ایجاد کرد، میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
• آزمون‌های استخدامی برای جذب نیروی دورکار و حضوری جدید
• پرسش‌نامه‌های تحقیقاتی
• آزمون‌های تعیین سطح مانند تعیین سطح زبان
و …
آزمون‌ساز آنلاین بالونت علاوه بر امکان طراحی انواع پرسش‌ها (از جمله تشریحی، چند گزینه‌ای، عدد و فایل) قابلیت‌های کاربردی زیر را نیز ارائه می‌دهد:
• تعیین مدت زمان آزمون
• تعیین زمان شروع و خاتمه آزمون
• نمایش نتایج آزمون در پایان
• تعیین نمره برای سوالات
• تعیین محدودیت تعداد دفعات شرکت در آزمون
ساخت و برگزاری نظرسنجی
نظرسنجی ابزار مناسبی برای سنجش و ارزیابی عملکرد است. این سنجش و ارزیابی می‌تواند در محیط کار یا بیرون از آن اتفاق بیافتد. به کمک سرویس «نظرسنجی» ابزار مدیریت دورکاری بالونت میتوان انواع نظرسنجی‌ها را طراحی و اجرا نمود. نظرسنجی‌هایی مانند:
• سنجش میزان رضایت کارکنان دورکار
• نظرسنجی ارزیابی محصول و خدمات
• نظرسنجی از رویدادها، جلسات و همایش‌ها
• نظرسنجی رضایت شغلی
و …
بیشتر بخوانید: ۱۰ مورد از مهم‌ترین اصول طراحی نظرسنجی استاندارد!
بالونت؛ مجموعه‌ای از ابزارهای دورکاری در کنار هم!
پیام‌رسان سازمانی بالونت به عنوان یک ابزار دورکاری با مجموعه‌ای یکپارچه از سرویس‌ها و خدمات، موجب بی‌نیازی کسب‌وکارهای مختلف از چندین نرم‌افزار و اپلیکیشن می‌شود. در این بستر یکپارچه، نیازهای گوناگون برای دورکاری بررسی و متناسب با آن سرویسی ارائه شده است. تمامی این سرویس‌ها به صورت نامحدود و به شکل رایگان قابل استفاده هستند. علاوه بر این امکانات، نسخه سازمانی بالونت نیز از امکانات گسترده‌تری را در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
برای دریافت و نصب بالونت میتوانید از لینک‌های زیر کمک بگیرید:
