چرا محیط کار، مهم است؟
محیطهای کاری بیش از حد تصور بر کارکنان و نحوه عملکرد آنها تاثیرگذار می‌گذارند. برای اثبات این ادعا فقط کافی است به این نکته توجه شود که یک سوم از زمان کارکنان در روز و در واقع یک سوم از عمر کاری آنها، در محیطهای کاری سپری میشود!
به همین دلیل، بیشتر افراد پیش از درخواست برای یک موقعیت شغلی، ابتدا شرایط و ویژگیهای محیط کار مربوطه را بررسی میکنند. چرا که قرار است بخش قابل توجهی از زمان خود را در این محیط سپری کرده و تاثیرات مثبت و منفی مختلفی از آن بپذیرند.
مطمئنا تعریف یک محیط کاری خوب و سالم، از نظر افراد مختلف، تفاوت‌هایی با یکدیگر دارد. اما اگر عوامل شخصی و سلیقه‌ای در این رابطه در نظر گرفته نشوند، عوامل مختلفی می‌توانند یک محیط کاری را در نظر عموم افراد، به محیطی سالم و خوب تبدیل نمایند.
در این مقاله از وبلاگ سایت بالونت و در ادامه مطلب، ویژگیهای یک محیط کاری سالم و خوب را بررسی می‌کنیم.
ویژگیهای یک محیط کاری خوب
سهولت برقراری ارتباط
ارتباطات، شریان اصلی یک محیط کار هستند! این مسیرها و روش‌های ارتباطی هستند که جریان‌های کاری را شکل داده و باعث ایجاد و تقویت همکاری بین کارکنان یا بین مشتریان و کسبوکار می‌گردند.
در سال‌های گذشته، بهبود فناوری‌های ارتباطی، از داغ‌ترین موضوعات در محیطهای کاری بوده است. توجه به این مسئله باعث کاهش کاغذبازی‌های رایج در بیشتر سازمان‌های مدرن شده و حتی فرصت دورکاری کردن را برای برخی از سازمان‌ها با فعالیت‌های مشخص، فراهم کرده است.
برای آن‌که بتوان به یک محیط کاری، برچسب «خوب و سالم» بودن چسباند، باید کمی بیشتر به ارتباطات آن توجه نمود. اگر ارتباطات درون و برون‌سازمانی در این محیط کاری، سریع، شفاف و مطمئن هستند، به احتمال زیاد آن محیط کاری، جای مناسبی برای کار کردن خواهد بود.
ظهور «پیام‌رسان‌های سازمانی» و گسترش استفاده از آنها در محیطهای کاری، یک گام مثبت دیگر برای دستیابی به محیطهای کاری خوب است. به کمک پیام‌رسان‌های سازمانی می‌توان:
• ارتباطات بین کارکنان سازمان را بهبود بخشیده و سرعت این ارتباطات را چندین برابر کرد؛
• به‌دلیل سادگی در ارتباط و افزایش سرعت پاسخ‌گویی، رضایت مشتریان کسبوکار را افزایش داد؛
• هزینه‌های ارتباطی را به حداقل رساند؛
• تمرکز و به‌دنبال آن بهرهوری کارکنان در محیط کار را بیشتر کرد؛
• و تمامی امور ارتباطی را در یک بستر یکپارچه، مترکز نمود.
پیام‌رسان سازمانی بالونت (Balonet)، یک نمونه داخلی از این فناوری جدید است که با ارائه سرویس‌هایی کاربردی، سعی در بهبود ارتباطات سازمانی دارد. مجموعه سرویس‌های بالونت مانند پروژه، فرم‌ساز آنلاین، مخزن جلسه، تالار گفتگو، سرویس‌های گفتگو (چت، گروه و کانال) و… همگی در ایجاد ارتباطاتی سریع‌تر و بهینه‌تر نقش موثری دارند.
از طریق مطلب «بالونت چیست؟» با این پیام‌رسان و شبکه اجتماعی سازمانی بیشتر آشنا شوید.
انعطاف‌پذیری
یک محیط کاری خوب، محیطی انعطاف‌پذیر است. از آنجایی که انعطاف‌پذیری در محیط کار می‌تواند تعاریف مختلفی داشته و در بخش‌های مختلفی مورد نیاز باشد، مدیران سازمان باید بتوانند یک دستورالعمل جامع در این مورد تهیه کرده و از قضاوت و برداشت‌های اشتباه جلوگیری نمایند.
بهطور کلی، انعطاف‌پذیری می‌تواند در موارد زیر نمایان شود:
ساعت‌های کاری شناور
افراد در بازه‌های زمانی مختلف، با میزان تمرکز و بهرهوری متفاوتی کار میکنند. برخی از کارکنان ممکن است شب‌ها بالاترین میزان تمرکز خود را داشته باشند و برخی دیگر، اول صبح. با ساعات کاری شناور و منعطف می‌توان از بالاترین میزان بهرهوری کارکنان استفاده نمود.
نحوه و نوع فعالیت
در سازمان‌های مدرن و به‌خصوص بعد از همه‌گیری ویروس کرونا، این فرصت در اختیار بیشتر سازمان‌ها، شرکت‌ها و ادارات قرار گرفت تا بتوانند کارکنان خود را از طریق دورکاری نیز به چالش بکشند. فراهم بودن امکان دورکاری، از هزینه‌های کارکنان کاسته و بهرهوری آنها را نیز افزایش می‌دهد.
بیشتر بخوانیم: ابزار دورکاری بالونت چه امکاناتی دارد؟
ارتباط بین تیم‌ها و دپارتمان‌ها
قوانین سخت‌گیرانه برای جلوگیری از ارتباط بین تیم‌ها و بخش‌های مختلف سازمان، مشکلات مختلفی را به‌وجود می‌آورد. این در حالی است که اگر کارکنان برای برقراری ارتباط با سایر تیم‌ها و دپارتمان‌های سازمان، تا حدی آزادی عمل داشته باشند، مطمئنا می‌توانند با انگیزه بیشتری کار کنند.
شاخص‌های درجه‌بندی شده
در یک محیط کار خوب، نباید کارکنان با معیارهای صفر و یکی مورد ارزیابی قرار گیرند! نباید افراد را فقط در دسته‌بندی‌هایی مانند خوب و بد، حرفه‌ای و بی‌تجربه، خودخواه و فداکار و… قرار داد. همه می‌توانند برای هر ویژگی اخلاقی و رفتاری خود یک نمره با درجه‌بندی مشخص دریافت کنند.
انعطاف‌پذیری در همه موارد مطرح شده در بالا، می‌تواند به ایجاد یک محیط کاری بهتر کمک کند. اما باید توجه داشت که در همه این موارد، انعطاف‌پذیری نباید در مقابل نظم قرار بگیرد! بلکه همیشه، نظم سازمانی در اولویت بوده و انعطاف‌پذیری باید صرفا از ایجاد یک «ساختار خشک» جلوگیری نماید.
توجه کامل به سلامت کارکنان
در محیطهای کاری سالم، باید به سلامتی کارکنان، به اندازه کافی توجه گردد. متاسفانه در بیشتر سازمان‌ها در سراسر دنیا، سلامتی کارکنان یا بهطور کلی فراموش شده است و یا در اولویت‌های آخر سازمان‌ها قرار دارد!
سلامت کارکنان در محیط کاری، در دو دسته‌بندی کلی مورد بررسی قرار می‌گیرد:
سلامت جسمی
هر اقدامی که توسط صاحبین کسبوکار، برای حفظ یا بهبود سلامتی جسمی کارکنان انجام میشود. این اقدامات می‌تواند در قالب انجام حرکات ورزشی در محیط کار، فراهم‌سازی شرایط ثبت‌نام کارکنان در باشگاه‌ها و مکان‌های ورزشی، اطلاع‌رسانی و آموزش در این زمینه، چکاپ‌های پزشکی دوره‌ای و مواردی از این دست، صورت بگیرد.
سلامت روحی و روانی
بخش دیگر سلامت کارکنان، مرتبط با سلامت روحی و روانی آنهاست. برای تامین سلامت روحی و روانی کارکنان، باید به دو عامل بسیار مهم توجه نمود:
شاد و مثبت بودن محیط
دستیابی به محیط کاری شاد و مثبت، فرآیندی بسیار زمانبر است و به عواملی مختلفی بستگی دارد. اما با ایجاد یک محیط کاری شاد، همه افراد می‌توانند با بالاترین میزان بهرهوری خود فعالیت کرده و کارهای خود را به بهترین نحو به انجام برسانند.
بیشتر بخوانیم: چگونه یک محیط کاری شاد داشته باشیم؟!
مدیریت استرس در محیط کار
استرس یکی از عواملی است که به سرعت باعث فرسایش شغلی شده و به دنبال آن، سلامت جسمی افراد را نیز تحت‌الشعاع قرار می‌دهد. برای کاهش و مدیریت استرس در محیط کار نیز، مدیران سازمان باید با برنامه عمل کرده و شرایط مورد نیاز را فراهم نمایند.
بروز بودن
از دیگر ویژگیهای محیطهای کاری خوب، بروز بودن آنهاست. در چنین محیط‌هایی، مدیران در تلاش‌اند استفاده از تکنولوژی‌ها، ابزارها و وسایل منسوخ شده را به حداقل برسانند. همانطور که در مقاله «افزایش بهرهوری سازمانی» گفته شد، از اصلی‌ترین عوامل دخیل در بهرهوری سازمانی، ابزارها و وسایل در حال استفاده هستند.
آموزش کارکنان، یکی دیگر از موضوعاتی است که بروز بودن یا نبودن یک محیط کاری را نمایان می‌کند. اگر در یک محیط کاری، آموزش و یادگیری به یک فرهنگ تبدیل شده و همه افراد اعم از مدیران و کارکنان، به آن پایبند باشند، بدون شک چنین محیط کاری، یک محیط کار سالم و بسیار مناسب است.
اهمیت به کار تیمی
تیم‌ها، مانند قطعات مختلف یک پازل هستند که به ایجاد و تشکیل تصویر نهایی سازمان کمک میکنند. در محیطهای کاری خوب، مدیران نگاهی تیم‌محور دارند. یعنی در همه شرایط، تیم‌ها را مورد ارزیابی قرار می‌دهند و برای پیشرفت نیز، عملکردهای تیمی را ملاک خود می‌دانند.
اگرچه تیم نیز از افراد مختلفی تشکیل شده است که ارزیابی فردی آنها نیز اهمیت دارد، اما نباید فراموش کرد که در تیم‌های خوب، افراد می‌توانند نقاط ضعف یکدیگر را پوشش دهند. همین موضوع باعث میشود، کار تیمی نتایج فوق‌العاده‌ای به همراه داشته باشد.
روحیه فداکارانه افراد
از دیگر ویژگیهای محیطهای کاری خوب و کارآمد، وجود روحیه فداکاری در کارکنان آنهاست. در چنین محیط‌هایی همه افراد با هر جایگاهی در تلاش‌اند، برای به نتیجه‌رسیدن کارها نهایت تلاش خود را بکار گرفته و در کمک کردن به دیگران، کوتاهی نکنند.
روحیه فداکاری و کمک به همکاران، از مهم‌ترین ویژگی‌ها و خصوصیات کار تیمی (Teamwork) است. این روحیه در نهایت باعث افزایش کیفیت خروجی تیم شده و افزایش بهرهوری تیمی را به دنبال دارد.
توجه به کار تیمی که در قسمت قبل مورد بررسی قرار گرفت، به خودی خود باعث تقویت این روحیه در بین کارکنان سازمان می‌گردد. چرا که توجه به کار تیمی، تعیین اهداف تیمی و ارائه پاداش‌های تیمی؛ کارکنان را در شرایطی قرار می‌دهند که تنها راه موفقیت خود را در موفقیت تیم‌شان می‌یابند.
وجود تعادل بین زندگی شخصی و کاری
در محیطهای کاری خوب، شرایط و زیرساخت‌ها به شکلی طراحی شده‌اند که تا حد امکان از فشار بیش از حد بر کارکنان جلوگیری شود. در چنین محیط‌هایی، صاحبین کسبوکار در تلاش‌اند تا تعادل مناسبی بین زندگی شخصی و فعالیت حرفه‌ای کارکنان خود ایجاد کنند.
اگر در سازمانی این اتفاق نیافتد، در اغلب موارد کارکنان منافع شخصی خود را به منافع سازمانی ترجیح می‌دهند. این موضوع بدین معناست که، با فشار بیش از حد بر کارکنان، نه تنها نتیجه مورد نظر بدست نخواهد آمد، بلکه عملا از بهرهوری کارکنان کاسته شد و میزان رضایت‌مندی آنها نیز به حداقل می‌رسد.
محیطهای کاری خوب؛ خانه دوم کارکنان!
محیطهای کاری با ویژگیهایی که در این مطلب به آن پرداخته شد، به جای بهتری برای کار کردن تبدیل می‌شوند! محیط‌هایی که حتی می‌توان از آنها به عنوان خانه دوم خود یاد کرده و با دوری چند روزه، دلتنگ‌شان شد!
خوشبختانه بسیاری از سازمان‌های مدرن و امروزی، نسبت به این موارد آگاهی داشته و تمام تلاش خود را بکار گرفته‌اند تا بتوانند یک محیط کاری سالم و خوب را برای کارکنان خود فراهم نمایند. به همین دلیل، آینده روشنی در مقابل محیطهای کاری وجود داشته و به نظر می‌رسد روزهای بهتری در انتظار آن باشد.
