یک دست صدا ندارد!
مزایای متعدد کار تیمی (Teamwork)، تقریبا بر هیچکسی پوشیده نیست. کار تیمی میتواند یک هدف دور از انتظار را به ممکن‌ترین هدف موجود تبدیل کرده و راه رسیدن به آن را تا حد امکان هموار نماید. شاید به همین دلیل است که در گذشته نیز کار تیمی با ضرب‌المثل‌هایی مانند «یک دست صدا ندارد!» مورد تایید قرار گرفته است.
اما در عمل، کار تیمی و گروهی با چالش‌ها و مشکلات مختلفی همراه است. بی‌توجهی به همین چالشهای به‌ظاهر ساده، از هم پاشیده شدن شیرازه تیم را به دنبال خواهد داشت. پیش از تشکیل یک تیم، میتوان بسیاری از این چالش‌ها را پیش‌بینی کرده و از وقوع آنها جلوگیری کرد. اما برخی دیگر از این چالش‌ها، فقط پس از ایجاد تیم، نمایان می‌شوند.
در ادامه این مطلب از وبلاگ سایت بالونت، رایجترین مشکلات و چالشهای کار تیمی را بررسی کرده و برای هر کدام نیز، راهکارهایی ارائه خواهیم کرد.
رایجترین مشکلات و چالش‌ها در کار تیمی
عدم بهره‌مندی از مدیر کارآمد و موفق
تقریبا همه بر این موضوع اتفاق نظر دارند که مدیر تیم، نقش بسیار مهمی در موفقیت یا عدم موفقیت آن دارد. این مدیر است که به هدف اصلی از تشکیل تیم واقف بوده و می‌داند توانایی‌های اعضای تیم خود را باید در کجا، چگونه و برای چه مقصودی بکار بگیرد.
از دیگر وظایف بسیار مهم مدیر، تصمیم‌گیری‌های نهایی است. در تیم‌ها همیشه شرایطی بوجود می‌آید که باید در نهایت یک نفر تصمیم نهایی را بگیرد. این وظیفه در تمام تیم‌ها، برعهده مدیر خواهد بود.
هنگام تشکیل یک تیم، اعضای آن باید برای انتخاب یک مدیر به توافق برسند. اگر تیم مربوطه، در ساختار سلسله‌مراتبی خاصی قرار گرفته است، ممکن است انتخاب مدیر تیم، صرفا بر اساس صلاح‌دید افراد بالادست صورت بگیرد.
برخی از مهمترین مشکلات ناشی از عدم انتخاب مدیر در تیم‌ها عبارتند از:
• تشدید اختلاف نظر و ایجاد تنش بین اعضای تیم
• خارج‌شدن تیم از مسیر منتهی به هدف
• ایجاد چند وظیفگی و عدم تناسب کارهای محول شده
• کاهش بهرهوری تیمی
• بی‌توجهی به تحلیل و ارزیابی عملکرد اعضا
و…
با انتخاب یک مدیر خوب برای تیم، بسیاری از چالش‌ها و مشکلاتی که در ادامه مطلب بررسی می‌کنیم، به سادگی برطرف می‌شوند. اما نبود چنین مدیری، خود زمینه‌ساز ایجاد سایر چالش‌ها خواهد بود.
اما واژه «مدیر خوب و موفق» شاید به اندازه کافی گویا نباشد و باید برای آن معیاری در نظر گرفت. برخی از مهمترین ویژگی‌های یک مدیر خوب برای تیم‌ها عبارتند از:
• اعتماد به نفس بالا
• مسئولیت‌پذیری و تعهد
• آشنایی کافی با تخصص‌های مورد نیاز تیم
• توانایی کار با تیپ‌های شخصیتی مختلف
• قدرت مذاکره بالا
• هوش هیجانی بالا
• قدرت تحلیل و مهارت بالا در حل مسئله
• مهربان ولی قاطع
و…
فردی که دارای همه یا بخش قابل توجهی از صفات بالاست، میتواند یک مدیر خوب و موفق باشد. برای تعیین چنین مدیری نیز، نظرسنجی و توافق نظر، بهترین راه‌حل است. اگر در تیمی، چندین نفر می‌توانند به عنوان مدیر انتخاب شوند، بهتر است در فواصل زمانی مختلف، فرصت مدیریت به این افراد داده شود تا سایر اعضا نیز بتوانند در نهایت بهترین مدیر را برای تیم خود انتخاب نمایند.
عدم شفافیت در وظایف محول‌شده
پس از تشکیل یک تیم و انتخاب مدیر برای آن، باید تمامی اعضا درک درستی از وظایف خود داشته باشند. این وظایف باید بهصورت کتبی نوشته شده و طرفین بر سر آن توافق کنند. عدم توافق بر سر شرح وظایف اعضا، زمینه‌ساز ایجاد مشکلات مختلفی خواهد شد.
هر وظیفه یا کار (Task) دارای تعدادی عمل و فرآیند است که به یک هدف منجر خواهد شد. مدیر تیم ضمن تعیین هدف برای هر کار، باید بر نحوه انجام آن نیز نظارت داشته باشد. چرا که ممکن است اعضای تیم درک درستی از هدف تعیین شده داشته باشند ولی از راه‌حلی غیر بهینه برای انجام آن کار کمک بگیرند.
نظارت بر کارهای محول شده به معنای دخالت بیش از حد و همچنین سلب خلاقیت افراد نیست؛ بلکه این کار صرفا برای کاهش اشتباهات و خسارت‌های احتمالی، کاملا ضروری است. یک مدیر موفق به‌خوبی میتواند حد تعادل را در چنین موضوعی رعایت نماید.
تضادهای شخصیتی بین افراد
معمولا بعید است که هنگام ایجاد یک تیم، همه اعضای آن دارای تیپ‌های شخصیتی یکسانی باشند. شخصیت، سلیقه، باور و اعتقادات متفاوت؛ یکی دیگر از مواردی است که میتواند کار تیمی را به چالش بکشد.
تفاوت‌های شخصیتی بین اعضای تیم، معمولا با مسائلی ساده شروع شده و حتی باعث ایجاد تنش‌های بین فردی یا تیمی نیز میشود. در اکثر موارد نیز خود افراد نمی‌توانند اختلافات موجود را حل نمایند. در این صورت، مدیر تیم باید در نقش میانجی ظاهر شود.
در این مطلب نمی‌توان به همه راه‌حل‌های موجود برای رفع این مشکل اشاره کرد. چراکه مطالب مختلفی درباره روش‌های مدیریت اعضای تیم و حل اختلافات آنها وجود دارد. اما معمولا مدیر تیم در چنین شرایطی، ابتدا به صحبت‌های طرفین گوش داده و سپس بدون جانب‌گیری، سعی می‌کند مشکل ایجاد شده را برطرف نماید.
گفتگو با اعضای تیم، اطلاعات ارزشمندی در اختیار مدیر قرار می‌دهد. اطلاعاتی که نه تنها برای رفع مشکلات فعلی کارآمد است، بلکه میتواند از بروز مشکلات آتی و ایجاد تنش در آینده نیز جلوگیری نماید.
بیشتر بخوانید: مدیریت کارهای تیمی با نکات ساده!
بی‌توجهی به ابزارهای ارتباطاتی تیمی
ارتباطات درون و برون تیمی نادرست، میتواند باعث ایجاد مشکل عدم هماهنگی در تیم‌های کاری شود. عدم هماهنگی، مشکلات دیگری را مانند ایجاد اختلاف، کاهش بهرهوری تیمی، کاهش کیفیت خروجی‌ها و… به‌دنبال خواهد داشت.
برای جلوگیری از این مشکلات، گروه‌ها و تیم‌های کاری معمولا بستری -ترجیحا آنلاین- را برای ارتباطات تیمی خود در نظر می‌گیرند. این بستر میتواند یک سامانه ارتباطی یا یک پیام‌رسان باشد. همانطور که در سال‌های اخیر استفاده از پیام‌رسان‌هایی مانند تلگرام، واتساپ و… برای این کار رایج شده است.
در حالی‌که راه‌حل صحیح برای این کار، استفاده از ابزارهای پیام‌رسان تیمی-سازمانی است. ابزارهایی که می‌توانند ارتباط درون و برون تیمی را به شکل قابل توجهی بهبود بخشیده و صرفا برای مسائل کاری مورد استفاده قرار بگیرند.
از اصلی‌ترین مزایای چنین پیام‌رسانی‌هایی میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
• افزایش سرعت ارتباطات تیمی
• کاهش هزینه‌ها
• امکان تعریف الگوهای سلسه مراتبی
• متمرکز شدن امور و مستندات در بستری یکپارچه
• تمرکز بر فعالیت‌های کاری بجای فعالیت‌های عمومی
• توجه ویژه به امنیت و حریم خصوصی افراد
و…
پیام‌رسان سازمانی بالونت (Balonet)، اولین نمونه بومی از چنین ابزارهایی است. بالونت به مجموع سرویس‌های شخصی-تیمی مختلفی مانند: مدیریت پروژه، ابزار مدیریت جلسات کاری، فرم‌ساز، نظرسنجی‌ساز آنلاین، ابزارهای گفتگو (چت، گروه و کانال) و… مجهز شده است که میتواند نیازهای ارتباطی تیم‌های کاری را رفع نماید.
از ویژگی‌های این پیام‌رسان میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
• کاملا رایگان با اینترنت مصرفی نیم‌بها
• امکان شخصی‌سازی برنامه در نسخه سازمانی
• یکپارچه‌سازی سرویس‌های متنوع و کاربردی برای تیم‌ها
• سهولت در استفاده به‌دلیل پیاده‌سازی بر بستر پیام‌رسان
• مالتی پلتفرم (اندروید، وب، ویندوز و…)
و…
برای آشنایی با امکانات مختلف این پیام‌رسان و استفاده از آن به عنوان ابزار ارتباطات تیمی، میتوانید مقاله بالونت چیست؟ را مطالعه نمایید.
بهرهوری شخصی یا کاری پایین
بهرهوری تیم، به بهرهوری تمامی اعضای آن بستگی دارد. عدم توجه به این جمله که کاملا بدیهی نیز به‌نظر می‌رسد، یکی دیگر از مشکلات و چالشهای رایج در کار تیمی است. بهرهوری پایین میتواند به دلایل مختلفی ایجاد شود اما مهمترین عوامل آن عبارتند از:
• تعیین نادرست اهداف تیم
• عدم استفاده از ابزارهای مناسب
• بکارگیری کارکنان در موقعیت‌های شغلی اشتباه
• عدم توجه به تکنولوژی‌های جدید و تغییرات
• بی‌توجهی به آموزش مدیران و کارکنان
و…
در مقالات پیشین وبلاگ سایت بالونت، بهرهوری را در سطوح مختلفی از جمله در سطح رهبری، اجرایی و کارکنان؛ مورد بررسی قرار داده و برای افزایش هر کدام از آنها، راه‌حل‌هایی ارائه کرده‌ایم. از طریق لینک‌های زیر میتوانید به این مقالات دسترسی داشته باشید:
بیشتر بخوانید: نقش رهبری در افزایش بهرهوری
بیشتر بخوانید: افزایش بهرهوری سازمانی
بیشتر بخوانید: افزایش بهرهوری کارکنان
ایجاد رقابت‌های درون تیمی
برخی از رقابت‌ها بین اعضای تیم می‌توانند مفید باشند. هنگام تشویق اعضای تیم برای ارائه بهترین عملکرد، برخی از آنها ممکن است بیش از حد این رقابت را جدی بگیرند یا به‌عبارتی، برای ارائه بهترین عملکرد خود، به رقابت ناسالم روی آورند. در چنین شرایطی مشکلات زیر پدیدار خواهند شد:
• کاهش ارتباطات اعضا با یکدیگر و فاصله گرفتن از «رسالت کار تیمی»
• پنهان‌کاری اعضا و عدم ارائه اطلاعات به یکدیگر
• افزایش اشتباهات فردی و کاهش بهرهوری
• ایجاد اختلاف بین اعضا و بروز مواردی مانند خبرچینی، غیبت، تهمت و…
• ایجاد اختلاف اعضا با مدیر تیم و بی‌اعتماد نسبت به او
• خارج شدن تیم از اهداف اصلی و توجه بیش از حد به فرعیات
• احساس سرشکستگی و کاهش اعتماد به نفس در صورت موفق نشدن در رقابت
و…
مدیریت رقابت‌های درون تیمی، مستلزم استفاده منصفانه از ساختارهای تنبیه-پاداش و تأکید مداوم بر «کار تیمی مشترک» است. یکی از راه‌های به حداقل رساندن رقابت‌های ناسالم در تیم، پاداش دادن به اهدافی است که یک تیم با هم به آن دست یافته و همه افراد در موفقیت و شکست آن سهیم هستند.
همپوشانی مهارت‌ها، تخصص‌ها و وظایف
اعضای یک تیم خوب، باید در حوزه‌های مختلفی مهارت داشته و متخصص باشند. استفاده همزمان از دو یا چند فرد با تخصص‌های کاملا مشابه، مشکلات مختلفی را در تیم ایجاد می‌کند که یکی از این مشکلات، همان ایجاد رقابت‌های ناسالم درون‌تیمی است.
معمولا مدیران تیم‌ها برای جلوگیری از ایجاد چنین چالشی، اعضای تیم خود را با تخصص‌های مختلف انتخاب می‌کنند. اما این راه‌حل نیز، میتواند مشکلات دیگری را از جمله «نبود نیروی جایگزین» به‌دنبال داشته باشد.
این مشکل زمانی اتفاق می‌افتد که در یک تیم، وظیفه خاصی را تنها یک فرد بر عهده داشته و کسی جز او نمی‌تواند آن را انجام دهد. در چنین شرایطی، زمانی که به هر علت برای فرد مذکور مشکلی ایجاد شود، هیچکس نمی‌تواند وظایف او را انجام داده و در نتیجه، کل تیم موقف میشود.
بهترین راه‌حل برای جلوگیری از ایجاد مشکل نبود نیروی جایگزین، استفاده از افرادی است که در تخصص‌های خود، دارای اشتراکاتی هستند. مثلا دو نفر که وظایف مختلفی در تیم دارند، به ۲۰ درصد از مهارت‌های طرف مقابل نیز آشنا بوده و در صورت لزوم می‌توانند با یک وقفه زمانی کوتاه، بهصورت موقت جایگزین او شوند.
کار تیمی؛ همچنان ارزشمند و ضروری!
با وجود تمام چالشهای مطرح شده در این مطلب، مزایای کار تیمی آنقدر زیاد است که باز هم استفاده از آن را توجیه می‌کند. برای بسیاری از مشکلات و چالشهای مطرح شده، راه‌حل‌های مختلف وجود دارد که مدیران تیم‌ها و سازمان‌ها می‌توانند در صورت نیاز از آنها استفاده نمایند.
در نهایت ذکر این موضوع نیز خالی از لطف نیست که کار تیمی همیشه میتواند تجربیات جدیدی به‌همراه داشته باشد. تجربیاتی که در هیچ منبع اطلاعاتی و آموزشی، قبلا به آن پرداخته نشده است. افراد علاقه‌مند به کار تیمی نیز، به این مسئله واقف بوده و همیشه برای چالشهای جدید آمادگی لازم را دارند.
