چرا ارتباطات مهم هستند؟
یک محیط کاری را بدون ارتباطات موجود در آن، تصور کنید. این محیط، محلی است که در آن صرفا تعدادی از افراد دور هم جمع شده‌اند و مجموعه فعالیت‌هایی مستقل و بدون هدف را پیش می‌برند! محیطی که در آن پویایی و نشاط وجود نداشته و عملا کار مفیدی انجام نمی‌شود.
ارتباطات در محیط کار، مسیرهایی هستند که کارکنان را با تخصص‌های مختلف‌شان به یکدیگر وصل می‌کنند. وجود هرگونه ناهمواری یا مشکل در این مسیرها، باعث ایجاد اختلال در کار کارکنان شده و به مرور زمان، حیات کسبوکار نیز تهدید خواهد شد.
با پی بردن به اهمیت ارتباطات کارکنان در محیط کار، اهمیت «مدیریت» این ارتباط نیز مشخص می‌شود. به همین خاطر در ادامه این مطلب از وبلاگ سایت بالونت، به بررسی مهم‌ترین نکات در مدیریت ارتباطات کارکنان با همکاران‌شان در محیط کار می‌پردازیم.
نکات مهم در مدیریت ارتباطات با همکاران
شناخت دقیق همکاران
ارتباطات درست و موثر، رابطه مستقیمی با میزان شناخت از طرف مقابل دارد. دو همکاری که بخش قابل توجهی از روز را در کنار یکدیگر سپری می‌کنند و هیچ شناختی از یکدیگر ندارند، مطمئنا دیر یا زود با مشکلاتی روبه‌رو خواهند شد. اما زمانی‌که این دو نفر به خوبی همدیگر را بشناسند، می‌توانند از بروز مشکلات مختلف بین خودشان جلوگیری نمایند.
شناخت افراد و کسب آگاهی نسبت به آنها، فرآیندی زمانبر و حساس است. به همین دلیل هر کدام از اعضای یک تیم، باید برای شناخت همکاران خود، صبور بوده و از قضاوت‌های عجولانه بپرهیزد. به مرور زمان و در شرایط مختلف، افراد واکنش‌هایی درست یا اشتباه از خود بروز خواهند داد که این موضوع می‌تواند به شناخت بهتر آنها کمک کند.
نکته مهم دیگری که باید به آن توجه داشت این است که لزوما بروز یک رفتار یا مشاهده یه عکس‌العمل از همکاران، نمی‌تواند تضمین‌کننده شناخت آنها باشد. همه افراد در زندگی شخصی خود مشکلاتی دارند که هرگز نمی‌توان به آنها پی برد و حتی مدیر تیم نیز ممکن است از تمامی این مشکلات آگاه نباشد. پس در هر صورت برای شناخت دقیق همکاران و ایجاد ارتباط درست با آنها، باید بسیار محافظه‌کارانه عمل کرد.
احترام به عقاید، سلایق و خط قرمزها
بی‌احترامی به عقاید، تمسخر علاقه‌مندی‌ها و به‌طور کلی عبور از خطوط قرمز همکاران؛ از اصلی‌ترین دلایل برای شروع اختلاف و ایجاد مشکلات ارتباطی با همکاران است. با احترام به این عقاید و خطوط قرمز، به سادگی می‌توان از بروز مشکلات مختلف درون یا برون‌تیمی جلوگیری کرد.
اما در عمل، احترام به همکاران و عقاید آنها، کار ساده‌ای به نظر نمی‌رسد. به‌خصوص آن‌که در برخی از موارد، کار با یک شوخی ساده شروع شده و به یک اختلاف شدید ختم می‌شود. به جز خود کارکنان که باید نسبت به این موضوع آگاه باشند، این وظیفه مدیران و تیم‌های بخش‌های مختلف سازمان است که برای احترام به کارکنان خود، مجموعه‌ای از قوانین و دستورالعمل‌ها را تدوین کنند.
در برخی از کسب‌وکارهای بزرگ امروزی، شدیدترین جریمه‌ها و تنبیه‌ها برای کارکنانی است که به نحوی به عقاید، باورها و خطوط قرمز سایر همکاران خود بی‌احترامی کرده‌اند. چرا که مدیران این سازمان‌ها، نسبت به پیامدهای ناشی از این مشکل، آگاهی کامل دارند.
قدردانی کردن از انجام وظایف همکاران
قدردانی کردن از همکاران، باید نسبت به «انجام وظایف» آنها صورت بگیرد؛ نه «لطف» آنها!
در یک محیط کار، هر کدام از کارکنان مجموعه‌ای از وظایف را بر عهده داشته و خروجی آنها را به سایر همکاران خود ارائه می‌کند. در چنین حالتی، همکاران آن شخص باید نسبت به تکمیل و انجام این وظایف، قدردان باشند؛ نه آن‌که این امور را صرفا وظایف آن شخص تلقی کنند!
برای قدردانی کردن از همکاران نیز، هیچ روش پیچیده‌ای وجود ندارد و فقط باید به نحوی حس ارزشمندی به آنها القا شود. این کار حتی می‌تواند در قالب یک تشکر زبانی ساده صورت بگیرد. اگرچه قدردانی کردن از همکاران برای انجام دادن وظایف‌شان کاری ساده و بی‌اهمیت به نظر می‌رسد، اما همین موضوع ساده، گامی موثر در جهت مدیریت ارتباط درست با همکاران در محیط کار است.
کمک به همکاران در صورت نیاز
وقتی به محیط‌های کاری با دیدی تیم‌محور نگاه کنیم، هر تیم باید مجموعه‌ای وظایف را انجام داده و به هدفی خاص دست پیدا کند. نداشتن نگاهی فردی نسبت به انجام وظایف در محیط کار، این موضوع را یادآور می‌شود که اعضای تیم‌ها یا به‌طور کلی، کارکنان سازمان باید به یکدیگر کمک کنند.
کمک کردن به همکاران چند شرط مهم و اساسی دارد:
• بنابر درخواست و رضایت خود شخص کمک‌گیرنده باشد؛
• فقط در موارد خاص، صورت بگیرد و تبدیل به یک «وظیفه» نشود؛
• با مدیر تیم یا بخش، هماهنگی‌های لازم انجام شده باشد؛
• هیچ اجباری برای فرد کمک‌کننده وجود نداشته باشد؛
• فرد کمک‌کننده از زمان کافی برخوردار بوده و به وظایف اصلی‌اش لطمه‌ای وارد نشود.
در صورتی که شروط بالا همگی محقق شده باشند، اعضای تیم می‌توانند در موارد ضروری به کمک سایر همکاران خود آمده و بخشی از کار تیم را پیش ببرند. کمک کردن به همکاران نه تنها باعث کسب موفقیت‌های تیمی خواهد شد، بلکه باعث ایجاد یک ارتباط درست بین اعضای تیم‌ها نیز می‌شود.
ارتباط درست با مدیران
مدیر تیم، نقشی غیر قابل انکار در امور تیم دارد؛ حتی زمان‌که صحبت از ارتباط درست بین کارکنان است! شکل‌گیری ارتباطات درست بین کارکنان در یک محیط کاری، به عوامل مختلفی بستگی دارد؛ اما مطئنا داشتن یک ساختار مشخص، می‌تواند این فرآیند را بسیار ساده‌تر کند.
مدیران تیم‌ها وظیفه دارند با یکدیگر همفکری کرده و برای ایجاد این ارتباطات درست ساختاری مشخص، تعیین نمایند. از طرفی خود کارکنان نیز باید نسبت به این ساختار آگاه بوده و به اصول آن پایبند باشند. پس از تعیین این ساختار، حالا نوبت به اعضای تیم‌ها و کارکنان سازمان می‌رسد که یک قدم به مدیران خود نزدیک‌تر شوند.
کارکنانی که با مدیران خود رابطه‌ای صمیمانه داشته و آنها را مانند دوست خود می‌دانند، می‌توانند خیلی زود از بروز مشکلات و اختلافات جلوگیری نمایند. چراکه این افراد بدون پرداختن به حواشی، اختلافات موجود را با مدیران خود مطرح کرده و سعی می‌کنند برای آنها راه حل‌های منطقی ارائه نمایند. به همین دلیل، داشتن یک ارتباط درست با مدیران تیم‌ها، به ایجاد و مدیریت ارتباطات با همکاران نیز کمک می‌کند.
گفتگو با همکاران
هر ارتباطی چه در محیط کار چه خارج از آن، با یک گفتگو آغاز می‌شود! مانند زمانی‌که در دوران مدرسه، یکی از دانش‌آموزان، با شروع یک گفتگوی دوستانه، زمینه‌ساز یک دوستی چندین و چند ساله می‌شود!
افرادی که در یک بخش از سازمان و در کنار یکدیگر کار می‌کنند، باید با یکدیگر به گفتگو بپردازند. این گفتگو می‌توانند مزایای بسیار مهمی به همراه داشته باشد که برخی از آنها عبارتند از:
• شناخت بهتر همکاران (با گفتگو می‌توان به جنبه‌های مختلفی از شخصیت افراد پی برد.)
• جلوگیری از تشدید اختلافات (با گفتگو می‌توان بخش قابل توجهی از اختلافات را حل و فصل کرده و از تشدید آنها جلوگیری کرد.)
• برطرف کردن سریع‌تر مشکلات و چالش‌های کاری
• کاهش استرس خود و همکاران
• شادتر کردن فضای کار و خارج کردن محیط کار از یک فضای خشک و بی‌روح
• و…
بدیهی است که گفتگو کردن با همکاران باید در یک چارچوب خاص صورت گرفته و باعث اذیت و آزار خود شخص یا دیگر همکاران نشود. مثلا گفتگو در زمینه مسائل بسیار شخصی –به خصوص در ابتدای آشنایی- می‌تواند باعث رنجیده شدن همکاران شود. یا گفتگو کردن در فضای کار و در حضور سایر همکاران، می‌تواند بر روی تمرکز و بهره‌وری آنها تاثیر منفی داشته باشد.
بیشتر بخوانیم: چگونه یک محیط کار شاد ایجاد کنیم؟
استفاده از ابزارهای ارتباطی مناسب
ارتباط در محیط‌های کاری، فقط به ارتباطات مستقیم و حضوری ختم نمی‌شود. گاهی نیاز است برخی از کارکنان به کمک ابزارهای ارتباطی آنلاین، کارهای خود را پیش برده و با یکدیگر در ارتباط باشند. به خصوص در زمان دورکاری، نقش این ابزارهای ارتباطی آنلاین، پررنگ‌تر خواهد بود.
برای آن‌که کیفیت ارتباطات کاری بین کارکنان حفظ شده و از طرفی مدیران سازمان نیز بتوانند این ارتباط را در یک محیط کاملا کاری پیش ببرند، می‌توان از پیام‌رسان‌های سازمانی استفاده نمود. پیام‌رسان‌های سازمانی، وظیفه دارند یک ارتباط کاری سریع و ساده را بین کارکنان مختلف سازمان ایجاد نمایند. ارتباطی که در یک محیط کاملا تخصصی شکل گرفته و در چارچوب فعالیت‌های مورد نظر سازمان خواهد بود.
برخی از مهم‌ترین مزایای پیام‌رسان‌های سازمانی عبارتند از:
• قابلیت سفارشی‌سازی بر اساس نیازهای سازمان
• افزایش چابکی در سازمان
• کاهش و مدیریت جلسات حضوری
• افزایش دسترسی‌پذیری به اطلاعات و داده‌ها
• کاهش هزینه‌های ارتباطی بین کارکنان
و…
پیام‌رسان سازمانی بالونت، یک نمونه از این پیام‌رسان‌ها است که سرویس‌های تخصصی مختلفی را ارائه می‌کند. سرویس‌هایی مانند مدیریت پروژه، فرم ساز آنلاین، نظرسنجی ساز، ابزار مدیریت جلسات حضوری و آنلاین، سرویس‌های تماس صوتی و تصویری و… که همگی با اینترنت نیم‌بها قابل استفاده هستند.
با پیام‌رسان و شبکه اجتماعی بالونت از طریق مطلب «بالونت چیست؟» بیشتر آشنا شوید.
وظیفه‌ای بر دوش کارکنان!
ایجاد و مدیریت ارتباطات درست، فرآیندی دشوار و البته زمانبر است. ارتباطی که از خود کارکنان سازمان شکل گرفته و به مرور گسترش می‌یابد را می‌توان با نکاتی که در این مطلب گفته شد، تا حد قابل قبولی مدیریت نمود. در این بین نقش اساسی بر عهده خود کارکنان است تا بتوانند مدیریت ارتباط با همکاران خود را به شکلی هوشمندانه و از همان ابتدا، به درستی پیش ببرند.
