مدیریت تیم؛ پر چالش اما با اهمیت!
با کار کردن در یک تیم کوچک نیز، می‌توان خیلی زود به برخی از مشکلات رایج در تیم‌های کاری پی برد. مشکلاتی که برای شناسایی و رفع آنها به یک «مدیر خوب و باتجربه» نیاز است. این فرد، مدیریت تیم مربوطه را بر عهده گرفته و سعی می‌کند با اقدامات فردی و تیمی، هرچه سریع‌تر مشکلات موجود را به حداقل برساند.
اگرچه در ظاهر این کار ساده به نظر می‌رسد، اما تجربه ثابت کرده است مدیریت تیم در عمل، کاری پرچالش اما بسیار با اهمیت است. به همین خاطر، در این مقاله از وبلاگ سایت بالونت، ابتدا با مفهوم «مدیریت تیم» آشنا شده و سپس نکاتی را برای موفقیت بیشتر در این زمینه، ارائه می‌کنیم.
مدیریت تیم چیست؟
مدیریت تیم (Team Management) به توانایی یک مدیر یا کسبوکار برای رهبری گروهی از افراد برای انجام وظایفی مشخص در راستای دستیابی به یک «هدف مشترک» اشاره دارد. اگر مدیریت تیم را یک مفهوم در نظر بگیریم، برای آن می‌توان اجزای زیر را متصور شد:
• مدیر
• تیم (شامل افرادی که از مدیر تیم پیروی می‌کنند.)
• ارتباطات درون و برون تیمی
• خط مشی‌ها و فرهنگ کاری مثبت
• ابزارهای مدیریت کار تیمی
توجه به این اجزا، تیم را در مسیر تبدیل شدن به یک تیم حرفه‌ای قرار داده و مدیریت آن را ساده‌تر می‌کند. اگرچه بیشترِ بارِ مدیریت تیم، بر دوش مدیر آن سنگینی می‌کند، اما اعضای تیم نیز می‌توانند به‌طور مستقیم در ساده‌سازی این فرآیند سهیم باشند.
چرا مدیریت تیم اهمیت دارد؟
هر تیم در سازمان، یک جامعه کوچک و متشکل از تعداد مشخصی از کارکنان آن سازمان است. مدیریت تیم، مستقیما «رضایت» این افراد را نشانه گرفته و بر کیفیت کار آنها تاثیر می‌گذارد.
در سازمانی که شرایط خوبی ندارد، مدیریت نادرست تیم‌ها، به‌منزله تیر خلاص خواهد بود. از سوی دیگر، مدیریت موثر تیم می‌تواند ورق را در چنین سازمانی برگردانده و سازمان را مجددا در مسیر توسعه خود قرار دهد.
برخی از تفاوت‌هایی که به‌واسطه «مدیریت موثر» در تیم‌ها رقم می‌خورند عبارتند از:
• افزایش رضایتمندی کارکنان و کاهش میزان خروج آنها
• افزایش بهره‌وری فردی و تیمی
• کاهش هزینه‌های ناشی از استخدام و تعدیل نیرو
• افزایش انگیزه کارکنان برای ارتقای شغلی و رشد تیم
• تقویت برند کارفرمای سازمان و جذب ساده‌تر نیروهای متخصص
• ایجاد رقابت‌های سالم بین تیمی
و…
مهم‌ترین نکات برای مدیریت تیم
با استناد به موارد بررسی شده در قسمت قبل، اهمیت مدیریت صحیح تیم و میزان حساسیت آن در سازمان‌ها، کاملا مشخص است. در همین راستا و برای مدیریت هرچه بهتر تیم‌ها، نکاتی را در ادامه این مطلب بررسی می‌کنیم. این نکات می‌توانند در شرایط مختلف به کمک مدیران تیم‌ها آمده و حتی از فروپاشی تیم‌های کاری جلوگیری کنند.
شفاف‌سازی اهداف تیمی
اولین رسالت مدیر تیم، ابلاغ شفاف اهداف به اعضای تیم است. بدیهی است که هرچه این ابلاغ، شفاف‌تر صورت گرفته و اهداف برای کارکنان، واضح‌تر ترسیم شده باشند، آنها نیز می‌توانند با کیفیت بالاتری کار خود را به نمایش بگذارند.
در صورتی‌که اهداف تیم به خوبی تعیین و به‌درستی برای همه اعضا تفهیم شده باشند، بسیاری از مشکلات رایج در کار تیمی هرگز به وقوع نخواهند پیوست. مدیر تیم باید نسبت به این موضوع حساس بوده و از همان ابتدا بدون هیچ ابهامی اهداف مورد نظر را به اعضای تیم، اطلاع دهد.
اقدامات زیر می‌توانند به شفاف‌سازی بیشتر اهداف تیمی کمک کنند:
• جلسات مستمر با اعضای تیم و پاسخ به سوالات آنها
• گفتگوی فرد به فرد (One-to-One) با اعضای تیم
• یادآوری اهداف در بازه‌های زمانی مختلف به اعضای تیم
• مشورت با اعضا برای تعیین اهداف
و…
ارتباط نزدیک‌تر با اعضای تیم
اگرچه تعریف ارتباطات تیمی در هر سازمان، تا حدودی به فرهنگ شکل گرفته در آن کسبوکار بستگی دارد، اما مدیران تیم‌ها باید بدانند که دوره مدیریت خشک و سخت‌گیرانه به‌سر آمده است! نسبت به دوره‌های گذشته، کارکنان واکنش‌های بیشتری نسبت به مدیران سخت‌گیر در تیم‌ها نشان داده و در مقابل استرس‌های محیط کار، هوشیارتر شده‌اند.
بیشتر بخوانیم: روش‌های مدیریت استرس در محیط کار!
یکی از مواردی که می‌تواند رابطه بین مدیران و اعضای یک تیم را بهبود ببخشد، نزدیک‌تر شدن مدیر به اعضای تیم است. این نزدیکی به معنای ایجاد یک رابطه دوستانه است که هر دو طرف کمی از فرم سازمانی خود فاصله گرفته و می‌توانند کمی راحت‌تر با یکدیگر گفتگو کنند.
زمانی‌که اعضای یک تیم، مدیر خود را مانند دوست خود بدانند، بدون تعارف و ترس از قضاوت، مشکلات خود را با او در میان خواهند گذاشت. مدیر تیم نیز با دقت به صحبت‌های اعضای تیم خود گوش کرده و سعی می‌کند تا حد امکان و با در نظر گرفتن موجودیت تیم، برای حل شدن آنها بکوشد.
بزرگ‌ترین خطری که این موضوع را تهدید می‌کند، امکان سوء استفاده از این ویژگی مدیران در تیم‌هاست. ممکن است برخی از اعضا، ظرفیت صمیمیت بین مدیر و خود را نداشته و به‌دنبال سوء استفاده از آن باشند.
بدیهی است که خود مدیر باید بتواند یک تعادل منطقی در این مورد ایجاد کند. تعادلی که در آن، هم شان و منزلت مدیر حفظ شده و هم کارکنان می‌توانند بدون ترس و اضطراب، در مورد مشکلات خود با مدیران‌شان به گفتگو بپردازند.
برای ایجاد رابطه دوستانه با اعضای تیم، مدیر باید:
• از تمامی اعضای تیم خود شناخت و از مشکلات آنها اطلاع کافی داشته باشد؛
• به عنوان فردی که مشتاق به شنیدن است، همیشه در دسترس باشد؛
• از انتقادات و پیشنهادات، استقبال کند؛
• رازدار و مورد اعتماد اعضای تیم باشد؛
• نسبت به اعضای تیم، عادلانه رفتار کند؛
• و از واکنش‌های هیجانی و سخت‌گیرانه پرهیز کرده و نسبت به شرایط، بهترین تصمیمات را اتخاذ کند.
تعیین شاخص‌های ارزیابی
برای مدیریت هر چه بهتر تیم‌ها، باید معیارهای مشخصی وجود داشته باشد. معیارهایی که میزان موفقیت اعضای تیم را از نظر عملکرد، رفتار، تغییرات و… مورد سنجش قرار بدهد.
در واقع این شاخص‌ها، ارزیابی اعضای تیم را از حالت «کیفی» خارج کرده و نگاهی «کمی» نسبت به آنها ایجاد می‌کنند. در این صورت، پس از هر بازخورد به اعضای تیم در مورد یک مشکل، این افراد به‌خوبی با مشکل ایجاد شده کنار آمده و ساده‌تر آن را می‌پذیرند.
از طرفی اگر قرار است فردی به‌دلیل عملکرد مطلوب خود پاداشی دریافت کرده یا مستحق ارتقای شغلی باشد، از این شاخص‌ها می‌توان به عنوان یک مدرک قابل قبول استفاده نمود.
ارزیابی عملکرد مدیر تیم
همان اندازه که ارزیابی اعضای تیم اهمیت دارد، ارزیابی عملکرد مدیر آن نیز مهم است. لزوما یک مدیر -هر چقدر هم که باتجربه باشد- همیشه تصمیمات درستی نمی‌گیرد. همچنین لزوما همه مشکلات موجود در تیم، از اشتباهات اعضای آن ناشی نمی‌شود.
گاهی اوقات نیاز است خود مدیر تیم، مورد قضاوت اعضا و مدیران بالادست قرار بگیرد. با این کار، اشتباهات، نقاط قوت و نقاط ضعف آن فرد (به‌ویژه از نظر مدیریتی) مشخص شده و او فرصتی برای رفع آنها بدست می‌آورد.
البته ذکر این نکته خالی از لطف نیست که یک مدیر حرفه‌ای، اولین منتقد سرسخت خودش است! او در تمامی حالات، از خودرای بودن جلوگیری کرده و سعی می‌کند نظرات دیگران را نیز بررسی کند. چنین مدیری از غرور و تعصب بی‌جا به دور بوده و همیشه از خلاقیت و ایده‌های نو استقبال می‌کند.
آموزش مهارت‌های کار تیمی
یکی از طلایی‌ترین نکات برای ساده‌تر شدن مدیریت تیم، آموزش مهارت‌های لازم برای انجام کار تیمی است. وقتی که مدیر تیم بخشی از زمان خود را به آموزش این مهارت‌ها به اعضای تیم اختصاص می‌دهد، یک سرمایه‌گذاری ایمن انجام داده است! این سرمایه‌گذاری، خیلی زود سود قابل توجهی هم برای مدیر و هم برای اعضای تیم به همراه دارد.
مهارت‌های کار تیمی، خود به خود بسیاری از مشکلات رایج در تیم را رفع کرده و از وقوع بسیاری از آنها، پیشگیری می‌کنند. از آنجایی که بخش قابل توجهی از انرژی و زمان مدیران تیم‌ها، برای شناسایی و رفع چنین مشکلاتی صرف می‌شود، یادگیری مهارت‌های مورد نیاز در کار تیمی برای تمامی اعضای تیم، بسیار ضروری است. چرا که با این کار، به مدیر تیم خود کمک بسیار ارزشمندی خواهند کرد.
توجه به سیستم‌سازی
این موضوع کاملا طبیعی است که مدیر تیم نمی‌تواند، ۲۴ ساعته به تیم خود توجه کرده و تمام زمان خود را وقف آن کند! از طرفی، درست انجام شدن کارها و خارج نشدن آنها از مسیر منتهی به اهداف تیم، موضوعی نیست که بتوان آن را نادیده گرفته و نسبت به آن کوتاهی کرد.
سیستم‌سازی (Systematization) یک راهکار خوب برای پاسخ به این صورت مسئله است. چرا که به‌کمک سیستم‌سازی می‌توان روال‌ها و فرآیند‌های مشخصی را برای وظایف اعضای تیم ایجاد کرد. پس از این کار، انجام بسیاری از این وظایف به حالت خودکار درآمده و مدیر تیم فقط در بازه‌های زمانی مشخص و در صورت ایجاد مشکل، وارد عمل می‌شود.
در مقاله «سیستم‌سازی در کسبوکار چیست؟» به‌صورت کامل مفهوم سیستم‌سازی را تشریح کرده و راهکارهایی برای موفقیت در آن، ارائه کرده‌ایم.
استفاده از ابزارهای مدیریت تیم
علاوه بر اعضای تیم، برخی از ابزارها نیز می‌توانند به‌کمک مدیر آمده و فرآیند مدیریت تیم را تسهیل نمایند. ابزارهای مختلفی برای مدیریت تیم وجود دارند که بیشتر آنها را با عنوان نرم‌افزارهای مدیریت تیم (Team Management Software) می‌شناسیم.
این نرم‌افزارها با اهداف مختلفی توسعه یافته‌اند که برخی این اهداف عبارتند از:
• تسهیل ارتباطات درون و برون تیمی
• امکان ثبت مستندات مربوط به کارها
• ثبت پروژه‌ها و مراحل انجام آنها
• کاهش هزینه‌های ارتباطی
• سهولت هماهنگی با همکاران
• بازرسی و ارزیابی وضعیت پروژه‌ها توسط اعضا و مدیران
و…
موارد گفته شده در بالا، همگی می‌توانند نقش قابل ملاحظه‌ای در بهبود مدیریت تیم‌های کاری داشته باشند. یکی از ابزارهایی که می‌توان از آن برای مدیریت تیم‌ها استفاده نمود، «پیام‌رسان سازمانی بالونت» است.
بالونت، محیطی ساده و کاربردی را برای مدیریت تیم و در دل یک پیام‌رسان فراهم می‌کند. این محیط به سرویس‌های تیمی مختلفی از جمله مدیریت پروژه، مخزن جلسات، فرم‌ساز، نظرسنجی‌ساز، ابزارهای چت و گفتگوی شخصی یا گروهی (چت، گروه و کانال)، فروم و… مجهز شده است.
مدیریت امور تیم با پیام‌رسان بالونت، کار ساده‌تری خواهد بود. برای آشنایی بیشتر با این پیام‌رسان می‌توانید مقاله «بالونت چیست؟» را مطالعه نموده و یا از طریق لینک‌های زیر، آن را دانلود و استفاده نمایید:
