یک داستان آشنا!
در دنیای مدرن امروز و به‌خصوص در شهرهای پر جمعیت، «استرس» به یکی از بزرگ‌ترین معضلات مردم تبدیل شده است. فردی را تصور کنید که شب گذشته به‌خوبی نخوابیده است. صبح با کمی تاخیر از خواب بیدار شده و باید هر چه سریع‌تر خود را به محل کار برساند.
این فرد بدون خوردن صبحانه، سریعا لباس‌های خود را پوشیده و خود را برای یک ترافیک سنگین تا محل کار، آماده می‌کند. در بین راه نیز در حال آماده‌سازی یک بهانه برای توجیه دیرآمدگی خودش است. سرانجام او به محل کار خود می‌رسد و یک روز سرشار از استرس و نگرانی را آغاز می‌کند!
بدون اغراق برای همه یا بیشتر ما، متن بالا یک داستان کاملا آشناست. داستانی که شاید برای برخی، به یک روتین روزانه تبدیل شده باشد. مشخص‌ترین پیامد این موضوع نیز، ایجاد استرس‌های مستمری است که ما نه تنها در زندگی شخصی، بلکه در «محل کار» نیز با آنها دست و پنجه نرم می‌کنیم.
در این مطلب از سایت بالونت، ابتدا عوامل ایجاد استرس در محیط کار را شناسایی کرده و سپس روش‌هایی را برای مدیریت این نوع استرسها، بررسی می‌کنیم.
عوامل ایجاد استرس در محیط کار
اگر عوامل شخصی ایجاد استرس را نادیده بگیریم، برخی از «عوامل محیطی» میتوانند به ایجاد استرس منفی در محیط کار، دامن بزنند. اگرچه عوامل محیطی ایجاد کننده استرس، بسته به نوع حرفه میتوانند متفاوت باشند، اما موارد زیر تقریبا در بیشتر محیط‌های کاری، از موارد اصلی ایجاد استرس هستند:
• قرار داشتن در موقعیت شغلی اشتباه
• وجود رقابتهای ناسالم در محیط کار
• بازخواست و کنترل بیش از حد از طرف مدیران
• کوتاه بودن مدت زمان تحویل کارها
• سیستمهای تنبیه یا پاداش سختگیرانه
• فاصله زیاد تا محل کار
• عدم امنیت شغلی
• مسئولیت‌های سنگین و خطرآفرین (جانی، مالی، امنیتی و…)
• خصومت و درگیری‌های شخصی با همکاران
و…
برخی از این عوامل خیلی زود کارکنان را به سمت «فرسایش شغلی» سوق می‌دهند. به‌همین دلیل اگر در یک محیط کاری، یک یا چند مورد از گزینه‌های مطرح شده در بالا، وجود داشته باشد، معمولا عمر کاری کارکنان در چنین سازمان‌هایی بسیار کوتاه بوده و «وفاداری» کمتری در آنها به چشم می‌خورد.
چرا شناسایی و کاهش استرسها در محیط کار، اهمیت دارد؟
سلامت کارکنان در محیط‌های کاری استرسزا، همیشه در خطر است. این افراد همیشه در معرض ابتلا به انواع بیماری‌ها از جمله افسردگی، بیماری‌های قلبی، چاقی، فشار خون و… قرار داشته و این موارد سلامت جسمی و روانی آنها را تهدید میکنند.
سلامت منابع انسانی، موضوعی نیست که بتوان آن را نادیده گرفته و صرفا به مسائل سازمانی اهمیت داد. از این رو در ادامه مطلب روش‌هایی را برای کاهش استرس‌های محیط کار و جلوگیری از بروز چنین مشکلاتی، بیان خواهیم کرد.
روشهای مدیریت استرس در محیط کار
شناسایی و رفع عوامل شخصی ایجاد استرس
پیش از مورد اتهام قرار دادنِ «محیط کار»، بهتر است ابتدا دلایل ایجاد استرس را در خودمان بررسی کنیم. هر نوع از استرس (منفی یا مثبت) می‌تواند به دلایل مختلفی ایجاد شده و حتی از یک موضوع به‌ظاهر بی‌اهمیت شروع شود. شناسایی و رفع این عوامل، شاه‌کلید مدیریت استرس در زندگی شخصی و حتی در محیط‌های کاری است.
از اصلی‌ترین عوامل شخصی که باعث ایجاد استرس در محیط کار میشوند عبارتند از:
بی‌نظمی
هر کجا نظم وجود نداشته باشد، کلافگی، استرس و اضطراب وجود خواهند داشت. وقتی ندانیم چه چیزی در کجا قرار دارد، آشفته‌تر می‌شویم. وقتی ندانیم چه کاری را باید در چه زمانی انجام دهیم، بدون تمرکز کار می‌کنیم. یک فرد بی‌نظم، نه تنها برای خودش، بلکه برای تمامی افراد دور و برش نیز، یک «عامل استرسزا» خواهد بود!
اعتماد به نفس پایین
برای انجام یک کار به نحو احسن، ابتدا باید بر روی خودمان حساب باز کنیم. نداشتن اعتماد به نفس کافی و نایده گرفتن توانایی‌های شخصی، از اصلی‌ترین عوامل ایجاد استرس و اضطراب در محیط کار است. باید از هر فرصت کوچکی برای افزایش اعتماد به نفس در محیط کار، بهره برد.
این افزایش می‌تواند از طریق:
• بهبود مهارت‌های ارتباطی؛
• یادگیری مستمر و کسب تخصص؛
• به چالش کشیدن خود؛
• کمک گرفتن از مشاورین و روانشناسان؛
مشورت با مدیران تیم و راه‌های مختلف دیگر، صورت بگیرد.
ترس
ترس یکی از واژه‌هایی است که معمولا در کنار استرس به چشم می‌خورد. بسیاری از استرس‌های روزانه ما، از یک ترس شروع میشوند؛ ترس از شکست، ترس از قضاوت، ترس از قرارگیری در شرایطی جدید و غیره. حتی با اعتماد به نفس‌ترین افراد نیز، ممکن است به‌خاطر ترس، هرگز نتوانند در مسیر موفقیت خود قرار بگیرند.
از معروف‌ترین ترسها در محیط کار، ترس از اخراج شدن است! بسیاری از کارکنان، از همان ابتدای کار همیشه این ترس را با خود به همراه دارند و همیشه در ذهن خود، بارها و بارها اتفاق افتادن آن را تجسم میکنند. بدیهی است، وجود چنین ترسی در کارکنان، بهره‌وری آنها را به‌طور قابل ملاحظه‌ای کاهش می‌دهد.
بیشتر بخوانیم: چگونه بهره‌وری کارکنان را افزایش دهیم؟
بی‌توجهی به مدیریت زمان
وقت‌شناسی یک ویژگی بسیار مهم است که «خوش‌قولی» و «محبوبیت» در محیط کار را به دنبال دارد. اما در واقعیت، بیشتر کارکنان نمی‌توانند زمان خود را مدیریت کرده و وقت‌شناس باشند. این موضوع نیز با «نظم شخصی» در ارتباط است و باید به آن توجه ویژه‌ای شود.
کارکنانی که در مدیریت زمان، ضعف دارند، اگر برای انجام کارهای خود برنامه‌ریزی داشته باشند، معمولا از برنامه خود عقب خواهند ماند. اما اگر حتی برنامه‌ریزی هم نداشته باشند، مشکل دوچندان خواهد شد.
بی‌برنامه بودن
هرگز نمی‌توان بدون یک برنامه مشخص، هدفی را تعیین کرده و به آن دست یافت! حتی اگر بدون برنامه، دستیابی به هدفی امکان‌پذیر باشد، با برنامه می‌توان به آن هدف، ساده‌تر، کم‌هزینه‌تر و سریع‌تر دست پیدا کرد.
بی‌برنامه بودن، پیش از هر کس دیگری ابتدا خود فرد را کلافه می‌کند. وقتی کسی نداند برای رسیدن به مقصد باید چه کارهایی را کِی و چگونه انجام دهد، مثل فردی است که در مسیری تاریک حرکت می‌کند و باید با استرس فراوان، هر لحظه انتظار برخورد با یک مانع پیش‌بینی نشده را بکشد!
بیشتر بخوانیم: نکات مهم در برنامه‌ریزی!
اولویتبندی وظایف
با یک بررسی ساده در محیط‌های کاری مشخص می‌شود، مدیران در اکثر موارد تنها زمانی کارکنان خود را مورد شماتت قرار می‌دهند که کارهای «مهم» خود را تحویل نداده باشند! این کارها، مجموعه اقدامات کوچک و بزرگی هستند که حیات کسبوکار در گروِ آنهاست.
انجام ندادن و عدم تحویل به‌موقع کارهای مهم، از اصلی‌ترین عوامل «ایجاد استرس» در محیط کار هستند. این عامل نه تنها برای کارکنان، بلکه برای مدیران سازمان نیز نگرانی‌های مختلفی را به‌دنبال دارند. به‌همین دلیل است که مدیران، دائما کارکنان خود را برای تحویل به‌موقع کارهای «مهم و ضروری»، تحت فشار قرار می‌دهند.
از آنجایی که در هر کسب‌وکاری، وظایف مختلفی با درجه اهمیت متفاوت وجود دارند، بهترین راهکار برای حل این مسئله، «اولویتبندی» کارهاست. کارکنانی که به اولویتبندی کارها پایبند هستند، حتی اگر نتوانند همه کارهای خود را تحویل دهند، استرس کمتری خواهند داشت. چرا که این افراد حداقل، کارهای مهم و ضروری خود را به سرانجام رسانده و از این بابت هیچ اضطرابی ندارند.
تغییر یا حذف عادات غلط
شاید کمی عجیب به‌نظر برسد اما، بیشتر افراد ممکن است یک اشتباه را چندین و چند بار در محیط کار خود تکرار کنند! اشتباهی که نه تنها برای‌شان گران تمام می‌شود، بلکه یک استرس همیشگی را در وجود آنها نهادینه کرده است. اما آیا چنین افرادی این اشتباهات را از عمد و با قصد و غرض خاصی انجام می‌دهند؟ در اغلب موارد خیر!
معمولا علت این موضوع را باید در «عادات» کارکنان جستجو کرد. همه افراد ممکن است عادات بد یا نامناسبی داشته باشند که استرس قابل توجهی را در محیط کار به آنها وارد می‌کند. در مطلب زیر از وبلاگ سایت بالونت، عادات مهم برای موفقیت شغلی را بررسی کرده‌ایم. توجه به این عادات، می‌تواند باعث کاهش استرس‌های مرسوم در محیط‌های کاری شود:
بیشتر بخوانیم: ۱۰ عادت مهم در محیط کار برای دستیابی به موفقیت شغلی بیشتر!
خودداری از چند وظیفگی
چند وظیفگی و انجام دادن چند کار مختلف به‌صورت همزمان، بیش از هر مورد دیگری، «تمرکز» کارکنان را نشانه می‌گیرد. فردی که تمرکز ندارد -فارغ از آنکه با تجربه است یا تازه‌کار- خیلی زود دچار استرس شده و نمی‌تواند وظایف خود را به‌شکل مطلوب انجام دهد.
همیشه باید بین «توانایی‌های کارکنان» و «وظایف محول شده» به آنها، یک «تناسب منطقی» وجود داشته باشد. در غیر این صورت، بروز موارد زیر، غیر قابل اجتناب است:
• انجام نشدن برخی از کارها
• ارائه کارهای بی‌کیفیت
• تاخیر در تحویل پروژه‌ها
• نارضایتی کارکنان و کاهش بهره‌وری آنها
• کاهش خلاقیت در محیط کار
و…
فرار از تله کمال‌گرایی!
وسواس بیش از حد و انتظار بسیار بالا از خود در انجام کارها به بهترین شکل، همیشه یک ویژگی خوب نیست! تقریبا می‌توان بر روی هر پروژه و وظیفه‌ای مدت‌ها کار کرده و از نظر کیفی، آنها را بهبود بخشید. اما این بهبود کیفیت، ممکن است آنقدر طول بکشد که حتی کار در موعد مقرر، آماده تحویل نباشد.
برخی از افراد با اصرار بیش از حد برای ارائه کار با بالاترین کیفیت، خود را گرفتار استرس و نگرانی‌های کاملا غیر ضروری میکنند. استرس‌هایی که تنها و تنها خودشان باعث ایجاد آن شده و از کمال‌گرایی بیش از حد آنها ناشی می‌شود.
برای به دام نیافتادن در تله کمال‌گرایی، به انجام هیچ کار پیچیده‌ای نیاز نیست! پذیرش این موضوع که هیچکس نمی‌تواند همیشه همه کارها را با بالاترین کیفیت انجام دهد، برای کاهش استرس‌های ناشی از این مسئله، کفایت می‌کند.
سایر نکات موثر در کاهش استرس
توجه به برخی نکات، به‌صورت عمومی باعث کاهش استرس خواهد. مواردی مانند تغذیه مناسب، ورزش کردن، خواب کافی، اهمیت دادن به تفریحات، مدیتیشن و… همگی مواردی هستند که در کاهش استرس‌های روزانه، به‌ویژه در محیط کار، بسیار موثر خواهند بود.
استرس، رفیق همیشگی ما!
استرس جزئی جدایی‌ناپذیر و موضوعی کاملا طبیعی در تمام دوران زندگی ماست. هر قسمت از زندگی با استرس‌های خاص خود ما را به چالش می‌کشد. استرس ورود به مدرسه، تعیین رشته تحصیلی، کنکور، ازدواج و استرس‌های محیط کار؛ همگی بخشی از فراز و فرودهای زندگی هستند.
با نکاتی که در این مطلب گفته شد، استرس‌های مرسوم در محیط‌های کاری را می‌توان تا حد امکان، کاهش داد. اما نباید فراموش کرد که این استرسها هرگز قابل حذف نبوده و صرفا می‌توان آنها را «مدیریت» نمود.
