مدیریت کارها و پروژه‌ها به کمک ابزارهای مدیریت پروژه
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه (Project Management) یا نرمافزار مدیریت تسک (Task Management) از شناخته شده‌ترین و کاربردی‌ترین برنامه‌ها هستند. این ابزارها، سیستمی یکپارچه را برای مدیریت انواع کارها و پروژه‌ها در سطوح مختلف ارائه می‌کنند. یک پروژه ممکن است به سادگی مدیریت کارهای شخصی یا به پیچیدگی طراحی و ساخت یک سد آبی عظیم باشد. این امکانات و قابلیت‌های نرمافزار مدیریت پروژه است که مشخص میکند در چه سطحی میتوان از آن بهره برد.
از ابتدای ایجاد صنعت نرمافزار و بر اساس ابعاد پروژه‌ها، نرم‌افزارهای مدیریت پروژه متنوعی توسعه یافته‌اند. به مرور زمان ابزارهای کاربردی‌تری معرفی شدند که علاوه بر پروژه‌های صنعتی، برای استفاده‌های فردی، شرکتی و سازمانی نیز قابل استفاده هستند. ابزارهایی که اگرچه امکانات کاملی را مانند نرم‌افزارهای مدیریت پروژه بزرگ (مانند MS Project و Primavera) ارائه نمی‌کنند، اما با قابلیت‌های محدود و اختصاصی آنها میتوان پروژه‌های شخصی و کاری، مخصوصا در صنعت نرمافزار را مدیریت نمود.
ابزارهای تسک منیجر مختلفی مانند ترلو (Trello)، اسلک (Slack)، فلاک (Flock)، جیرا (Jira) و … از جمله برنامه‌های مطرح و پرطرفدار هستند. این ابزارها با ارائه امکانات متنوع، رقابت تنگاتنگی با یکدیگر دارند. در این بین، نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین بالونت نیز، به عنوان یک ابزار بومی، در تلاش است نیازهای کاربران در زمینه مدیریت پروژه را در سطح مطلوبی پاسخگو باشد.
نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین بالونت
پس از آنکه نرم افزارهای مدیریت پروژه خارجی، مشکلاتی برای کاربران ایرانی خود بوجود آوردند، تعداد زیادی از این کاربران، نمونه‌های داخلی را جایگزین آنها کردند. یکی از این نمونه‌های داخلی، بالونت است. این پلتفرم در قالب پیامرسان؛ سرویسها، امکانات و تیم‌افزارهای متنوعی مانند سرویس طراحی فرم، ابزار مدیریت جلسه، نظرسنجی‌ساز آنلاین، ابزار آموزش مجازی، آزمون‌ساز آنلاین و… را ارائه میکند.
سرویس پروژه، یکی از کاربردی‌ترین و پُر استفاده‌ترین ابزارهای پیامرسان بالونت است که در کنار سایر سرویسها می‌تواند بخش مهمی از نیازهای تیمی و سازمانی را برآورده کند.
نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین بالونت، بر اساس مدل محبوب و شناختهشده کانبان طراحی شده است. (این مدل را در مقاله «کانبان چیست؟» مورد بررسی و ارزیابی قرار داده‌ایم.) به همین خاطر علاوه بر سادگی کار با این ابزار، میتوان انواع پروژه‌های شخصی، کاری و سازمانی را در سطوح کوچک و متوسط، به کمک سرویس پروژه بالونت، مدیریت نمود. در ادامه با سایر امکانات و قابلیت‌های این ابزار بیشتر آشنا خواهیم شد.
ویژگی‌ها و امکانات نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین بالونت
امکان تعریف لیستها و کارهای مختلف
همانطور که می‌دانید در مدل مدیریت پروژه به سبک کانبان، دو مفهوم اصلی لیست (List) و کار (Task) وجود دارد. لیستها که به شکل یک ستون نمایش داده می‌شوند، محل قرارگیری کارها است. کارت یا کارها نیز، فعالیت‌ها و وظایفی هستند که باید انجام شوند. در نرم افزار مدیریت پروژه بالونت، امکان ساخت لیست و کارت‌ها به شکل نامحدود وجود دارد.
امکان اضافه کردن اعضا به هر کار به صورت جداگانه
یکی از اصلی‌ترین ویژگی‌های یک ابزار مدیریت پروژه، تعیین افراد مسئول برای انجام دادن کارهای مختلف است. هر فعالیت یا کاری، باید توسط یک یا چند نفر انجام شود. بدین منظور میتوان کار را به فرد یا افراد مورد نظر محول (Assign) کرد. در سرویس مدیریت پروژه بالونت، می‌توانید به صورت جداگانه برای هر کار، افراد مسئول آن را تعیین نمایید.
قابلیت تعیین زمان سررسید و اتصال آن با میز کار برنامه
یکی دیگر از مفاهیم شناخته شده در زمینه مدیریت پروژه، مفهوم مهلت انجام کار، ضرب‌العجل یا همان DaedLine است. این مفهوم بیان‌گر تاریخ و ساعت انجام و تحویل کار است. در ابزارهای مدیریت پروژه، این زمان به مسئول/مسئولان آن نشان داده شده و حتی با نزدیک شدن به آن نیز اخطار داده می‌شود.
در پیامرسان بالونت که یک نرم افزار مدیریت پروژه با تقویم فارسی است، پس از تعیین مهلت برای یک کار، زمان دقیق آن بر روی میز کار افراد مسئول آن، قابل مشاهده است.
بیشتر بخوانید: پومودورو چیست؟ کره‌گیری از زمان!
امکان تعریف چکلیست (Check List)
چکلیست؛ قدم‌ها، مراحل و قسمت‌های مختلف هر کار را مشخص میکند. در واقع به کمک چکلیست میتوان یک کار را به قسمت‌های مختلف شکسته و بخش‌بندی نمود. در ابزار تسک منیجر بالونت، میتوان به شکل مجزا برای هر کارت، چکلیست ایجاد کرد. این چک‌لیست‌ها بیان‌گر درصد پیشرفت آن تسک نیز خواهند بود.
امکان استفاده از «وضعیت کار»
یکی دیگر از قابلیت‌های ابزار مدیریت کارهای بالونت، امکان تعیین «وضعیت کار» است. این قابلیت، وضعیت یک تسک را به شکلی ساده و شفاف بیان میکند. وضعیت‌هایی مانند: انجام شده، در حال انجام، متوقف شده، انجام نشده و رد شده، وضعیت‌های ممکن برای یک کار هستند که میتوان به آن کار نسبت داد.
امکان استفاده از برچسب (Label)
مفهوم دیگری که میتوان به کمک آن مدیریت یک پروژه را ساده‌تر نمود، مفهوم برچسب است. برچسبها به مدیر پروژه برای دسته‌بندی و تفکیک کارت‌ها کمک می‌کنند. مدیر پروژه می‌تواند با تخصیص برچسب‌های یکسان به کارهایی که دارای وجه اشتراک هستند، این کارت‌ها را از سایر کارت‌ها تفکیک کند. به علاوه آنکه با استفاده از «فیلتر نمایش»، مدیر پروژه به سادگی می‌تواند تمامی کارها با یک برچسب خاص را در کنار یکدیگر مشاهده نماید.
امکان استفاده از انواع فیلتر نمایش
زمانی که تعداد لیستها و تسک‌های یک پروژه زیاد می‌شود، مدیریت آنها کار دشواری می‌گردد. به خصوص برای مدیر پروژه که باید در بازه‌های زمانی مختلف، وضعیت پروژه و فعالیت‌های آن را مشاهده و بررسی کند. فیلتر نمایش به مدیر پروژه این امکان را خواهد داد، که کارت‌های مختلف را بر اساس یک موضوع مشخص مشاهده کند. به طور مثال مدیر پروژه می‌تواند کارها را بر اساس برچسب، افراد مسئول و وضعیت کار (انجام نشده، در حال انجام، انجام شده و…)، فیلتر و مشاهده نماید.
یکی دیگر از قابلیت‌های فیلتر نمایش، نمایش کارهای اعضا پروژه به صورت جداگانه است. یعنی هر شخص می‌تواند وارد پروژه شده و با انتخاب فیلتر «نمایش کارهای من»، فقط کارت‌هایی را مشاهده کند که به عنوان یکی از افراد مسئول برای آن، انتخاب شده است.
بیشتر بخوانید: ابزار دورکاری بالونت چه امکاناتی دارد؟
قابلیت ضمیمه کردن فایل‌ها و مستندات پروژه
فایل‌ها و مستندات، از اجزا جدانشدنی در پروژه‌های مختلف هستند. یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب، باید قابلیت به اشتراک‌گذاری مستندات را نیز فراهم نماید. در سرویس پروژه بالونت، میتوان فایل‌ها و مستندات پروژه را به آن ضمیمه کرد. در هر کارت، یک محیط گفت‌وگوی اختصاصی وجود دارد که افراد مسئول آن می‌توانند ضمن گفت‌وگو در آن، فایل‌های مربوطه را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.
تمامی مستندات به اشتراک گذاشته شده در پروژه به تفکیک رسانه، فایل، صدا (Voice) و فایل صوتی، در اختیار مدیران پروژه قرار می‌گیرند. این قابلیت، دسترسی به مستندات موجود را برای مدیران بسیار ساده میکند.
نمایش درصد پیشرفت پروژه
یکی از اصلی‌ترین اهداف نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، تسهیل فرآیند بررسی و تحلیل انجام یک پروژه است. به همین منظور، مدیران پروژه باید بتوانند به سادگی میزان پیشرفت پروژه را در زمان‌های مشخص، بررسی و تحلیل نمایند. در ابزار مدیریت تسک بالونت، مدیر پروژه می‌تواند میزان پیشرفت پروژه را مشاهده کرده و بررسی‌های لازم را برای بهبود شرایط پروژه، انجام دهد.
امکان خروجی گرفتن از پروژه
نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین بالونت، امکان خروجی گرفتن و ذخیره فایل را نیز برای مدیران پروژه فراهم کرده است. در حال حاضر میتوان از پروژه‌های خود در قالب فایل‌های اکسل و با فرمت‌های xlsx و CSV خروجی گرفت. به زودی قابلیت‌های کاربردی دیگری از جمله قابلیت آرشیو کردن تسک‌ها، به این ابزار اضافه خواهد شد.
قابلیت نسخه‌برداری از پروژه
در شرایطی نیاز است که بتوان از یک پروژه با تمامی کارت‌ها و برچسب‌های آن، یک نسخه مشابه (Duplicate) ایجاد کرد. در سرویس مدیریت پروژه بالونت، این قابلیت در اختیار مدیران پروژه قرار دارد که بتوانند به دفعات دلخواه، از پروژه خود نسخه مشابه ایجاد کنند.
قابلیت استفاده از فیلدهای بیشتر و سفارشی
هر کارت یا تسک از تعدادی فیلد مشخص مانند عنوان کار، وضعیت، لیست، تاریخ و …. تشکیل شده است. برخی از کارها نیازمند فیلدهای دیگری برای توصیف بهتر هستند. (مانند وزن، بودجه، زمان تخمینی، زمان صرف شده و …) در سرویس مدیریت پروژه بالونت این فیلدها به صورت پیش‌فرض غیرفعال هستند. مدیر پروژه بر اساس نیاز می‌تواند این فیلدها را به تسک‌ها اضافه کند.
علاوه بر این، قابلیت دیگری به نام «ایجاد فیلدهای سفارشی» وجود دارد که مدیر می‌تواند فیلدهای اختصاصی خود را ایجاد کرده و به تسک اضافه کند.
سادگی و سهولت در استفاده
بیشتر نرم‌افزارهای مدیریت پروژه آنلاین، دارای ساختار و مفهومی نسبتا پیچیده هستند که کار با آنها را کمی دشوار و محدود به افرادی میکند که دانش بیشتری دارند. این در صورتی است که استفاده از ابزار مدیریت پروژه بالونت با تمامی امکانات و قابلیت‌های گفته شده، به سادگی امکان‌پذیر است. هر فردی با هر مهارت و تخصصی می‌توانند به سرعت، کار با این سرویس را یاد گرفته و پروژه‌های مختلف را با آن مدیریت نماید.
بیشتر بخوانید: چگونه کارهای تیمی را مدیریت کنیم؟
بالونت؛ پیامرسان همه‌فن‌حریف!
پیامرسان درون سازمانی بالونت، با هدف بهبود فعالیت‌های تیمی و سازمانی، مجموعه‌ای از سرویسهای کاربردی در این زمینه را ارائه میکند. در این مطلب با یکی از این سرویسها به نام ابزار تسک منیجر یا سرویس مدیریت پروژه بالونت، بیشتر آشنا شدیم. در صورتی که هنوز در مورد پیامرسان بالونت اطلاعات کافی ندارید، می‌توانید مقاله بالونت چیست را مطالعه کنید.
برای دانلود نرمافزار مدیریت پروژه اندروید و سایر کلاینت‌های بالونت، می‌توانید از لینک‌های زیر استفاده نمایید:
