همان‌جایی که دنبالش بودید!
اگر به دنبال ابزار سیستم سازی در کسبوکار هستید، این مطلب از وبلاگ
بالونت، جای درستی برای شماست. در این مقاله، شما را با امکانات و
ابزارهایی از پیامرسان بالونت آشنا خواهیم کرد که میتوان آنها را برای
سیستمسازی در کسبوکار به‌خدمت گرفت.
هدف از انتشار این مقاله، ارائه
راهکارها و ایده‌هایی است که کمک میکند دیدگاه بهتری در استفاده از
پیامرسان بالونت برای افزایش بهره‌روی سازمان و شرکت‌تان بدست آورید.
بالونت در نقش ابزار سیستمسازی
در مقاله آموزش سیستمسازی در کسبوکار، درباره این مفهوم و مراحل اجرای آن در مجموعه‌ها و تیم‌ها، توضیحات کاملی ارائه کرده‌ایم. اگر این مقاله را هنوز مطالعه نکردید، پیشنهاد می‌کنیم، پیش از شروع مطالعه مقاله حاضر، به آن سر بزنید.در بخشی از آن مقاله به این موضوع اشاره شد که برای سیستمسازی در کسبوکار، به ابزارهایی نیاز داریم که بتوانیم به‌کمک آنها فرآیندهای کاری را با دقت و سرعت بیشتری پیش ببریم. همچنین بخشی از کارهای کارکنان را به این ابزارها واگذار کنیم.
حال در این مقاله بهطور ویژه روی پیامرسان بالونت تمرکز کرده‌ایم تا آن را این‌بار با دید ابزار سیستمسازی مورد بررسی قرار دهیم.
ابزار سیستم سازی بالونت چه امکاناتی دارد؟
بالونت در اصل یک پیامرسان و بستری برای بهبود ارتباطات سازمانی است. تمام کارکنان مجموعه شما، فارغ از اینکه در یک اتاق و در کنار هم کار می‌کنند یا کیلومترها از هم دور هستند (دورکاری)، میتوانند از این بستر برای برقراری ارتباط بین یکدیگر و مستندسازی آنها استفاده کنند.
اگر هم نسخه سازمانی این پیامرسان را تهیه کنید و سرور اختصاصی خودتان را داشته باشید، دیگر هیچ عامل نگران‌کننده‌ای مانند فیلترینگ، افت سرعت و هر عامل خارجی دیگری، نمی‌تواند روی کیفیت این ارتباطات تاثیر منفی بگذارد.
حال اگر برای اولین‌بار است که مهمان سایت بالونت هستید و آشنایی قبلی با آن ندارید، پیشنهاد می‌کنیم، مقالات زیر را نیز در لیست مطالعات‌تان قرار دهید:
بیشتر بخوانید: بالونت چیست؟
بیشتر بخوانید: نسخه سازمانی بالونت چیست؟
وقتی نسخه اندروید یا وب بالونت را نصب می‌کنید، دکمه + نظر شما را جلب میکند. با فشردن این دکمه به مجموعه‌ای از ابزارهای کاربردی که در مدیریت، سیستمسازی و در نهایت افزایش بهره‌وری سازمان‌تان کمک میکند، دسترسی خواهید داشت.
در ادامه می‌خواهیم برخی از مهمترین ابزارهای بالونت که در سیستمسازی کسب‌وکارتان مفید است را به شما معرفی کرده و ایده‌های اولیه‌ای برای این کار در اختیار شما قرار دهیم.
مهمترین ابزارهای بالونت برای سیستمسازی در کسبوکار
در حال حاضر بیش از ۱۰ ابزار کاربردی برای کسب‌وکارها و تیم‌های کاری در بالونت ایجاد شده است و به‌زودی ابزارهای دیگری نیز به آنها اضافه می‌شوند. اما سرویسهای زیر بهطور مستقیم و به عنوان یک ابزار سیستم سازی کاربرد دارند:
۱- ابزار پروژه
۲- ابزار مخزن جلسات
۳- ابزار فرم
۴- ابزار کانال نظرسنجی
۵- ابزار تالار گفتگو
۶- ابزار شبکه
ابزار پروژه؛ مدیریت حرفه‌ای فرآیندهای کاری
یکی از ارکان مهم سیستمسازی در کسبوکار، طراحی فرآیندهای کاری است. اینکه برنامه‌های مهم و کلیدی تیم‌های کاری، تحت چه فرآیندها و مراحلی به نتیجه برسند.
در نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین بالونت، شما می‌توانید به‌کمک روش کانبان، فرآیندی را تعریف، افرادی را به آن اضافه و فعالیت‌هایی را به آنها واگذار نمایید. هر ستون از تخته کانبان ایجاد شده، بیان‌گر یک مرحله، از مجموعه مراحل طراحی شده برای فرآیند است.
به طور مثال شما فرآیند پشتیانی شرکت خود را، به مجموعه مراحل ثبت گزارش، ارجاع به واحد مربوطه، دریافت پاسخ، ارسال به کاربر و پیگیری وضعیت گزارش؛ تقسیم‌بندی کرده‌اید. در این صورت، هر ستون از پروژه فرآیند فروش شما، به یکی از این مراحل اختصاص می‌یابد.
مهمترین مزیت این موضوع، نمایش وضعیت فرآیندها، به ساده‌ترین شکل ممکن است. یعنی هم شما هم سایر افراد درگیر با فرآیند پشتیبانی شرکت، میتوانند با یک نگاه به تخته کانبان پروژه، از وضعیت آن اطلاع پیدا کنند.
ابزار مخزن جلسات؛ برنامه‌ریزی و مدیریت جلسات کاری
اعضای تیم‌های کاری، لازم است بهطور منظم و پیوسته برای برنامه‌ریزی کارها، بررسی روند پروژه‌ها، حل‌وفصل اختلافات و ده‌ها دلیل دیگر با هم جلسه داشته باشند.
تنظیم روز و ساعت، تعیین اعضای شرکت‌کننده، تعیین دستور جلسه، یادآوری به اعضا، نحوه برگزاری، آرشیوسازی مستندات و تنظیم نهایی صورت‌جلسه و موارد پیگیری، از جمله مهمترین موارد برای بهبود اثربخشی جلسات کاری است.
اجرای تمام این موارد به‌راحتی و در کمتر از چند دقیقه با ابزار مدیریت جلسه بالونت امکان‌پذیر است. مسئول برگزاری جلسات کافی است، هر زمان به جلسه‌ای نیاز است، آن را بلافاصله در مخزن جلسات تعریف کند تا کارکنان به‌سرعت از تمام اطلاعات مربوطه مطلع شده و با دست پر در جلسات شرکت کنند.
قابلیت دیگری که می‌تواند یک مکمل خوب برای سرویس مدیریت جلسه آنلاین باشد، تماس صوتی و تصویری است. پس از هماهنگی‌های مربوطه برای برگزاری جلسات، اگر جلسه قرار است به شکل آنلاین برگزار شود، میتوان از این ابزار بالونت استفاده نمود.
بیشتر بخوانید: ۷ مورد از مهمترین اصول مدیریت و برگزاری جلسات!
ابزارهای فرم و کانال نظرسنجی؛ بسترهایی برای جمع‌آوری سریع اطلاعات
بارها پیش می‌آید که لازم است از کارکنان شرکت و سازمان درباره موضوعات مهمی نظرسنجی کرده یا برای برخی امور، اطلاعاتی از آنها را جمع‌آوری نماییم. حتی شاید لازم است این کارها را برای مشتریان و مخاطبان‌مان نیز انجام دهیم.
در حال حاضر میتوان به‌جای تهیه و توزیع پرسشنامه‌ها و فرم‌های کاغذی، گفتگوی نفربه‌نفر حضوری ، تماس تلفنی یا هر روش سنتی و وقت‌گیر دیگری، از ابزارهای فرم و کانال نظرسنجی بالونت استفاده کرد.
این ابزارها نه تنها میتوانند به فرآیند سیستمسازی کسبوکار کمک کنند، بلکه نحوه برقرار ارتباط با کاربران نیز با سهولت بیشتری انجام خواهد شد. یعنی مخاطبین هدف فرم یا نظرسنجی مربوطه، در هر موقعیت جغرافیایی میتوانند با کسبوکار ما در تعامل باشند.
بیشتر بخوانید: نظرسنجی ساز آنلاین بالونت چه امکاناتی دارد؟
بیشتر بخوانید: فرم ساز آنلاین بالونت چه امکاناتی دارد؟
ابزار تالار گفتگو؛ محلی برای بحث‌های سازنده
در بالونت می‌توانید گروه‌های کاری تشکیل دهید که اعضا بتوانند برخی کارها را در این بستر با یکدیگر هماهنگ کنند. ولی همیشه بحث و تبادل نظر در مورد موضوعات مختلف، یک امر غیر قابل اجتناب در هر تیم، به‌ویژه تیم‌های کاری است.
استفاده از گروه نمی‌تواند مناسب‌ترین پاسخ، برای رفع نیازهای مرتبط با بحث‌های کاری باشد. چرا که اولا در گروه نمی‌توان به‌خوبی چنین بحث‌هایی را دسته‌بندی و تفکیک کرد. ثانیا پس از مدتی، با بیشتر شدن تعداد پیام‌ها، نمی‌توان به‌سادگی به پیام‌ها و بحث‌های قبلی دسترسی داشت.
از نگاه یک ابزار سیستمسازی در کسبوکار نیز، استفاده از گروه نمی‌تواند به ایجاد یک سیستم کارآمد برای بحث و تبادل نظر، منجر شود. سیستمی که افراد به خوبی در موردش توجیه شده و با فرآیندهای آن آشنا شده‌اند. پس به‌نظر می‌رسد پاسخ مناسب‌تر برای این کار، ابزار «تالار گفتگو» بالونت باشد.
در این ابزار شما می‌توانید موضوعات مختلفی را تعیین کنید تا افراد در صورت تمایل در مورد آنها، در همان دسته، به بحث و تبادل نظر بپردازند. با این کار نه تنها سیستم مشخصی برای مباحثه در شرکت ایجاد شده است، بلکه دسترسی به تمامی گفتگوهای قبلی پیرامون موضوعات مطرح شده، در سریع‌ترین زمان ممکن انجام خواهد شد.
بیشتر بخوانید: سرویس تالار گفتگوی بالونت چیست و چه امکاناتی دارد؟
ابزار شبکه؛ دسته‌بندی و تفکیک، ساده‌تر از همیشه
شبکه در پیامرسان سازمانی بالونت، یک سرویس منحصربه‌فرد و کاربردی است. از شبکه میتوان برای تفکیک و دسته‌بندی سایر سرویسهای ساخته‌شده و موجود در برنامه استفاده کرد. مطمئنا این موضوع می‌تواند تاثیرات قابل‌توجهی در سیستمسازی داشته باشد.
اگر شما با استفاده از سایر سرویسهای بالونت، سیستمسازی برای هر بخش از سازمان خود را آغار کرده باشید، حالا می‌توانید این بخش‌ها را در قالب شبکه‌های مختلف در برنامه ایجاد کنید.
بهطور مثال سازمان شما دارای بخش یا دپارتمان‌هایی مانند تامین، فروش، پشتیبانی و بازاریابی است که پیش از این برای آنها فرآیند سیستمسازی را انجام داده‌اید. حالا می‌توانید هر کدام از این بخش‌ها را در قالب شبکه تامین، شبکه فروش، شبکه پشتیبانی و شبکه بازاریابی در بالونت پیاده‌سازی کرده و سرویسهای هر بخش را، زیرمجموعه شبکه آن قرار دهید.
بیشتر بخوانید: شبکه در بالونت چیست و چه امکاناتی دارد؟
ریش و قیچی به دست خودتان است
این‌ها گوشه‌هایی از امکانات کاربردی بالونت در نسخه عمومی و تیمی آن به عنوان یک ابزار سیستم سازی بود. قطعا پس از نصب و استفاده از بالونت، درگیر سایر ابزارهای آن شده و ایده‌های کاربردی‌تری برای استفاده از آن جهت به عنوان یک ابزار سیستم سازی در کسبوکار به ذهن‌تان می‌رسد.
ضمن آن‌که در نسخه سازمانی و حرفه‌ای بالونت نیز شما به امکانات متفاوت‌تری مانند کنسول سازمانی، ویترین اختصاصی، ارتباط با سایر نرم‌افزارها و سامانه‌های سازمانی خود و مواردی دیگر دسترسی دارید.
از طریق لینک‌های زیر می‌تواند به صورت رایگان بالونت را دانلود کرده و از سرویسهای مختلف آن استفاده نمایید:
